3.1 Stufe 1: Ermittlung sämtlicher Preisparameter
Bevor mit der Entwicklung des Tools begonnen werden konnte, war es notwendig, sämtliche für den Preis relevanten Parameter zusammenzutragen. – angefangen bei der Ermittlung der Produktionsmaschinen, deren Stundensätzen und den Einsatzmöglichkeiten bzw. -grenzen, der Mannkosten pro Abteilung, aller Materialien deren Einheiten und Stückpreise etc.
Hierfür sollte genug Zeit eingeplant werden, da diese Arbeit die Voraussetzung für eine exakte Preisberechnung ist. Auch müssen viele Standards festgelegt werden. Denn ohne Standards ist keine Berechnung mit Hilfe eines Tools möglich.
Festlegung von Standards
In dieser Phase ist es wichtig, eng mit den unterschiedlichen Produktionsabteilungen zusammenzuarbeiten und Parameter, wie den Verbrauch von RHB-Stoffen, Fertigungszeiten und reine Personenarbeitszeiten festzulegen.
- Oftmals ist der Verbrauch von Materialien abhängig von der Produktgröße, sodass hier bereits bestimmte Berechnungsmethoden festgelegt werden können.
- Die Arbeitszeit ist in der Regel abhängig von der Fertigungstiefe sowie vom Komplexitätsgrad des Produktes. Auch hier können bereits Ansätze für die spätere Berechnung vorgemerkt werden.
Aktualisierung ohne großen Aufwand
Für eine reibungslose Automatisierung der Berechnungen müssen die zusammengesuchten und festgelegten Informationen ordentlich in Excel aufbereitet werden. Hierbei ist es sinnvoll darauf zu achten, dass einer Aktualisierung der RHB-Preise zu jedem Zeitpunkt ohne manuelles Eingreifen aus dem ERP-System möglich ist. Das kann dadurch sichergestellt werden, dass der Tabellenaufbau der Artikel in Excel dem aus der ERP-Systemumgebung entspricht.
Bei anderen Parametern wie z. B. den Maschinenstundensätzen sind regelmäßige Aktualisierungen in der Regel nicht nötig bzw. können per Hand durchgeführt werden. Das Gleiche gilt auch für die Arbeitskosten die normalerweise keinen Schwankungen ausgesetzt sind. Hierbei sollten jedoch die jährlichen Tarif- oder Inflationsanpassungen bedacht werden.
3.2 Stufe 2: Bau der Sheets
3.2.1 Kalkulationsblatt mit Entscheidungsfragen
Beispiel Kalkulationstool
Wie bereits erwähnt sind die Verkaufsartikel der KRD Gruppe in Produktgruppen untergliedert. Jede Produktgruppe, insgesamt fünf Stück, besitzt ein eigens entwickeltes Kalkulations-Tool. An dieser Stelle wird das Tool für die Berechnung von Bau-, Forst- und Landwirtschaftsmaschinen vorgestellt. Die Parameter sind für die Publikation verändert worden.
Intuitive Gestaltung
Eine zentrale Anforderung bei der Entwicklung war die Kalkulationsblätter für die späteren Nutzer so intuitiv wie nur möglich zu gestalten. Deshalb basieren die meisten Abfragefelder auf der Auswahl zwischen ja oder nein. Ausnahmen bilden die Fragen nach der Beschichtung, der Losgröße, der Maße, des Materialpreises und des Scheibentyps.
- Beschichtung: Es gibt zahlreiche Beschichtungsvarianten mit den unterschiedlichsten Eigenschaften, sowie die Möglichkeiten auf der ersten Seite einen anderen Lack wie auf der zweiten Seite einzutragen. Die Lacke können per Drop Down ausgewählt werden, wobei darauf geachtet wurde, die Lacke nach ihrer Verwendungshäufigkeit aufzulisten.
- Losgröße: Hier ist eine Drop Down Lösung nicht sinnvoll, weil die unterschiedlichsten Losgrößen vom Kunden angefragt werden.
- Maße: Auf den Maßen basieren die Verbräuche von RHB-Stoffen. Diese variieren stark, sodass diese aus den CAD-Zeichnungen der Kunden übernommen werden und manuell eingetragen werden.
- Materialpreis Substrat: Aufgrund der starken Preisschwankungen von Kunststoff wird der Preis manuell eingetragen. Die aktuellen Preise sind für den Nutzer im Intranet einzusehen und werden ständig vom Einkauf aktualisiert.
- Scheibentyp: Hier kann per Drop Down zwischen Heck-, Front-, Seite-/Kurbel-/Tür- und Dachscheibe ausgewählt werden. Von dieser Auswahl hängt die Komplexität der Fertigung und somit die Dauer der einzelnen Arbeitsvorgänge ab.
Zusätzlich gibt es ein Feld für Kommentare. Hier können beispielsweise Besonderheiten und die Angebotsnummer eingetragen werden, damit später eine eindeutige Zuordnung zu einem Auftrag erfolgen kann.
Anstelle der für die KRD Gruppe relevanten Fertigungsschritte wie bspw. CNC-Fräse oder Gravur können beliebig andere Schritte verwendet oder ergänzt werden. Genau darin liegt der Vorteil des Excel-Einsatzes.
Preisermittlung
Nach der Abfrage aller relevanten Informationen vom Nutzer berechnet Excel im zweiten Kasten den Mindestpreis, die Selbstkosten und den Verkaufspreis. Beim Mindestpreis handelt es sich um eine feste Vorgabe, die der Verkäufer keinesfalls unterschreiten darf. An dieser Stelle ist stets Rücksprache mit der Geschäftsführung zu halten. Beim Verkaufspreis handelt es sich um eine Preisempfehlung. Unter Umständen ist dieser an die aktuellen Marktgegebenheiten anzupassen. Der Bereich zwischen dem Mindestpreis und den Selbstkosten bildet den Bereich des Deckungsbeitrags.
Der kalkulierte Mindestpreis wird von Nutzer im Anschluss in die Artikelkarte des ERP-Systems übertragen.
Abb. 1: Kalkulationsblatt
3.2.2 Personenstundensätze
Um die Übersichtlichkeit auch für einen Dritten zu gewährleisten ist es si...