Jahresabschluss: Kontoabstimmung der Betriebsausgaben / 3 Miete, Raumkosten und Instandhaltungen: Erhaltungsaufwand und Herstellungsaufwand abgrenzen

Arbeitsschritte	erledigt
Sind alle Mietzahlungen vollständig auf den richtigen Aufwandskonten verbucht (12 Monatsmieten)?
Achten Sie bei Miet- und Pachtaufwendungen auf die vom Kontenrahmen vorgegebenen Aufwandskonten; so kann im Rahmen der Steuererklärung beispielsweise die Hinzurechnung bei der Gewerbesteuer korrekt erfolgen.
Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt, sollte die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen (Mietvertrag, Dauerrechnung) und verbucht sein.
Buchen Sie aktivierungspflichtige Mietereinbauten und Herstellungsaufwand um, sofern diese auf Aufwandskonten wie Instandhaltungskosten oder Grundstücksaufwendungen gebucht wurden.
Prüfen Sie auch bei anderen Aufwandskonten wie Instandhaltungskosten und Reparaturen, ob nicht aktivierungspflichtiges Anlagevermögen vorliegt.

Tab. 3: Arbeitsschritte beim Abstimmen der Konten Miete, Raumkosten und Instandhaltungen

Bauliche Maßnahmen, die der Mieter eines Gebäudes in seinem Auftrag durchführen lässt, können unter bestimmten Voraussetzungen zu aktivierungspflichtigen, materiellen Wirtschaftsgütern des Mieters führen. Sie stellen dann entweder bewegliche Wirtschaftsgüter (Scheinbestandteile, Betriebsvorrichtungen) oder unbewegliche Wirtschaftsgüter (besonderer Nutzungs- und Funktionszusammenhang) dar. Ein Scheinbestandteil entsteht, wenn Sachen "zu einem vorübergehenden Zweck" in ein (gemietetes) Gebäude eingebaut werden. Dies ist immer dann anzunehmen, wenn die Sache

• eine längere Nutzungsdauer als die (voraussichtliche) Mietdauer aufweist,
• auch nach einem Ausbau einen beachtlichen Wiederverwendungswert hat,
• nach den Umständen damit gerechnet werden kann, dass es später wieder entfernt wird.

Grundsätzlich stellen – auch bei Gebäuden – Aufwendungen für die Instandhaltung oder Modernisierung eines bestehenden Wirtschaftsguts Erhaltungsaufwand dar. Hierbei ist belanglos, ob wirtschaftliche, technische oder rechtliche Gründe zu den Maßnahmen geführt haben. Liegen hingegen Aufwendungen vor, die nach Fertigstellung des ursprünglichen Gebäudes zu – vorher nicht vorhandenen – Bestandteilen geführt haben, führt dies grundsätzlich zu nachträglichen Herstellungskosten. Gleiches gilt, wenn bauliche Erweiterungen stattgefunden haben, oder durch die Maßnahmen eine wesentliche Verbesserung eines Wirtschaftsgutes herbeigeführt wurde.

Wurden Instandhaltungsarbeiten innerhalb von 3 Jahren nach Anschaffung eines Gebäudes durchgeführt und übersteigen die Aufwendungen 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes, liegen anschaffungsnahe Aufwendungen und somit Herstellungskosten vor. Die jährlich üblicherweise anfallenden Erhaltungsarbeiten eines Gebäudes (Wartung) sowie Aufwendungen für eine Erweiterung des Gebäudes zählen nicht zu anschaffungsnahen Aufwendungen.^[1]

Praxis-Beispiel

Umbauten durch den Mieter

Ein Mieter baut die gemieteten Räume nach seinen betrieblichen Zwecken auf seine Rechnung um, indem er Zwischenwände versetzt und neu einzieht. Ein Ersatz der Aufwendungen i. H. v. 20.000 EUR ist im Fall des Auszugs des Mieters vertraglich ausgeschlossen. Die als Aufwand verbuchten Kosten (Instandhaltung betrieblicher Räume) sind als Mietereinbauten zu aktivieren und entsprechend umzubuchen.

So buchen Sie richtig

Mietereinbauten

Buchungsvorschlag SKR 03/04:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
0450/0680	Einbauten in fremde Grundstücke (Mietereinbauten)	20.000	4260/6335	Instandhaltung ­betrieblicher Räume	20.000

[1] § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG.