Jahresabschluss: Vorbereitung der Abschlussarbeiten / 1 Zusammenstellen der Unterlagen

Die Erstellung des Jahresabschlusses kann grundsätzlich in 3 Arbeitsschritte unterteilt werden:

1. Zusammenstellen der Unterlagen (Abschluss vorbereiten) und Abstimmen der Buchführung
2. Umbuchungen laufender Bewegungen und Erstellen der Abschlussbuchungen
3. Aufstellen des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, ggfs. Anhang und Lagebericht).

Es gibt bei den Jahresabschlussarbeiten verschiedene Stufen und Begriffe. So wird in der Theorie zwischen vorbereitenden Abschlussarbeiten, Abschlussvorarbeiten und den "eigentlichen" Abschlussarbeiten unterschieden.

Im Grunde ist diese Unterscheidung für die Praktiker bedeutungslos. Bereits im Rahmen der vorbereitenden Abschlussarbeiten (Abstimmen der Konten) kann aus Gründen der Effizienz die Bildung von Jahresabschlussposten durch entsprechende Dokumentationen und Unterlagen vorbereitet werden. Die verschiedenen Stufen der Jahresabschlussarbeiten verschmelzen also in der Praxis zunehmend – aus gutem Grunde.

Praxis-Tipp

Gleich zu buchen ist vorteilhaft

Wenn Sie – traditionell – erst nach allen Abstimm- und Abschlussarbeiten die Jahresabschlussbuchungen bilden, riskieren Sie, dass eine einzige Fehlbuchung auf dem letzten abzustimmenden Konto über ein paar andere bereits abgerechnete Konten korrigiert werden muss, welche die wiederum errechneten Rückstellungen, Wertberichtigungen u. a. über den Haufen wirft. Neben der zusätzlichen Arbeit laufen Sie daher Gefahr, Auswirkungen zu übersehen.

1.1 Abschlussvorarbeiten oder vorbereitende Abschlussarbeiten

Die Unterscheidung zwischen "Abschlussvorarbeiten" und "vorbereitenden Abschlussarbeiten" ist u. a. in der Steuerberatervergütungsverordnung von Bedeutung. Vorarbeiten können Sie i. d. R. kostengünstig selbst übernehmen und dem Steuerberater die eigentliche Erstellung des Jahresabschlusses überlassen.

1. Zu den Abschlussvorarbeiten gehört die Abstimmung der laufenden Buchführung bis zur Saldenbilanz der Jahresverkehrszahlen. Wenn dies der Steuerberater erledigt, kann er für diese Arbeit grundsätzlich eine Gebühr in Rechnung stellen.
2. Zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen als Teil des Jahresabschlusses gehören z. B. die Buchungen der Abschreibungen, die Bildung der Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen, Rücklagen, Buchungen der Inventuranpassungen, nichtabzugsfähige Betriebsausgaben, Privatnutzungen Fahrzeuge und Telefon sowie evtl. Anpassungsbuchungen aufgrund einer Betriebsprüfung.

Die Definition, was zu den Vorbereitungen des Jahresabschlusses zählt, obliegt i. d. R. dem Steuerberater. In den meisten Fällen liegen hierfür kanzleieigene Liste mit den Abstimm- und Abschlussvorarbeiten vor.

Zusammen mit der Überprüfung der Buchführung sichten Sie auch die zugrunde liegenden Belege, Dokumentationen und zusätzlichen Unterlagen. Für den Jahresabschluss sind manche dieser Unterlagen in Kopie oder digital zusammenzustellen sowie Auflistungen und Berechnungen zu fertigen.

1.2 Diese Unterlagen werden zum Abstimmen benötigt

Bereits zum Abstimmen der Buchführung werden vornehmlich nachfolgende Unterlagen benötigt:

1. die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahres und die Eröffnungsbilanz;
2. Steuerbescheide und sonstige Steuerunterlagen (Prüfungsberichte, Vorauszahlungsbescheide, Grundlagenbescheide, Kontoauszüge u. Ä.);

3. Belege zu:

   1. Kassenbuchungen,
   2. Bankbewegungen,
   3. Eingangsrechnungen,
   4. Ausgangsrechnungen;

4. sämtliche Monats- oder Quartalsauswertungen der laufenden Buchführung:

   1. Buchungsjournale, Grundaufzeichnungen der Buchungssätze,
   2. Summen- und Saldenlisten,
   3. Umsatzsteuervoranmeldungen,
   4. Kontenblätter;

5. Auswertungen der Nebenbuchhaltungen:

   1. Kassenbuch als Journal oder Tagesbericht,
   2. OPOS-Saldenlisten, Bewegungen der Kontokorrentkonten, Offene-Posten-(Fälligkeits-) Liste,
   3. Wechselbuch,
   4. Lohnkonten und Lohnjournale der Lohnbuchhaltung.

Als weitere Arbeitsmittel sollten Ihnen zur Verfügung stehen:

1. Inventurunterlagen zum Jahresende inklusive Erfassungs- und Bewertungslisten:

   Die Vorräte an Waren sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe wurden zwar zum Ende des Wirtschaftsjahres (üblicherweise zum 31.12.) aufgenommen und bewertet. Die Verbuchung, Abstimmungen sowie Bewertungsabschläge und Wertaufholungen bleiben aber dem Jahresabschluss vorbehalten.

2. Anlageverzeichnis/Anlagebuchhaltung

   Sofern im laufenden Jahr das Verzeichnis nicht fortgeführt wurde, hat dies im Rahmen des Jahresabschlusses zu erfolgen. Eine eigenständige Anlagebuchhaltung sollte jedoch zusammen mit der Finanzbuchhaltung unterjährig abgestimmt sein oder werden. Dies erspart aufwendige Zusatzarbeiten am Jahresende.

1.3 Nötige Umbuchungen von Abschlussbuchungen trennen

Eine abgestimmte Buchführung ist die Grundvoraussetzung für jeden Jahresabschluss. Wenn parallel mit den nötigen Umbuchungen sämtliche Abschlussbuchungen vorgenommen werden, geht unter Umständen der Überblick verloren. Die getane (Jahresabschluss-) Arbeit lässt sich dann möglicherweise nicht mehr sauber nachvollziehen.

Gerade das Abstimmen der Buchführung erfordert an der einen und anderen Stelle eine – unter Umständen – kreative Improvisation. Fokus sind die typischen und leider auch untypischen Fehler in der Buchführung. Letztere dürfte es – eigentlich – gar nicht geben.

Einige (w...