Jahresabschluss: Kontoabstimmung der Aktivseite der Bilanz / 1 Allgemeine Prüfungspunkte

erledigt	Arbeitsschritte
	Zum Abstimmen der Buchhaltung werden sämtliche Konten geprüft. Gehen Sie der Reihe (Summen- und Saldenliste) nach vor.
	Gibt es auf der Summen- und Saldenliste Konten ohne Kontobeschriftung oder mit sonderbaren Beschriftungen (Fehlanlagen)?
	Haken Sie die überprüften Konten auf einer Summen- und Saldenliste Dezember und ggf. auf der Eröffnungsbilanz ab.

1.1 Abstimmung ungewöhnlicher Buchungen

erledigt	Arbeitsschritte
	Liegen Haben-Buchungen auf Aktiv- und Aufwandskonten vor und falls ja, sind diese korrekt?
	Wurden Soll-Beträge auf Passiv- und Ertragskonten verbucht und falls ja, sind diese korrekt?
	Gibt es auffällig hohe Kontensalden im Verhältnis zu Vorjahreswerten und zu anderen Konten?
	Haben sich Verhältniszahlen wie beispielsweise die Anlagenquote auffällig zum Vorjahr oder zu üblichen Werten in der Vergangenheit oder Branche geändert?
	Wurden Konten bebucht, die im Vorjahr oder in den Vorjahren nie bebucht wurden (ggf. liegt ein Zahlendreher vor)?
	Sortieren Sie, ggf. nach einem Export aller Buchungen der wichtigsten Konten, alle Buchungen aufsteigend nach dem Betrag, um Auffälligkeiten bei besonders hohen oder niedrigen oder negativen Buchungen zu erkennen.

Aufwands- und Ertragskonten

Mit diesem ersten Überblick über die Konten verschaffen Sie sich einen Einstieg in die Abstimmung und entdecken womöglich erste Ansatzpunkte für weitere Überprüfungen und Korrekturen.

1.2 Belege bei ungewöhnlichen Buchungen prüfen

Prüfen Sie bei ungewöhnlichen Buchungen auch die zugehörigen Belege. Folgende grundsätzliche Anforderungen werden an die Ordnungsmäßigkeit der Belege gestellt:

Belegdatum:	Ausstellungsdatum
Belegtext:	Der Geschäftsvorfall muss hinreichend (handelsübliche Bezeichnung) beschrieben sein, z. B. "Kauf von Schreibpapier", anstatt lediglich allgemeine Bezeichnungen wie "Büro pauschal"
Belegbeträge:	Zahlungsbetrag, Umsatzsteuersatz Bei Beträgen über 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen gem. 33 UStDV): Nettobetrag, Ausweis des Umsatzsteuerbetrags
Rechnungsangaben:	Name sowie Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers (postalische Erreichbarkeit), eindeutige Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Zeitpunkt der Lieferung/Leistung, Hinweis auf Skontovereinbarung, ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflichten und Steuerbefreiung
Belegverweis:	Kontierungsvermerk, der vom Beleg zum Konto verweist

Anforderungen an Belege

Grundsätzlich ist jeder Buchung ein Beleg zuzuordnen; die Belege sind Kontroll- und Beweismittel für die sachliche Richtigkeit der entsprechenden Buchung. Fremdbelege von Dritten, z. B. Eingangsrechnungen, Kassenzettel oder Quittungen, haben hierbei die höchste Beweisfunktion. Sofern ein Fremdbeleg nicht (mehr) vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg/Notbeleg ausgestellt werden, der den Geschäftsvorfall hinreichend dokumentiert. Hierfür gibt es keine speziellen Formvorschriften, der Eigenbeleg sollte mindestens Name und Anschrift des Leistungsempfängers und Leistungserbringers, den behandelten Gegenstand oder die Dienstleitung (Art und Menge), Buchungsbetrag und Ausstellungsdatum enthalten und der Sachverhalt sollte hinreichend beschrieben werden. Darüber hinaus sollte der Eigenbeleg auch den Namen sowie die Unterschrift oder zumindest ein Namenskürzel des Ausstellers enthalten.^[1]

[1] S. Jahresabschluss: Kontoabstimmung der Betriebsausgaben.

1.3 Konten mit regelmäßigen Buchungen prüfen

Bei allen Konten, die regelmäßige Buchungen (halbjährlich, quartalsweise, monatlich) aufweisen, sollte abgestimmt werden, ob diese vollständig vorliegen. Fehlt einer der regelmäßigen Vorgänge, suchen Sie nach der/den fehlenden Buchung(en) ggf. auf anderen Konten und buchen Sie diese um.

So buchen Sie richtig

Umbuchung von Konto "sonstige XY"

Auf dem Konto "Strom, Gas, Wasser" sind lediglich 10 monatliche Zahlungen verbucht. Zwei Zahlungen zu je 150 EUR wurden von einer Vertretung falsch gebucht und finden sich unter "Sonstige Raumkosten". Die Umbuchung lautet:

Buchungsvorschlag SKR 03/04:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4240/ 6325	Gas, Strom, Wasser	300	4280/ 6345	Sonstige Raumkosten	300

Zur Vereinfachung der Abstimmung empfiehlt es sich, bereits im Rahmen der laufenden Buchhaltung Buchungstext-Vorlagen mit einer einheitlichen Syntax zu verwenden. So kann die Vorlage für die Verbuchung der monatlichen Miete "Kaltmiete MM/JJJJ" lauten. "MM" steht dann für die jeweilige zweistellige Monatszahl; "JJJJ" für die 4-stellige Jahreszahl, beispielsweise "Kaltmiete 07/2023". So können auf einen Blick oder über eine Datenauswertung (z. B. über eine Filterfunktion oder Abfrage) die Vollständigkeit und die fehlenden Buchungen überprüft werden.

1.4 Vorsteuerbeträge prüfen

Prüfen Sie, ob Vorsteuerbeträge berechtigt, vollständig und mit den korrekten Steuersätzen verbucht wurden. In den gängigen Buchhaltungssystemen ist ein Vorsteuerabzug individuell bei jeder einzelnen Buchung oder generell als Funktion beim jeweiligen Konto hinterlegbar.

erledigt	Arbeitsschritte
	Aus Privatentnahmen, Versicherungsbeiträgen, Beiträgen zur IHK, Handwerkskam...