IT-Controlling modernisieren: "Manage IT like a factory" / 6 Phasen des BITS-Projekts

6.1 Phase 1: Das BITS-Steuerungsmodell für die integrierte Steuerung

In dieser ersten Phase wurden die Rahmenparameter für den betriebswirtschaftlichen Steuerungsanspruch gemeinsam mit dem ITSC-Management, den Business Units und Produktverantwortlichen festgelegt. Diese umfassen 8 Grundprinzipien:

Betriebswirtschaftliche Steuerung

• Der Steuerungsanspruch sowie die Ergebnisrechnung als primäres Steuerungsinstrument gelten für das ITSC.

• Es gibt 2 Geschäftsmodelle:

  1. Service Delivery: Sie erbringen Leistungen zur Herstellung von IT-Produkten, die in DATEV-Produkte einfließen oder von Business Units nachgefragt werden.
  2. Project Delivery: Diese erbringen Projektleistungen für interne Projekte.

• Zwecks betriebswirtschaftlicher Steuerung unterscheidet das ITSC zwischen

  1. Service Center mit Verantwortung für Umsätze und Kosten und
  2. Cost Center mit alleiniger Kostenverantwortung.
• Die unternehmensweite Richtlinienkompetenz obliegt weiterhin dem Zentralcontrolling, das die Guideline und den Rahmen für BITS vorgibt.

Markt- und kundenorientiertes Produktionscontrolling

• Die IT-Produkte stellen den Output des ITSC dar und bündeln die verschiedenen einzelnen Leistungen. Damit bilden diese die Schnittstelle zu den DATEV-Produkten und den Business Units.
• Die Kosten werden soweit möglich verursachungsgerecht zugeordnet, um Leistungstransparenz zu schaffen.
• Die Kostenzuordnung/-verrechnung erfolgt pragmatisch unter Aufwands-/Nutzenaspekten.
• Die Verantwortungsebenen wurden klar definiert. Kostenabweichungen verantwortet das ITSC, Mengenabweichungen verantwortet der interne Kunde.

Für die daraus folgende Ableitung des Steuerungsmodells wurde ein praxiserprobter Prozess genutzt (Abb. 5)

Abb. 5: Ableitung des Steuerungsmodells nach Horváth & Partner

Die Service- und Project Delivery erhalten zusätzliche Dienstleistungen von den Unterstützungsfunktionen. Letztere werden ausschließlich in Form von Cost Centern geführt mit dem Ziel, eine vollständige Entlastung um Verwaltungs- und Gemeinkosten zu erreichen. Das stellt eine einheitliche Vorgehensweise im ITSC sicher.

Die Ergebnisrechnung: Dreh- und Angelpunkt der Steuerung

Eckpfeiler der betriebswirtschaftlichen Steuerung des ITSC bildet die mehrstufige Ergebnisrechnung. Diese macht die in Kapitel 4 erläuterten Sichten in ihren Werteflüssen transparent. Die identifizierten Steuerungsgrößen decken die Anforderungen ganzheitlich ab (Abb. 6).

Abb. 6: Zentrales Steuerungsinstrument: Die ITSC-Ergebnisrechnung

Das Ergebnisschema ist nach Leistungsnehmer (DATEV-Produkt oder Business Unit), IT-Produkt und Leistungserbringer bis zur jeweils skizzierten Tiefe analysierbar.

6.2 Phase 2: Designkriterien für den IT-Produktkatalog

Das BITS-Modell geht von einem 2-stufigen IT-Produktkatalog aus, in dem in einem ausgewogenen Schnitt das Leistungsspektrum des ITSC abgebildet ist. Der Produktkatalog umfasst die Gesamtheit von Produkten, Leistungselementen und Stücklisten (Abb. 7).

Abb. 7: Das Herzstück der IT-Factory: Der 2-stufige Produktkatalog

Produkte und Leistungselemente unterliegen bestimmten Designkriterien, die gleichzeitig auch die Basis für die Verrechnung bilden.

• Leistungselemente, z. B. ein Netzwerkanschluss, werden immer von einer leistungserbringenden Einheit zur Verfügung gestellt. Sie bündeln homogene Leistungen, die i. d. R. nicht eigenständig betreibbar sind. Damit bildet die Gesamtheit der Leistungselemente 100 % der Herstellkosten ab. Die Leistungselemente können in mehreren IT-Produkten, z. B. Cloud Native, verwendet werden.
• IT-Produkte hingegen stellen eine Mitteilung ähnlicher Leistungen dar. Sie können vom Leistungsnehmer in unterschiedlichen Ausprägungen in Form von Artikeln, z. B. mit/ohne 24/7-Service, nachgefragt werden.

Beiden Elementen ist gemeinsam, dass sie genau eine Mengeneinheit haben, die Verantwortlichkeiten klar definiert sind und für Kosten- bzw. Verrechnungsvolumen Minima festgelegt wurden. Produkt- und Leistungselemente sind über fest vorgegebene Stücklisten miteinander verknüpft.

Beispielhaft wird das IT-Produkt einer Cloud Native mit ihren Leistungselementen, dem verbindenden Element der Stückliste und den benötigten Ressourcen dargestellt (Abb. 8).

Abb. 8: Feste Stücklisten definieren die für ein IT-Produkt erforderlichen Anteile an Leistungselementen

6.3 Phase 3: IT-Kosten-/Leistungsrechnung

Standardisierung stellt einheitliche Verrechnung sicher

Für alle relevanten Geschäftsvorfälle wurden in einem nächsten Schritt standardisierte Verrechnungslogiken entwickelt (Abb. 9). Dabei wird immer von einem zielgerichteten Wertefluss ausgegangen. Dieser entspringt aus den in der Finanzbuchhaltung gebuchten Kosten und mündet in eine fest definierte Art der Leistungsverrechnung (s. Abb. 9).

Abb. 9: Werteflüsse für Standardgeschäft und Projektabrechnung

Das Schema verdeutlicht die maximal 4 Verrechnungsschritte für das Standard- und Projektgeschäft von der Finanzbuchhaltung über die Bündelung der Leistungselemente, die Zuordnung zum IT-Produkt bis hin zum internen Kundenauftrag. Die jeweiligen Be- und Entlastungen bzw. Abweichungen finden ihren Niederschlag in verschiedenen Stufen der ITSC-Ergebnisrechnung und sorgen so für höchstmögliche Transparenz.

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