Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Joachim Kuhni
Zusammenfassung
Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag.
§§ 238 ff. des Handelsgesetzbuchs (HGB)
§§ 140 ff. AO (insbes. §§ 146, 146a, 146b, 147 AO) und § 158 AO
Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu §§ 140 ff. und § 158
§ 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) i. V. m. § 63 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (GSchuMadiG) v. 22.12.2016 ("Kassengesetz")
BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften)
BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001 (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017 (KassenSichV – Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr) i. d. F. v. 30.7.2021
BMF, Schreiben v. 30.6.2020, III C 2 – S 7030/20/10009 :004 (Befristete Absenkung des allgemeinen und ermäßigten Umsatzsteuersatzes zum 1.7.2020)
BFH, Urteil v. 12.5.1966, IV 472/60
BFH, Beschluss v. 18.7.1985, V B 7/85 (nv)
BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02
BFH, Urteil v. 8.4.2008, VIII R 61/06
BFH, Urteil v. 24.6.2009, VIII R 80/06
BFH, Urteile v. 16.12.2014 , X R 47/13 (nv) und X R 29/13 (nv)
FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 20.1.2005, 4 K 2167/04
FG Baden-Württemberg, Urteil v. 16.11.2011, 4 K 4819/08
FG Sachsen-Anhalt, Beschluss v. 15.1.2013, 1 V 580/12
Hessisches FG, Urteil v. 24.4.2013, 4 K 422/12 (nachgehend BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 42/13)
FG Sachsen-Anhalt, Urteil v. 30.9.2015, 2 K 376/15 (Nichtzulassungsbeschwerde abgelehnt, BFH v. 29.2.2016, X B 194/15)
FG Münster, Urteil v. 28.6.2018, 6 K 1929/15 AO
1 Datenzugriffsrecht nach der Abgabenordnung
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Zertifikat
Seit 1.4.2021 dürfen nur noch Kassen mit sog. TSE-Zertifizierung verwendet werden. Auch eine Nachrüstung alter Kassen musste bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführt worden sein. Nicht nachrüstbare Kassen, welche nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, durften bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Weitere Voraussetzung war, dass diese Kassen die "Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen" (= Einzelspeicherung der Beträge, keine Verdichtungen). Mitteilungspflicht: Die Mitteilungspflicht, wonach TSE-Kassen beim Finanzamt (auf elektronischem Wege ggf. per Elster) angemeldet werden müssen bleibt weiterhin ausgesetzt.
Auch für die Daten der Apothekenkassen gilt das Recht der Finanzverwaltung auf Prüfung mittels Datenzugriff gem. § 147 Abs. 6 AO. Das trifft zumindest auf die Daten zu, die steuerlich relevant sind. Das Datenzugriffsrecht erstreckt sich jedoch nicht nur auf die reinen Finanzbuchhaltungsdaten, sondern insbesondere auf die Daten der vorgelagerten Systeme.
Bei den in der Praxis eingesetzten Systemen handelt es sich durchweg um PC-Kassensysteme, bei denen die Registrierkassendaten gleichzeitig mit den entsprechenden Daten der Warenwirtschaft verknüpft werden. Dabei werden alle Artikel, die in der Apotheke verkauft werden sollen, zunächst über den Barcode eingescannt und anschließend im Warenwirtschaftssystem erfasst. Beim späteren Verkauf dieser Artikel über die elektronische Registrierkasse wird automatisch ein Abgang vermerkt.
Datenzugriff der Finanzverwaltung auch auf die auf der Festplatte des PCs gespeicherten Daten
Nahezu alle Apotheken verwenden solche PC-Kassensysteme, ausgerüstet mit einer speziellen Apothekenkassensoftware. Alle Journaldaten werden regelmäßig auf der Festplatte des PCs abgelegt. Vergleichbar den Daten der Finanzbuchhaltung unterliegen auch diese Journaldaten dem digitalen Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.
Die für elektronische Registrierkassen ergangenen Vereinfachungs- und Sonderregelungen sind nicht auf PC-Kassen übertragbar. In diesem BMF-Schreiben wird ausdrücklich klargestellt, dass sowohl die Daten einer PC-Kasse als auch die Daten einer elektronischen Registrierkasse, aufbewahrt und digital zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Einschränkung, nach der diese Anforderungen nur für elektronische Registrierkassen gelten, die bauartbedingt auch in der Lage sind, Daten dauerhaft vorzuhalten, hat seit dem 1.1.2017 keine Bedeutung mehr. In der Praxis eingesetzte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen heutzutage alle Einzeldaten, die steuerlich von Bedeutung sind, zwingend vorhalten.
2 Kassen-Nachschau: Besonderes Verfahren zum Prüfen der Kassenführung
Keine Außenprüfung im Sinne der §§ 193 ff. AO, sondern ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Überprüfung der Kassenführung stellt die seit dem 1.1.2018 mögliche Kassen-Nachschau gem. § 146b AO dar. Die Vorschrift ist Bestandteil des neuen "Kassengesetzes 2016". Sie wird...