Da ein eingespieltes IKS sowohl unternehmensintern als auch im Verhältnis zur Verwaltung auf rechtlicher und tatsächlicher Ebene vorteilhaft ist, ist es grundsätzlich für jedes Unternehmen sinnvoll, ein solches einzurichten und dahingehend sollte das "Ob" heutzutage keine Frage mehr für den wirtschaftlich denkenden Unternehmer darstellen. Im Hinblick auf den Umfang des IKS läuft es aber – soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen[1] bestehen – auf eine Abwägung zwischen Aufwand und erlangten Vorteilen hinaus. Die entsprechende Ausgestaltung des IKS wird von verschiedenen Einflussfaktoren bestimmt, die letztendlich mit Art und Umfang des Unternehmens zusammenhängen. Bei der Abwägung gilt es zwingend zu berücksichtigen, dass es sich bei der Implementierung eines IKS nicht um einen einmaligen Vorgang handelt, der nach dessen Einrichtung abgeschlossen wäre, sondern ein solches System einer laufenden Überprüfung und entsprechenden Anpassungen zu unterziehen ist. Dies gilt für Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen, aber auch im Hinblick auf die berücksichtigten Prozesse und Sachverhaltsparameter sowie eine stete Verbesserung bei Feststellungen von potenziellen Fehlerquellen.
Einflussfaktoren
Die konkrete Ausgestaltung eines IKS erfolgt in Abhängigkeit von unterschiedlichen unternehmerischen Faktoren. Dazu gehören die festgelegten Compliance-Ziele, die Größe des Unternehmens, die vorherrschende Unternehmenskultur sowie Art, Umfang und Komplexität der Geschäftstätigkeit des Unternehmens.[2]
Hierbei sollten Unternehmen insbesondere die nachfolgenden Kriterien berücksichtigen[3]:
- Unternehmensgröße,
- Art und Umfang der Geschäftstätigkeit des Unternehmens,
- Branche und Betätigungsfelder des Unternehmens,
- nationale oder internationale Ausrichtung der Geschäftstätigkeit,
- die Rechtsform des Unternehmens,
- Organisationsstruktur des Unternehmens,
- Geltungsbereich des IKS,
- festgelegte (Tax) Compliance-Ziele,
- Kontinuität der personellen Zusammensetzung der Steuerfunktion (Fluktuation),
- Anteilseigner- bzw. Gesellschafterstruktur des Unternehmens,
- Kundenkreis des Unternehmens,
- Automationsgrad der Prozessabläufe,
- Grad der Delegation von Aufgaben auf Unternehmensexterne,
- Grad der arbeitsteiligen Bearbeitung und der unternehmensinternen Delegation von Aufgaben.
Bei Fehlern der steuerlichen Abbildung – insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer – können nicht nur straf- und bußgeldrechtliche Konsequenzen drohen. Insbesondere bei Fehlbeurteilungen von sich wiederholenden Geschäftsvorfällen kommt es unabhängig von einem zu sanktionierenden Verhalten schnell zu erheblichen wirtschaftlichen Konsequenzen wie z. B. der finalen Belastung mit Umsatzsteuer oder einer Zinsbelastung in hohen Volumina. In Anbetracht dessen ist ein System zur Vermeidung derartiger Belastungen für Unternehmer stets sinnvoll. Die notwendige Ausgestaltung des IKS bzw. der sich ergebenden Prozesse und Prüfschritte ist dabei sehr stark von den Bedürfnissen und der Ausrichtung des jeweiligen Unternehmens abhängig.
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