IT-Controlling modernisieren: "Manage IT like a factory" / 6.4 Phase 4: Proof of Concept IT-Verrechnung

Die beispielhafte Verprobung des Konzepts inklusive Brückenschlag zwischen Betriebsressourcen/IT-Elementen und ausgewählten IT-Produkten ermöglichte eine grundsätzliche Einschätzung der Machbarkeit. Im Proof of Concept war dies bspw. das IT-Produkt "Standard-Arbeitsplatzausstattung für Mitarbeiter". Dieses umfasst prinzipiell die komplette Hard- und Softwareausstattung eines Mitarbeiter-Arbeitsplatzes. Dafür gibt es unterschiedliche Konstellationen, wie z. B. Tablets, Außendienst-Notebooks, mobile Geräte usw. Allen gemeinsam ist, dass sie mit bestimmten Softwareimages ausgestattet sind. Der Service in Form einer internen Hotline ist ebenfalls Bestandteil der Leistung.

Vom Leistungselement zum IT-Produkt

So wurden Leistungselemente designt und die dazugehörigen Mengen- und Werteflüsse in einem Sandbox-System erprobt. Für die Standard-Arbeitsplatzausstattung für Mitarbeiter ging man zunächst von folgenden Leistungselementen aus:

• IT-Geräte: Tablet, Convertible, Notebook etc.
• Arbeitsplatz-Software
• Netzwerkanschluss: LAN/WLAN etc.
• Telekommunikationsgeräte: Festnetztelefon, Mobiltelefon etc.
• Interne Service-Hotline

Für diese Leistungselemente wurden die benötigten Ressourcen ermittelt, wie z. B. Betriebsmittel, Personalkapazitäten sowie innerbetriebliche Leistungen aus anderen Unternehmensbereichen. So ergeben sich die anfallenden Kosten pro Leistungselement. Über die entwickelte Stückliste erhält man im Anschluss automatisch die durchschnittlichen Gesamtkosten für den Standard-Arbeitsplatz.

Differenzierte Preisgestaltung möglich

Auch Artikel wurden definiert. Bspw. umfasst der Außendienst-Standard-Arbeitsplatz ein spezielles Notebook, das sowohl für den internen Gebrauch als auch für Präsentationen in den Kanzleien geeignet ist. Der Entwickler-Standard-Arbeitsplatz enthält spezielle Entwicklungssoftware usw. Beides hat höhere Herstellkosten als ein regulärer Innendienstarbeitsplatz wie er z. B. für Controllingmitarbeiter benötigt wird. Die Artikelpreise waren so gewählt, dass die Gesamtzahl der Artikel in ihrer zu erwartenden Absatzhöhe wieder dem Budget für alle durchschnittlichen Mitarbeiter-Arbeitsplätze entsprach.

Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit Optionsartikel zu beziehen, wie z. B. einen zusätzlichen Monitor. Dieser Bezug bewirkt nicht automatisch Absatz und Kosten eines weiteren Arbeitsplatzes. Der interne Umsatz fließt in Form von internen Erlösen in die ITSC-Ergebnisrechnung ein.

Transparenz wird wertgeschätzt

In der Vergangenheit wurden alle Produkte und Dienstleistungen einzeln verrechnet, wodurch der Gesamtüberblick über die Arbeitsplatzkosten fehlte. Mit BITS gibt es jetzt eine transparente Preisliste mit der passenden Standardausstattung für die unterschiedlichen Arbeitsplatztypen. Das Positive daran: Anhand der zusätzlich bestellten Optionsartikel kann schnell Nachbesserungsbedarf am Standardangebot festgestellt werden.

Die mehrdimensionale ITSC-Ergebnisrechnung beantwortet auf einen Blick die Frage, in welcher Menge und Leistungsumfang der Standard-Arbeitsplatz von den einzelnen Business Units nachgefragt wird. Umfragen ergaben, dass die neue Transparenz bei den verantwortlichen Managern sehr gut ankam. Über die Produktsicht (IT-Produkt) wird transparent, wie profitabel das neue Angebot für das ITSC ist und wo die Kostentreiber liegen. Zusätzlich wurde ein weiterer Proof of Concept für den Managed Server DATEVasp durchgeführt. Die Gesamtergebnisrechnung zeigt, wie erfolgreich das ITSC mit seinen beiden Proof-of-Concept-Produkten insgesamt ist. Die betriebswirtschaftliche Awareness der Fachabteilungen stieg, weil sie im Sandbox-System auf Knopfdruck ihre Steuerungssichten sahen. Dank vorangegangener Schulungen konnten sie ihren Steuerungsbedarf interpretieren.

Die Aufwandsveränderung im IT-Controlling und in den Fachabteilungen konnte durch den Proof of Concept besser bewertet werden. Die qualitativen Aspekte des neuen Modells wie z. B. Transparenz, Verursachungsgerechtigkeit sowie Steuerbarkeit kamen zur Geltung und gaben den Ausschlag für die weitere Umsetzung.