Dipl.-Finanzwirt (FH) Nikolaus Zöllner
Zusammenfassung
Das Zahlenmaterial aus der laufenden Buchhaltung und aus der am Ende des Geschäftsjahres erfassten Inventur ist Grundlage für die Vermögensübersicht (Bilanz). Bestandteil hiervon ist u. a. eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres in der Gewinn- und Verlustrechnung. Im Rahmen der vorbereitenden Tätigkeiten zum Jahresabschluss sind vielfältige Abstimmarbeiten notwendig, um die erforderliche Qualität des Jahresabschlusses zu gewährleisten. Dieser Beitrag behandelt die einzelnen Arbeitsschritte zur Abstimmung der Aktivkonten der Bilanz.
Nach § 242 HGB hat der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. §§ 140 und 141 AO über § 4 Abs. 1 EStG verpflichten Unternehmer auch steuerlich, Bilanzen aufzustellen. § 246 HGB regelt die Vollständigkeit sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden, § 247 HGB und folgende Paragrafen den Inhalt und einzelne Posten der Bilanz. § 5 EStG bildet dazu das steuerliche Gegenstück. Bilanzansätze und Bewertungsvorschriften sind in den Einkommensteuerrichtlinien nachzulesen. So regeln die R 5.3 und 5.4 EStR die Aufnahme des Umlauf- und Anlagevermögens, R 6.13 EStR behandelt geringwertige Wirtschaftsgüter.
1 Allgemeine Prüfungspunkte
| erledigt |
Arbeitsschritte |
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Zum Abstimmen der Buchhaltung werden sämtliche Konten geprüft. Gehen Sie der Reihe (Summen- und Saldenliste) nach vor. |
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Gibt es auf der Summen- und Saldenliste Konten ohne Kontobeschriftung oder mit sonderbaren Beschriftungen (Fehlanlagen)? |
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Haken Sie die überprüften Konten auf einer Summen- und Saldenliste Dezember und ggf. auf der Eröffnungsbilanz ab. |
1.1 Abstimmung ungewöhnlicher Buchungen
| erledigt |
Arbeitsschritte |
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Liegen Haben-Buchungen auf Aktiv- und Aufwandskonten vor und falls ja, sind diese korrekt? |
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Wurden Soll-Beträge auf Passiv- und Ertragskonten verbucht und falls ja, sind diese korrekt? |
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Gibt es auffällig hohe Kontensalden im Verhältnis zu Vorjahreswerten und zu anderen Konten? |
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Haben sich Verhältniszahlen wie beispielsweise die Anlagenquote auffällig zum Vorjahr oder zu üblichen Werten in der Vergangenheit oder Branche geändert? |
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Wurden Konten bebucht, die im Vorjahr oder in den Vorjahren nie bebucht wurden (ggf. liegt ein Zahlendreher vor)? |
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Sortieren Sie, ggf. nach einem Export aller Buchungen der wichtigsten Konten, alle Buchungen aufsteigend nach dem Betrag, um Auffälligkeiten bei besonders hohen oder niedrigen oder negativen Buchungen zu erkennen. |
Aufwands- und Ertragskonten
Mit diesem ersten Überblick über die Konten verschaffen Sie sich einen Einstieg in die Abstimmung und entdecken womöglich erste Ansatzpunkte für weitere Überprüfungen und Korrekturen.
1.2 Belege bei ungewöhnlichen Buchungen prüfen
Prüfen Sie bei ungewöhnlichen Buchungen auch die zugehörigen Belege. Folgende grundsätzliche Anforderungen werden an die Ordnungsmäßigkeit der Belege gestellt:
| Belegdatum: |
Ausstellungsdatum |
| Belegtext: |
Der Geschäftsvorfall muss hinreichend (handelsübliche Bezeichnung) beschrieben sein, z. B. "Kauf von Schreibpapier", anstatt lediglich allgemeine Bezeichnungen wie "Büro pauschal" |
| Belegbeträge: |
Zahlungsbetrag, Umsatzsteuersatz Bei Beträgen über 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen gem. 33 UStDV): Nettobetrag, Ausweis des Umsatzsteuerbetrags |
| Rechnungsangaben: |
Name sowie Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers (postalische Erreichbarkeit), eindeutige Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, Zeitpunkt der Lieferung/Leistung, Hinweis auf Skontovereinbarung, ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflichten und Steuerbefreiung |
| Belegverweis: |
Kontierungsvermerk, der vom Beleg zum Konto verweist |
Anforderungen an Belege
Grundsätzlich ist jeder Buchung ein Beleg zuzuordnen; die Belege sind Kontroll- und Beweismittel für die sachliche Richtigkeit der entsprechenden Buchung. Fremdbelege von Dritten, z. B. Eingangsrechnungen, Kassenzettel oder Quittungen, haben hierbei die höchste Beweisfunktion. Sofern ein Fremdbeleg nicht (mehr) vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg/Notbeleg ausgestellt werden, der den Geschäftsvorfall hinreichend dokumentiert. Hierfür gibt es keine speziellen Formvorschriften, der Eigenbeleg sollte mindestens Name und Anschrift des Leistungsempfängers und Leistungserbringers, den behandelten Gegenstand oder die Dienstleitung (Art und Menge), Buchungsbetrag und Ausstellungsdatum enthalten und der Sachverhalt sollte hinreichend beschrieben werden. Darüber hinaus sollte der Eigenbeleg auch den Namen sowie die Unterschrift oder zumindest ein Namenskürzel des Ausstellers enthalten.
1.3 Konten mit regelmäßigen Buchungen prüfen
Bei allen Konten, die regelmäßige Buchungen (halbjährlich, quartalsweise, monatlich) aufweisen, sollte abgestimmt werden, ob diese vollständig vorliegen. Fehlt einer der regelmäßigen Vorgänge, suchen Sie nach der/den fehlenden Buchung(en) ggf. auf anderen Konten und buchen Sie diese u...