Gemeldet wird getrennt nach Versendungen und Eingängen. Es muss nur die Verkehrsrichtung gemeldet werden, für die die Meldeschwelle überschritten worden ist. Wird diese Wertgrenze im laufenden Kalenderjahr überschritten, so beginnt die Meldepflicht mit dem Monat, in dem die Schwelle überschritten wurde. Unternehmer sind verpflichtet, ihre Intrastat-Meldungen elektronisch an das Statistische Bundesamt zu übermitteln. Zu den wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang gibt die Behörde einen jährlich aktualisierten Leitfaden heraus. Dort ist auch der Link auf das Statistische Warenverzeichnis und die wichtigsten Änderungen für dieses Jahr zu finden. Ausnahmen von der elektronischen Meldepflicht sind nur noch in Härtefällen gestattet. Diese sind vor allem dann gegeben, wenn eine elektronische Datenübermittelung wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Die Ausnahme muss schriftlich beim Statistischen Bundesamt, Außenhandel, 65180 Wiesbaden beantragt werden.
Für die elektronische Übermittlung stehen mehrere Wege zur Verfügung: das IDEV-Meldesystem und das Meldeverfahren eSTATISTIKcore. Per E-Mail dürfen die Meldungen nicht geschickt werden – aus Datenschutzgründen werden diese nicht verarbeitet.
6.1 Online-Meldung via IDEV
Im IDEV-Meldesystem können Unternehmer entweder online ein Formular bearbeiten oder Dateien hochladen.
- Online-Meldung: Bei diesem Verfahren wird ein Anmeldeformular direkt online im Internetbrowser bearbeitet. Die Meldung wird hier direkt eingegeben.
- Datei-Upload: Die Intrastat-Meldedatei wird zunächst offline erstellt und anschließend an das Statistische Bundesamt übermittelt. Die Dateien können mit der Intrahandels-Daten-Erfassungs-Software (IDES) erstellt werden. Bislang konnten als Alternative auch ASCII- oder INSTAT/XML-Dateien mit vereinbartem Satzaufbau hochgeladen werden. Unter anderem aus Gründen der Datensicherheit wurden Dateimeldungen im ASCII-Format abgelöst. Neuanträge zur Meldung im ASCII-Format werden daher grundsätzlich nicht mehr genehmigt. Wer zuletzt noch im ASCII-Format übermittelte, muss auf die zugelassenen XML-Formate INSTAT/XML und DatML/RAW umstellen.
Das Programm IDES ermöglicht es nicht nur, die Daten einzugeben. Das Programm bietet auch Hilfsfunktionen und ist in der Lage, Daten aus anderen Dateien, etwa aus der Buchhaltung, über eine Schnittstelle zu übernehmen und als Eingabesätze abzuspeichern. Die IDES-Software kann auf der IDEV-Hilfeseite heruntergeladen oder per E-Mail auf CD-ROM angefordert werden.
Die Datensatzbeschreibung und Erläuterungen zu ASCII-Dateien können auf der IDEV Hilfeseite als PDF-Datei heruntergeladen oder per E-Mail bzw. telefonisch angefordert werden.
Wichtig: Da das Programm IDES eingestellt wird, wird für Bestandsmelder letztmalig für 2022 eine neue Version zur Verfügung gestellt. Bereits seit dem 1.12.2021 werden Neuanträge zur Meldung in diesem Format nicht mehr genehmigt.
6.2 Meldung via eSTATISTIKcore
"core" steht für "Common Online Rawdata Entry". Das System unterstützt die automatisierte Gewinnung der Rohdaten aus den betrieblichen Daten von Unternehmen. Außerdem hilft es, die Daten automatisiert an die zentralen Online-Dateneingangsstellen zu übermitteln. Alle Informationen zu eSTATISTIKcore finden Sie – ebenso wie die Liefervereinbarungen – im Internet.
6.3 Berichtigung von fehlerhaften Intrastat-Meldungen
Stellt sich heraus, dass die übermittelten Intrastat-Meldungen fehlerhaft sind, müssen sie grundsätzlich korrigiert werden, wenn sie das laufende oder das vorangegangene Kalenderjahr betreffen. Es sind allerdings nur die Anmeldepositionen zu korrigieren, die im Zeitpunkt der Anmeldung objektiv unzutreffend waren (z. B. Anmeldung einer anderen als der gelieferten Ware). Nachträglich eingetretene Änderungen (wie spätere Vertragsänderungen, Skonti oder nicht absehbare Mengenrabatte am Jahresende) müssen nicht korrigiert werden.
Um die Berichtigungen einfach zu halten, sind Korrekturen auf folgende Fälle beschränkt:
- Angaben in den Feldern "Rechnungsbetrag" bzw. "Statistischer Wert" müssen nur korrigiert werden, wenn sich der ursprüngliche Wert durch die Berichtigung um mehr als 5.000 EUR verändern würde.
- Angaben in den Feldern "Eigenmasse" und "Besondere Maßeinheit" müssen nur korrigiert werden, wenn sich die ursprüngliche Menge durch die Korrektur um mehr als 10 % verändern würde.
- Angaben in den übrigen Feldern müssen nur korrigiert werden, wenn der Rechnungsbetrag bzw. der Statistische Wert der betreffenden Warenposition höher ist als 5.000 EUR.
Berichtigungen müssen über das elektronische Meldeverfahren IDEV im Formular Intrahandel Berichtigung gemeldet werden. Die Behandlung von Retouren und Gutschriften ist der Sammlung von Beispielen und Sonderfällen im Merkblatt des Statistischen Bundesamts zu entnehmen.