Jahresabschluss: Kontoabstimmung von Debitoren und Kreditoren

Zusammenfassung

Überblick

Insbesondere bei größeren Unternehmen werden neben der Hauptbuchhaltung Kontokorrentbücher als Nebenbücher geführt. In der Kontokorrentbuchhaltung werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf einzelnen Kreditoren- und Debitorenkonten (Personenkonten) gebucht. Ohne Kontokorrentbücher würden Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen unstrukturiert auf den Forderungs- und Verbindlichkeitssachkonten gebucht werden, was bei einer Vielzahl an Buchungsvorgängen schnell zum Verlust des Überblicks führen würde. Um Überblick und Ordnung zu wahren, sind die Kontokorrentbücher abzustimmen. Erfolgt die Abstimmung erst im Zuge der Jahresabschlusserstellung, muss je nach Qualität der Buchführung viel Zeit aufgewendet werden. Daher empfiehlt es sich, die Abstimmung bereits unterjährig durchzuführen – optimalerweise jeweils zum Monatsende. Die Besonderheit bei Kontokorrentkonten besteht darin, dass standardmäßig keine griffbereiten Abstimmwerte von Dritten vorliegen- wie z. B. bei Finanz- oder Darlehenskonten. Dadurch ist der Aufwand zur Abstimmung und folglich die Gefahr von unentdeckten Fehlbuchungen grundsätzlich größer.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Nach § 242 HGB hat der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Die §§ 140, 141 AO nehmen über § 4 Abs. 1 EStG Unternehmer auch steuerlich in die Pflicht, Bilanzen aufzustellen. § 246 HGB regelt die Vollständigkeit sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden, §§ 247 ff. HGB den Inhalt und einzelne Posten der Bilanz. § 5 EStG bildet dazu das steuerliche Gegenstück. Bilanzansätze und Bewertungsvorschriften sind in den Einkommensteuerrichtlinien nachzulesen.

1 Überblick verschaffen

Bevor Sie mit den Abstimmarbeiten beginnen, sollten Sie sich einen Überblick über die vorhandenen und bebuchten Debitoren- sowie Kreditorenkonten verschaffen.

Arbeitsschritte	erledigt
Stimmen die Salden der Forderungs- und Verbindlichkeitskonten des Vorjahres mit der Eröffnungsbilanz überein?
Liegen aktuelle Summen- und Saldenliste der Personenkonten vor?
Gleichen Sie (grob) die aktuellen Salden mit den Vorjahreswerten ab und suchen Sie nach ersten Auffälligkeiten.
Gibt es Buchungen auf Personenkonten, die noch ausgeziffert werden können?
Gibt es Konten mit positiven oder negativen Salden von wenigen Cent (Kleindifferenzen)?
Existieren Personenkonten ohne Namensangabe (dies kann z. B. durch manuelle Eingabe- oder Schnittstellenfehler entstehen)?
Filtern Sie nach Personenkonten, die Salden abweichend von Null aufweisen und suchen Sie nach Auffälligkeiten. I. d. R. bietet die Finanzbuchhaltungssoftware diese Filter-Funktion im Standard an; andernfalls kann das Filtern durch einen Export in ein Tabellenkalkulationsprogramm erfolgen.
Existieren debitorische Kreditoren (Kreditoren mit Soll-Salden) oder kreditorische Debitoren (Debitoren mit Haben-Salden)? Wenn ja, warum?
Bestehen uneinbringliche oder gar ausgefallene Forderungen?
Bestehen Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen oder Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, die gesondert auszuweisen sind?
Gibt es Forderungen oder Verbindlichkeiten in Fremdwährungen?

Tab. 1: Überblick über die Personenkonten

Für die nachfolgenden Abstimmarbeiten sollte sichergestellt sein, dass alle erforderlichen Unterlagen und Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Personen und Abteilungen, die hierfür ggf. benötigt werden:

• Geschäftsleitung
• (Finanz-) Buchhaltung
• Vertrieb
• Einkauf
• Steuer- und Rechtsberater
• QS-Abteilung (Qualitätssicherung)
• IT-Abteilung

Unterlagen, die hierfür ggf. benötigt werden:

• (Offene) Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Summen- und Saldenlisten
• Saldenbestätigungen von Debitoren und Kreditoren
• Bankkontoauszüge
• Retoure- und Reklamationslisten
• Gutschriftslisten

2 Ausgleich offener Posten im Folgejahr

Insbesondere bei einer Vielzahl an Forderungen und Verbindlichkeiten empfiehlt es sich, im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten zu prüfen, welche Vorgänge im Folgejahr nicht durch Zahlung oder Ausbuchung ausgeglichen wurden. Dies kann traditionell und manuell durch Abhaken einer Einzelaufstellung von offenen Posten der Personenkonten zum Stichtag erfolgen. Alternativ kann es – sofern das Buchführungssystem dies technisch ermöglicht – über eine automatisierte Abfrage erfolgen. Lassen Sie sich hierfür im Folgejahr vom System explizit die offenen Posten anzeigen, deren Buchungsdatum im Vorjahr oder davor liegt. Prüfen und dokumentieren Sie anschließend die Ursachen für das Vorliegen der "alten" Posten.

Praxis-Beispiel

Offener Posten – kein Ausgleich im Folgejahr

Bei den Abstimmarbeiten zum Jahresabschluss hat sich herausgestellt, dass eine offene Kundenforderung des Vorjahres im Folgejahr bis zur Bilanzaufstellung nicht ausgeglichen wurde. Eine Überprüfung des Vorgangs hat ergeben, dass vom Prokuristen eine Stundung der Forderung gewährt wurde, die er nicht ...