Investitionscontrolling: Prozessorganisation und Unterst ... / 4.3 Budgetkontrolle während der Investitionsdurchführung

Während der Durchführungsphase einer Investition ist es das Ziel des Investitionscontrollings, die Einhaltung der vereinbarten Budgets zu überwachen. Die Budgetkontrolle kann sich dabei auf eine Einzelinvestition beziehen sowie auf einen "Budgettopf" mit mehreren Investitionsmaßnahmen für eine bestimmte Periode. Zu kontrollierende Größen sind primär Aufwände und Kosten, die im Vorfeld einer möglichen Aktivierung gesammelt werden, z. B. auf sog. Anlagen im Bau. Zusätzlich sind die mit Investitionen einhergehenden Zahlungsströme in der Cashflow-Rechnung eines Unternehmens zu berücksichtigen. SAP S/4HANA stellt für Zwecke der Investitionsbudgetkontrolle insbesondere die Obligo-Verwaltung und das PS-Cash-Management als wirksame Instrumente zur Verfügung.

Unter Obligos sind Mittelverfügungen zu verstehen auf Grundlage von Dispositionen, die zu einem späteren Zeitpunkt zu Aufwänden führen werden. Obligos sind damit vor allem zum Monitoring des Beschaffungsprozesses geeignet, bei dem im Allgemeinen der größte Spielraum zur Kostendisposition besteht. Beschaffungsprozesse in Unternehmen sind meist entweder Compliance- oder User-fokussiert. Bezüglich der letztgenannten Auslegung war unter dem Eindruck der sich verändernden Beschaffungsmöglichkeiten im Internetzeitalter (Stichwort: Amazon) bei eingesetzten Unternehmenslösungen teilweise der Trend bzw. die Forderung entstanden, dem Einkäufer auf Unternehmensseite ein vergleichbares Einkaufserlebnis bzw. Nutzerumfeld zu ermöglichen wie er es als Privatkäufer im Internet gewohnt ist. Bei solchen User-fokussierten Beschaffungslösungen dürfen die Einhaltung von Unternehmensregeln und die laufende Budgetkontrolle jedoch nicht vernachlässigt werden.

SAP hat diese Trends unter dem Stichwort "Guided Buying" aufgegriffen mit dem Ziel eines ausgewogenen Kompromisses von Compliance-Beachtung und gleichzeitiger Nutzerfreundlichkeit bei Beschaffungssystemen. Für den Einkauf im SAP S/4HANA bedeutet dies die laufende Mitführung von Obligos über den gesamten Prozessablauf, von einer unspezifischen Mittelbindung über die Bestellanforderung (BANF) bis zur tatsächlichen Bestellung. Die Kontierungsobjekte der Mittelverfügungen im jeweiligen Stadium, z. B. Kostenstellen oder Aufträge, lassen sich mittels der sog. Verfügbarkeitskontrolle überwachen. Diese vergleicht die Verfügtwerte, zu denen angefallene Istkosten wie Obligos zählen, mit dem insgesamt verfügbaren Budget für das betreffende Kontierungsobjekt. An das Ergebnis dieses Vergleichswerts kann ein Genehmigungsworkflow gekoppelt sein, bspw. derart, dass bei Erreichen oder Überschreiten eines bestimmten Budgetschwellenwerts (z. B. 90 %) bei den Verfügungen Informationen an Vorgesetzte verteilt werden bzw. Genehmigungsschritte erforderlich werden.

PS-Cash-Management erweitert die Budgetkontrollmöglichkeiten auf Zahlungsströme im Zusammenhang mit Investitionen. Für größere Unternehmen ist es meist eine Herausforderung, im laufenden Cashflow des gesamten Unternehmens die Zahlungen zu isolieren und zu filtern, die im Zusammenhang mit Investitionen stehen. Durch PS-Cash-Management kann der Fokus ausschließlich auf Projekte eingeengt werden, die mithilfe von PSP-Elementen im SAP System geführt werden. Dabei können Einnahmen und Ausgaben nur bezogen auf Projekte und nach Finanzpositionen untergliedert geplant und im Ist verfolgt werden, so dass mittels Plan-Ist-Vergleichen und entsprechenden Auswertungen eine gezielte Steuerung der durch Investitionsprojekte verursachten Zahlungsströme möglich wird.