Kassenführung: Besonderheiten bei Apotheken / 1 Datenzugriffsrecht nach der Abgabenordnung

Wichtig

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Zertifikat

Seit 1.4.2021 dürfen nur noch Kassen mit sog. TSE-Zertifizierung verwendet werden. Auch eine Nachrüstung alter Kassen musste bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführt worden sein. Nicht nachrüstbare Kassen, welche nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, durften bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Weitere Voraussetzung war, dass diese Kassen die "Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen" (= Einzelspeicherung der Beträge, keine Verdichtungen). Mitteilungspflicht: Die Mitteilungspflicht, wonach TSE-Kassen beim Finanzamt (auf elektronischem Wege) angemeldet werden müssen^[1] warzunächstausgesetzt.^[2]

Das elektronische Mitteilungsverfahren per Programm "Mein ELSTER" und ERiC-Schnittstelle steht ab 1.1.2025 zur Verfügung. Bis zum 31.7.2025 sind alle vor diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden.^[3] Alle nach diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen derartigen Systeme sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.^[4] Binnen eines Monats ist darüber hinaus zu melden, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem außer Betrieb genommen wird (sofern die vorherige Inbetriebnahme gemeldet wurde).^[5]

Auch für die Daten der Apothekenkassen gilt das Recht der Finanzverwaltung auf Prüfung mittels Datenzugriff gem. § 147 Abs. 6 AO. Das trifft zumindest auf die Daten zu, die steuerlich relevant sind. Das Datenzugriffsrecht erstreckt sich jedoch nicht nur auf die reinen Finanzbuchhaltungsdaten, sondern insbesondere auf die Daten der vorgelagerten Systeme.

Bei den in der Praxis eingesetzten Systemen handelt es sich durchweg um PC-Kassensysteme, bei denen die Registrierkassendaten gleichzeitig mit den entsprechenden Daten der Warenwirtschaft verknüpft werden. Dabei werden alle Artikel, die in der Apotheke verkauft werden sollen, zunächst über den Barcode eingescannt und anschließend im Warenwirtschaftssystem erfasst. Beim späteren Verkauf dieser Artikel über die elektronische Registrierkasse wird automatisch ein Abgang vermerkt.

Datenzugriff der Finanzverwaltung auch auf die auf der Festplatte des PCs gespeicherten Daten

Nahezu alle Apotheken verwenden solche PC-Kassensysteme, ausgerüstet mit einer speziellen Apothekenkassensoftware. Alle Journaldaten werden regelmäßig auf der Festplatte des PCs abgelegt. Vergleichbar den Daten der Finanzbuchhaltung unterliegen auch diese Journaldaten dem digitalen Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.

Die für elektronische Registrierkassen ergangenen Vereinfachungs- und Sonderregelungen sind nicht auf PC-Kassen übertragbar.^[6] In diesem BMF-Schreiben wird ausdrücklich klargestellt, dass sowohl die Daten einer PC-Kasse als auch die Daten einer elektronischen Registrierkasse, aufbewahrt und digital zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Einschränkung, nach der diese Anforderungen nur für elektronische Registrierkassen gelten, die bauartbedingt auch in der Lage sind, Daten dauerhaft vorzuhalten, hat seit dem 1.1.2017 keine Bedeutung mehr. In der Praxis eingesetzte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen heutzutage alle Einzeldaten, die steuerlich von Bedeutung sind, zwingend vorhalten.

[1] § 146a Abs. 4 AO.

[2] BMF, Schreiben v. 18.8.2020, IV A 4 – S 0319/20/10002 :003.

[3] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[4] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[5] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[6] BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07.