OFD Karlsruhe, Verfügung vom 26.11.2021, S 0315 - St 42
Dieses Merkblatt soll über die seit dem 01.01.2020 bestehende Belegausgabepflicht (die sogenannte ›Bonpflicht‹) kurz informieren.
1. Warum wurde die Belegausgabepflicht eingeführt?
Bei Außenprüfungen in der Bargeldbranche wurde festgestellt, dass Kassenmanipulationen auf unterschiedlichste Art und Weise stattfinden, die zu erheblichen Steuerausfällen führen. Die Methoden der Umsatzverkürzung sind vielfältig und reichen über bloße Nichteingabe, unberechtigte Stornierungen und Löschungen von Umsätzen bis hin zum Einsatz einer ›Zweitkasse‹ oder gar Manipulationssoftware.
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (Kassengesetz – BStBl. 2017 I, S. 21) wurde unter anderem die Belegausgabepflicht und die Sicherung der Daten mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ab dem 01.01.2020 eingeführt. Dabei muss der Beleg dem Kunden angeboten werden, eine Verpflichtung zur Mitnahme besteht nicht. Nur mit dem Auslösen der Belegerstellung wird der eingegebene Umsatz im System tatsächlich abgeschlossen und unveränderbar gesichert.
2. Gibt es die Belegausgabepflicht nur in Deutschland?
Mit der Einführung der Belegausgabepflicht ist Deutschland eines der letzten Länder innerhalb Europas, das technische Lösungen zur Verhinderung von Manipulationen an elektronischen Systemen einsetzt.
3. Wer ist zur Belegausgabe verpflichtet?
Ab 01.01.2020 muss jede und jeder, der zur Aufzeichnung der Kasseneinnahmen ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, den Kunden einen Kassenbeleg zur Verfügung stellen (Belegerstellungspflicht). Hierunter fallen elektronische oder computergestützte Aufzeichnungssysteme, die ›Kassenfunktion‹ haben (also z. B. elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Systeme, Cloudsysteme, Kassenverbundsysteme etc.). Nicht darunter fallen Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung, Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.
In den Anwendungsbereich des § 146a Abgabenordnung (AO) fallen nur elektronische Aufzeichnungssysteme, die eine Kassenfunktion haben. Kassenfunktion haben diese Systeme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Dies gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (Elektronisches Geld wie z. B. Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonus-Punktesysteme von Drittanbietern) sowie an Geldes statt angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen. Akzeptiert das elektronische Aufzeichnungssystem ausschließlich Debit- oder Kreditkarten oder bargeldlose Zahldienste, fällt dieses mangels Kassenfunktion nicht in den Anwendungsbereich des § 146a AO.
Bei Nutzung einer sog. ›offenen Ladenkasse‹ besteht keine Belegausgabepflicht. Dennoch besteht weiterhin die Pflicht zur Ausstellung von Quittungen i. S. d. § 368 BGB, Rechnungen (vgl. §§ 14, 14a, 14b UStG) oder anderen Belegen (z. B. § 144 Abs. 4 AO).
4. Wie kann der Beleg an den Kunden ausgegeben werden?
Der Beleg kann gem. § 6 S. 5 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Papierform oder elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Für die Belegübergabe in elektronischer Form stehen bereits verschiedene Verfahren zur Verfügung. So ist die Bereitstellung des Belegs zum Beispiel über Kundenkarten, QR-Codes oder Apps, Near Field Communication (NFC) sowie per E-Mail oder SMS möglich. Die elektronische Ausgabe bedarf der Zustimmung des Belegempfängers. Diese Zustimmung kann allgemein oder nur für den jeweiligen Einzelfall erklärt werden.
Ab 01.01.2020 dürfen EU-weit nur noch Kassenbons aus Thermopapier mit strengen Grenzwerten bezüglich Bisphenol A (BPA) hergestellt werden.
Die Belegübergabe (ob elektronisch oder in Papierform) muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Geschäftsvorgangs erfolgen. Das Angebot zur Entgegennahme reicht aus, wenn zuvor der Beleg erstellt wurde. Der auf Papier ausgedruckte Beleg muss nicht vom Kunden mitgenommen werden. Beim elektronischen Beleg reicht es jedoch nicht aus, diesen lediglich auf einem Terminal/Display sichtbar zu machen. Er muss dem Kunden zur Verfügung gestellt werden (z. B. mittels QR-Code über eine Handykamera App).
5. Welche Anforderungen sind zu beachten?
Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nr. 2 KassenSichV,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie ...