Jahresabschluss: Kontoabstimmung der Betriebsausgaben

Zusammenfassung

Überblick

Die betrieblichen Aufwendungen sind bei mittelgroßen oder großen Unternehmen meist auf zahlreichen Einzelkonten innerhalb des Kontenplans verteilt. Bis auf einige besondere Betriebsausgaben können die Konten i. d. R. schnell abgestimmt werden. Es genügt hier meist eine Prüfung auf Vollständigkeit, Plausibilität und (un)zulässigen Vorsteuerabzug. Dieser Beitrag gibt eine Hilfestellung, worauf beim Abstimmen dieser Konten geachtet werden sollte und wie Schritt für Schritt vorgegangen werden kann.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Nach § 242 HGB hat der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. § 140 und § 141 Abgabenordnung über § 4 Abs. 1 EStG nehmen Unternehmer auch steuerlich in die Pflicht, Bilanzen aufzustellen. § 246 HGB regelt die Vollständigkeit sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden, § 247 und folgende Paragrafen den Inhalt und einzelne Posten der Bilanz. § 5 EStG bildet dazu das steuerliche Gegenstück. Bilanzansätze und Bewertungsvorschriften sind in den Einkommensteuerrichtlinien nachzulesen.

1 Personalaufwendungen mit der Lohnbuchhaltung abstimmen

Sofern die Abstimmung von Lohnverbindlichkeiten auf der Passivseite der Bilanz und des Lohnverrechnungskontos in einem vorherigen Schritt erfolgte, ist bereits ein Teil der Lohnbuchungen überprüft worden. Es bleiben dann noch Lohn- und Gehaltsaufwendungen, Sachbezüge/Lohnersatz und Aushilfslöhne auf den Aufwandskonten zu betrachten.

Arbeitsschritte	erledigt
Stimmen Sie die (aufwandswirksamen) Beträge des Lohnjournals mit den Lohnaufwandsbuchungen ab.
Falls im Abschlussjahr Kurzarbeit angemeldet und abgerechnet wurde, achten Sie auf die korrekte Verbuchung der speziellen Kurzarbeitskonten.
Weisen die Lohnaufwandskonten Habenbuchungen auf? Wenn ja, aus welchem Grund?
Liegen Erstattungen von Sozialversicherungsträgern oder Behörden vor, die von der Buchhaltung irrtümlich gegen Aufwandskonten oder andere Konten gebucht wurden?
Plausibilisieren Sie die verrechneten Sachbezüge mit den jeweiligen Lohnabrechnungen.
Lagen Geschenke an Mitarbeiter vor und wurden diese korrekt abgerechnet (Sachbezüge, Aufmerksamkeiten, Pauschalierung nach § 37b EStG)?
Überprüfen Sie, ggfs. nur stichprobenartig, die Abrechnungen und Buchungen für die Aushilfslöhne.
Gleichen Sie die an die Krankenkassen gemeldeten Jahresbeiträge mit dem Konto zur Sozialversicherung ab und buchen Sie ggfs. den Arbeitnehmeranteil vom Konto Lohn/Gehalt um.

Tab. 1: Arbeitsschritte beim Abstimmen der Personalaufwendungen

Im Zuge der Abstimmung der Lohnkonten können Sie auf bislang unversteuerte und noch nicht erfasste Sachbezüge und Lohnersatzleistungen stoßen. Buchen Sie in diesem Fall die fehlenden Beträge nach. Die Höhe der Sachbezüge bestimmen sich nach der aktuellen amtlichen Sachbezugsverordnung und weiteren Erlassen des Bundesfinanzministers.

Auch bei geringfügig beschäftigten Mitarbeitern (Minijobs bis 520 EUR) ist auf korrekte und vollständige Dokumentation zu achten, insbesondere im Hinblick auf die gestiegenen Aufzeichnungspflichten u. a. nach dem Mindestlohngesetz:

• Name und Anschrift des Arbeitnehmers,
• Beginn, Dauer und Ende der Beschäftigung,
• Tag der Zahlung,
• Höhe des Arbeitslohns,
• detaillierte Stundenaufzeichnungen der Arbeitszeit.

Die aktuelle Grenze zur maximal zulässigen Höhe des Monatslohns bei geringfügig Beschäftigten darf nicht überschritten, der aktuelle gesetzliche Mindestlohn nicht unterschritten werden.

Praxis-Beispiel

Fehlbuchung bei den "gesetzlichen sozialen Aufwendungen"

Bei der Buchung der Aufwendungen für Löhne und Gehälter fehlen die Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungsbeiträge. Diese wurden versehentlich auf den Konten zur gesetzlichen Sozialversicherung (Arbeitgeberanteil) gebucht. Bei der Abstimmung mit den Beträgen aus der Lohnbuchhaltung wurde das Versehen bemerkt. Auf den Konten zur gesetzlichen Sozialversicherung dürfen nur die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung verbucht sein.

Das Konto "Gesetzliche soziale Aufwendungen" mit einem Soll-Saldo von 180.000 EUR enthält Arbeitnehmerbeiträge i. H. v. 90.000 EUR, wovon 30.000 EUR auf Gehälter entfallen. Diese sind auf die Aufwandskonten "Löhne" und "Gehälter" umzubuchen.

So buchen Sie richtig

Umbuchung der sozialen Aufwendungen

Buchungsvorschlag SKR 03/04:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
4110/6010	Löhne	60.000
4120/6020	Gehälter	30.000	4130/6110	Gesetzliche soziale Aufwendungen	90.000

2 Sonstige betriebliche Aufwendungen: Höhe der Aufwendungen

Die Bezeichnung "sonstige betriebliche Aufwendungen" wird zum einen für eine Position der Gewinn- und Verlustrechnung verwendet. Dort laufen verschiedene Aufwendungen wie Raum-, Fuhrpark-, Beratungs-, Verwaltungs- und Vertriebskosten zusammen, die nicht einer der speziellen Aufwandspositionen der Gewinn- und Verlustrechnung zugewiesen wurden. Zum anderen besteht in den gängigen Kontenrahmen ein eigenes Konto mit der ...