Alle GmbHs müssen den Jahresabschluss, den Anhang und den Lagebericht innerhalb von spätestens 12 Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahrs – je nach Unternehmensgröße vollständig oder verkürzt – veröffentlichen. Die Veröffentlichung erfolgt bei kleinen, mittelgroßen und großen GmbHs für vor dem 1.1.2022 beginnende Geschäftsjahre, indem die jeweiligen Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden; für nach dem 31.12.2021 beginnende Geschäftsjahre sind die Jahresabschlüsse an das Unternehmensregister zu übermitteln. Dagegen genügt es gem. § 326 Abs. 2 HGB bei Kleinst-GmbHs, die Bilanz in elektronischer Form zur dauerhaften Hinterlegung beim Betreiber des Bundesanzeigers bzw. beim Unternehmensregister einzureichen und einen Hinterlegungsauftrag zu erteilen; zugleich ist zu bestätigen, dass die Voraussetzungen als Kleinst-GmbH erfüllt wurden. Ist dies aus Sicht des Bundesanzeigers bzw. Unternehmensregisters zweifelhaft, weil etwa die Bilanzsumme die Grenze für eine Kleinst-GmbH überschreitet, wird die einreichende Person dazu aufgefordert, die genauen Umsatzerlöse sowie die genaue durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer zwecks interner Prüfung binnen eines Monats nachzureichen. Werden die Daten nicht fristgerecht eingereicht, wird unterstellt, dass die GmbH auf die Erleichterungen für Kleinst-GmbHs verzichtet. Dann muss anstelle der Hinterlegung eine Offenlegung nach den für Klein-GmbHs geltenden Vorschriften erfolgen; hinzu kommt im Regelfall ein Ordnungsgeld, das meist nicht herabgesetzt werden kann.
Im Fall der Hinterlegung ist die Bilanz der Kleinst-GmbH nicht für jedermann kostenlos im elektronischen Bundesanzeiger bzw. Unternehmensregister einsehbar, sondern muss von Interessenten kostenpflichtig in Kopie angefordert werden.
Da eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ebenfalls eine Kapitalgesellschaft ist,
- ist sie ebenso wie eine GmbH alljährlich zur Erstellung eines Jahresabschlusses und zu dessen Offenlegung im elektronischen Bundesanzeiger bzw. Unternehmensregister verpflichtet;
- sind auf sie auch die für die Nichtoffenlegung geltenden Sanktionierungsvorschriften anwendbar.
Ausschließliche Offenlegung im Bundesanzeiger bzw. Unternehmensregister
Eine GmbH kann ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Offenlegung des Jahresabschlusses nur durch eine Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger (bzw. Unternehmensregister) nachkommen. Es besteht keine Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Publikationsorganen zu wählen.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Offenlegungspflichten nach den §§ 325 ff. HGB in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße.
| |
Kleinst GmbH |
Kleine GmbH |
Mittelgroße GmbH |
Große GmbH |
| Bilanz |
Kurzform |
Kurzform |
erweiterte Kurzform |
vollständig |
| GuV-Rechnung |
entfällt |
entfällt |
Kurzform |
vollständig |
| Anhang |
entfällt |
Kurzform |
erweiterte Kurzform |
vollständig |
| Lagebericht |
entfällt |
entfällt |
vollständig |
vollständig |
| Bestätigungsvermerk |
entfällt |
entfällt |
vollständig |
vollständig |
Die Geschäftsführer der GmbH sind dafür verantwortlich, dass die offenlegungspflichtigen Jahresabschlussbestandteile in elektronischer Form eingereicht werden. Dazu sind sie nach § 325 Abs. 1 ff. HGB unverzüglich nach der Vorlage des Jahresabschlusses an die Gesellschafter, jedoch spätestens zum Ende des dem Abschlussstichtag folgenden Geschäftsjahrs verpflichtet. Das bedeutet, dass der Jahresabschluss für das kalenderjahrgleiche Geschäftsjahr 2022 bis zum 31.12.2023 eingereicht werden muss.
Erneute Offenlegung nach Betriebsprüfung
Wird ein bereits veröffentlichter Jahresabschluss aufgrund einer Betriebsprüfung rückwirkend geändert, muss auch diese Änderung publiziert werden. Dagegen kommt es für die steuerliche Berücksichtigung der Änderung nicht auf die Offenlegung des Jahresabschlusses an.
Falls die Unterlagen nicht oder nicht vollständig beim elektronischen Bundesanzeiger bzw. Unternehmensregister eingehen, wird das Bundesamt für Justiz informiert. Dieses leitet dann ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 Abs. 1 HGB gegen den Geschäftsführer oder die GmbH ein und droht ein Ordnungsgeld an. Wird der Jahresabschluss nicht binnen 6 Wochen nach der Androhung offengelegt, wird ein Ordnungsgeld zwischen 2.500 EUR und 25.000 EUR festgesetzt. Bei der Festsetzung des Ordnungsgeldes kann auch das Verhalten der GmbH in Vorjahren berücksichtigt werden; da das Ordnungsgeld nicht nur ein Beugemittel ist, sondern auch strafähnlichen Charakter hat, kann ein
- erstes Ordnungsgeld von 2.500 EUR,
- ein zweites Ordnungsgeld von 6.000 EUR und
- ein drittes Ordnungsgeld von 9.500 EUR angemessen sein.
Wird der Jahresabschluss nach Ablauf von 6 Wochen veröffentlicht, wird das Ordnungsgeld nach § 335 Abs. 4 HGB wie folgt herabgesetzt: