Prof. Dr. Patrick Link, Beat Knüsel
Das Projektcontrolling unterstützt die Projektabwicklung und den Projektleiter vom Projektanfang bis zum Projektabschluss im Hinblick auf Termin-, Kapazitäts- und Kostensicht. Besondere Herausforderungen liegen im Multiprojektcontrolling.
Die Hauptaufgaben des Projektcontrollings sind:
- Projektplanung;
- Projektkontrolle;
- Projektsteuerung inkl. der Definition von Korrekturmaßnahmen;
- Reporting/Statusreports.
All diese Aufgaben erfolgen meistens im Team und mit viel Interaktion. Diese Interaktionen können physisch präsent, zusammen in einem Raum, z. B. in Form eines persönlichen Gesprächs, Meetings oder Workshops erfolgen oder in digitaler/virtueller Form oder in einer Kombination beider Formen. Visualisierungen, Modelle und Artefakte können die Komplexität des Projektcontrollings und des Projektmanagements für alle Beteiligten greifbar machen. Durch die Kombination von analogen und digitalen Elementen können die Details einfach angesehen werden.
Oft werden mehrere Projekte parallel durchgeführt und es ist schwierig für Führungskräfte, den Überblick über den aktuellen Stand der einzelnen Projekte und einzelnen Aufgaben zu behalten. Durch die Visualisierung wird schneller deutlich, wie der Status Quo der einzelnen Projekte ist. Visualisierung ist auch eines der Grundprinzipien der Lean-Philosophie. Die Visualisierung erhöht auch die Transparenz und ermöglicht einen permanenten Soll-Ist-Vergleich der wichtigsten Projektindikatoren (z. B. Meilensteine, Kennzahlen, Zielzustände). Die Abweichungen werden so sichtbar gemacht.
2.1.1 Ressourcenplanung mit Lego-Steinen
Eine einfache Variante der Ressourcenplanung sind Legosteine. Gerade für kleinere Firmen, Kreativagenturen oder Start-ups können solche Konzepte sehr hilfreich sein. Sie geben einen guten Überblick über die Zeit und Ressourcen im Team für alle Beteiligten und sind immer sichtbar. Die Ressourcenplanung wird diskutierbar und anfassbar. Die Digitalagentur Format D hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht und gleich eine Bauanleitung ins Netz gestellt.
Anstelle der Legosteine kann auch eine traditionelle Magnettafel benutzt werden. Beide Varianten sind jedoch rein analog und ermöglichen keine digitale Vertiefung. Das wäre jedoch möglich, wie nachfolgend im Abschnitt 2.1.3. aufgezeigt wird.
Abb. 3: Ressourcenplanung mit Lego-Steinen
Eine weitere Anwendung von Lego ist Lego Serious Play (LSP). LSP ist ein spielerischer, moderierter Ansatz, der mithilfe von Legosteinen für Teambuilding, Ideenfindung, Problemlösung, Projekt- oder Meilensteinplanung eingesetzt werden kann.
2.1.2 Zeiterfassung
Die exakte Zeiterfassung, gerade wenn parallel an verschiedenen Projekten oder auf verschiedenen Kostenstellen gearbeitet wird, kann mit rein digitalen Tools aufwendig oder ungenau sein. Wird die Zeit nicht unmittelbar erfasst, sondern am Ende des Tages oder gar am Ende der Woche, wird die Zeiterfassung ungenau. Je mehr Zeit vergeht, desto ungenauer wird es. Insbesondere kürzere Arbeiten wie eine E-Mail zu beantworten werden vergessen. Die Genauigkeit bei täglicher Erfassung liegt bei ca. 67 %. Digitale Stoppuhren zu drücken wird oft vergessen. Zudem ist die Zeiterfassung selber sehr zeitaufwändig.
Firmen wie TimeFlip oder Timeular nutzen analoge Artefakte, um die Zeit zu erfassen. TimeFlip nutzt ein Polyeder mit 12 Seiten, Timeular eines mit 8 Seiten. Jeder Seite wird eine Aktivität oder ein Projekt zugeordnet. Die Zeit wird erfasst, wenn der Körper gedreht wird und auf der entsprechenden Seite liegt und entsprechende Stundenlisten werden automatisch digital erstellt. Die physische Präsenz des Devices auf dem Tisch erinnert an die Zeiterfassung. Der Zeitaufwand der Zeiterfassung ist sehr gering und die Genauigkeit gleichzeitig viel höher.
Abb. 4: Hybride Zeiterfassung mit Timeular (links) und TimeFlip (rechts)
2.1.3 Projektpräsentationen und Projektmeetings
Projektpräsentationen oder Pitches sind wichtig, um das Projekt wichtigen Entscheidungsträgern oder Kunden vorzustellen. Sie entscheiden oft über den Fortgang und Erfolg des Projektes. Mit analogen Artefakten (Modelle, Bankkarten oder gar speziellem Papier) können digitale Inhalte aufgerufen und am Bildschirm angezeigt werden.
Durch die Nutzung von solchen haptischen Artefakten erfolgt eine Verortung im Gehirn und die Struktur wird einfacher sichtbar. Mit dem Prinzip der Activation-by-Haptic stimulieren Trihow-Produkte haptisch und aktivieren neuronale Netzwerke im Hirn der Benutzer*innen. Durch das Strukturieren einer Präsentation in Hot Topics und Drill Downs kann ein Sachverhalt heruntergebrochen und die Präsentations-Journey spontan und flexibel dem Publikum angepasst werden.
Durch diese Strukturierung kann man die Komplexität eines Themas reduzieren und beiden Parteien eine Orientierung im mentalen Modell geben. Ausgangspunkt können 3D-Modelle oder auch ei...