Kassenführung: Besonderheiten bei Taxibetrieben / 5 Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

5.1 Einzelaufzeichnungspflicht: Laut Gesetzgeber grundsätzlich zumutbar

Taxibetriebe müssen ihre Einnahmen einzeln aufzeichnen. Das gilt auch für die Barumsätze. Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung ergibt sich aus § 146 Abs. 1 AO und § 22 UStG i. V. m. §§ 63 ff. UStDV (vgl. aber auch § 1 KassenSichV).^[1] Die sofortige Bezahlung einer Leistung steht der Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung nicht entgegen.

Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016^[2] und der erläuternden technischen Rechtsverordnung (KassenSichV)^[3] gehörten Taxameter und Wegstreckenzähler bis zum 31.12.2023noch nicht zu den in § 146a Abs. 1 AO genannten elektronischen Aufzeichnungssystemen. Auch wenn danach die ab 2020 geforderte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nicht für Taxameter und Wegstreckenzähler galt, ergab sich die Einzelaufzeichnungspflicht aus den genannten gesetzlichen Regelungen der Abgabenordnung und des Umsatzsteuergesetzes. Einzelaufzeichnungen sind auch zumutbar. Eine Ausnahmeregelung, die aus Unzumutbarkeitsgründen von vielen Einzelhändlern in Anspruch genommen werden kann, gibt es im Taxigewerbe nicht. Der Gesetzgeber unterstellt, dass Einzelaufzeichnungen bei Taxibetrieben grundsätzlich zumutbar sind. Die Situation von Taxiunternehmen ist nicht mit der von Einzelhändlern vergleichbar. Alle neueren Modelle von Taxametern und Wegstreckenzählern leisten dies ohnehin, d. h. Einzelaufzeichnungen sind bereits im System vorhanden.

Die unmittelbar nach der erbrachten Leistung erhaltene Barzahlung des Kunden rechtfertigt es nach Auffassung des BFH nicht, die Umsätze nicht einzeln aufzuzeichnen.^[4]

[1] Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017 i. d. F. v. 3.7.2021.

[2] Kassengesetz 2016, GSchuMadiG.

[3] Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017 i. d. F. bis 2.7.2021.

[4] Vgl. BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02.

5.2 Erleichterungen

Als Mindestanforderung genügt die Aufbewahrung der Schichtzettel, mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen. Nach Auffassung des BFH wird damit den branchenspezifischen Besonderheiten des Gewerbes ausreichend Rechnung getragen.^[1]

Die im Sinne dieses Urteils auf den Schichtzetteln vorgenommenen Eintragungen werden im BMF-Schreiben^[2] zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften einzeln genannt:

1. Name und Vorname des Fahrers,
2. Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn und -ende),
3. Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter,
4. Anzahl der Touren laut Taxameter,
5. Summe der Einnahmen laut Taxameter,
6. Kilometerstand laut Tacho (Schichtbeginn und -ende),
7. Einnahmen für Fahrten ohne Taxameter,
8. Zahlungsart (bar, EC-Cash, Kreditkarte usw.),
9. Summe der Gesamteinnahmen,
10. Angaben über Lohnabzüge (angestellte Fahrer),
11. Angabe von sonstigen Abzügen (Verrechnungsfahrten),
12. Summe der verbleibenden Resteinnahmen,
13. Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge,
14. Kennzeichen des Taxis.

Die Anforderungen gelten auch für Unternehmen ohne Fremdpersonal (Selbstfahrer).

[1] BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02.

[2] BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV B 3 – S 1301 – NDL/0 – 04.

5.3 Digitale Aufzeichnungen

Das BMF-Schreiben v. 26.11.2010^[1] weist ausdrücklich darauf hin, dass alle Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen, die in diesem Schreiben genannt sind, auch für die mithilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen gelten. Die Ausführungen im Schreiben gelten zumindest insoweit, wie die digitalen Unterlagen Grundlage für die i. S. d. BFH vorzunehmenden Eintragungen auf den Schichtzetteln sind.^[2]

Soweit die komplette Speicherung der steuerlich relevanten Daten im Taxameter selbst nicht möglich ist, müssen diese in unveränderbarer und maschinell auswertbarer Form auf einem externen Datenträger gesichert werden.

Eine Verdichtung der Daten oder die ausschließliche Speicherung von Endsummen ist ebenso unzulässig wie das Vorhalten der Daten in lediglich ausgedruckter Form.

[1] BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV B 3 – S 1301 – NDL/0 – 04..

[2] BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02.

5.4 Änderung der KassenSichV hinsichtlich Taxametern und Wegstreckenzählern

Aufgrund einer Änderung der KassenSichV^[1] ergaben sich geänderte Regelungen für EU-Taxameter und auch Wegstreckenzähler. Die entsprechenden Unternehmen sollten sonstigen bargeldintensiven Unternehmen mit elektronischen Aufzeichnungssystemen gleichgestellt werden.

Die Änderung der KassenSichV fiel an sich relativ gering aus, hat jedoch in der Praxis für die betroffenen Betriebe größere Auswirkungen.

Zentral ist die Tatsache, dass nunauch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO zählen.^[2] Damit wurden sie elektronischen und computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen gleichgestellt. Dies bedeutet insbesondere, dass die Taxameter und Wegstreckenzähler auch über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen.

Die Vorgaben hinsichtlich der Dokumentation der Geschäftsvorfälle auf der TSE und hinsichtlich der zu erteilenden Belege für Taxameter und Wegstreckenzähler wurden auch in die Kassensicherungsverordnung aufgeno...