Mit dem Kassengesetz 2016
[1] wurde auch die Einzelaufzeichnungspflicht neu geregelt. In § 146 Abs. 1 Satz 1 AO wurde das Wort einzeln hinzugefügt. Im neu eingefügten Satz 3 wird die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn Waren bar an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden. Der Begriff "Waren" ist großzügig auszulegen. Analog zu den Warenverkäufen durften im Sinne der allgemeinen Rechtsauffassung in der Vergangenheit auch andere (Dienst-) Leistungen geringen Umfangs hierunter verstanden werden.
Die Finanzverwaltung[2] hat auch klargestellt, ob und welche Dienstleistungsunternehmen aus Zumutbarkeitsgründen von der Verpflichtung ausgenommen werden. Das Bedürfnis, von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit zu sein, besteht auch dann, wenn eine Vielzahl von Dienstleistungen an nicht bekannte Personen erbracht wird und das Unternehmen vom Gepräge des Geschäftsablaufs mit dem eines Händlers vergleichbar ist. Das trifft nicht nur auf Betriebe im Gastronomiegewerbe, sondern auch auf Friseurbetriebe, Kosmetikstudios u. a. mit überwiegend Laufkundschaft, Textilreinigungen, Schuhmacher und Schausteller zu.
4.1 Zumutbarkeitsüberlegungen bei Dienstleistungsbetrieben
Mit der Frage, ob und inwieweit die Ausnahmeregelung nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO auch auf Dienstleistungen übertragbar sind, beschäftigt sich der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146 AO. Gemäß Tz 2.2.6 ist für eine Ausnahmeregelung Voraussetzung, dass Dienstleistungen an eine Vielzahl unbekannter Kunden gegen Barzahlung erbracht werden. Der Geschäftsbetrieb muss auch auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet sein. Außerdem muss sich der jeweilige Kundenkontakt des Dienstleisters oder seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränken. Erstreckt sich der Kundenkontakt jedoch in etwa auf die Dauer der Dienstleistung und kann der Kunde üblicherweise individuell Einfluss auf die Ausübung der Dienstleistung nehmen, so sind Einzelaufzeichnungen zu führen.
Kompliziert und nicht unbedingt verständlich formuliert, bedeutet dies unterm Strich sinngemäß: Dem Gastwirt sind Einzelaufzeichnungen nicht zuzumuten, wenn er eine offene Ladenkasse verwendet, der Friseur z. B. dagegen muss welche führen.
4.2 Gaststätten mit elektronischem Aufzeichnungssystem
Alle diese Zumutbarkeitsüberlegungen sind aber nur dann anzustellen, wenn kein elektronisches Kassensystem, sondern eine offene Ladenkasse eingesetzt wird. Wer eine elektronische Registrierkasse einsetzt, ist immer einzelaufzeichnungspflichtig. Die Einzelaufzeichnungen sind grundsätzlich auch zumutbar, weil die Registrierkasse alle eingetippten Geschäftsvorfälle einzeln im System vorhält.
4.3 Gaststätten mit Beherbergung oder Catering-Service
Betreibt ein Unternehmer neben seinem Restaurant zusätzlich einen Beherbergungsbetrieb oder einen Catering-Service, so kann er sich für diese Umsätze nicht auf die Unzumutbarkeitsüberlegungen berufen. Solche Dienstleistungen sind vom Gepräge des Geschäftsablaufs her nicht mit dem eines Händlers vergleichbar. Einzelaufzeichnungen sind auch dann zumutbar, wenn eine offene Ladenkasse eingesetzt werden sollte.
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