Besonderheiten bei Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Praxis-Hinweis:  Neuerungen aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung beim Aufbewahren und bei den Aufzeichnungspflichten für Taxi- und Mietwagenunternehmen

Auch Taxi und Mietwagenunternehmen sind nach allgemeinen steuerlichen Bestimmungen verpflichtet, Aufzeichnungen über die Geschäftsvorfälle zu führen und die entsprechenden Unterlagen aufzubewahren. Verschiedene branchenspezifische Besonderheiten sind zu beachten. Hierbei gab es in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von Neuerungen, die sich insbesondere daraus ergeben, dass auch in diesen Branchen die Digitalisierung weit vorangeschritten ist. Insofern war eine umfassende Überarbeitung des zentralen BMF-Schreibens ( BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 - S 0316-a/21/10006:008) dringend angezeigt. Zuvor war ein Schreiben aus dem Jahr 2010 maßgeblich [BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/0810004-07 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften)]. Taxi- und Mietwagenunternehmer sollten das neue BMF-Schreiben unbedingt kennen und beachten.

Hintergrund

Nach § 158 Abs. 1 AO kann bei einer Buchführung und anderen Aufzeichnungen, die den gesetzlichen Vorgaben der AO entsprechen, grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass sie der Besteuerung zugrunde gelegt werden können. Dies gilt nach § 158 Abs. 2 AO nicht, wenn die Umstände des Einzelfalles gegen die Annahme der Richtigkeit sprechen oder die elektronischen Daten nicht über eine einheitliche digitale Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden (hierzu auch AEAO zu § 158 AO). Ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß droht eine Hinzuschätzung oder – in Fällen grober Verstöße gegen die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit – eine Vollschätzung. Das bedeutet, der Betriebsprüfer setzt die Umsätze höher an, als sie in der Buchführung aufgezeichnet waren. Das hat Steuernachzahlungen zur Folge. Was zu beachten ist, wenn das Unternehmen ein Taxi- oder Mietwagenunternehmen ist, stellt das BMF-Schreiben umfassend dar.

Wesentliche Inhalte des BMF-Schreibens

Die wesentlichen Inhalte des in den Einzelheiten teils recht detaillierten BMF-Schreibens lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• In Abschnitt I wird zunächst klargestellt, dass Taxameter und Wegstreckenzähler elektronische Aufzeichnungssysteme darstellen. Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gilt vollumfänglich. Jede Fahrt bzw. jeder Vorgang ist damit einzeln aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen durch ein Taxameter oder Wegstreckenzähler müssen zudem den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht werden. 
• Abschnitt II betrifft Taxiunternehmen. Hierbei sind mindestens die folgenden branchenüblichen Daten aufzuzeichnen:

Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag:

• Eindeutige Fahrerkennung
• Taxikennung
• Zählwerksdaten zu Beginn und Ende der Schicht
• Schichtdauer so weit das Taxi von einem Arbeitnehmer gefahren wird
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten

Einzeldaten pro Geschäftsvorfall:

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit)
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt)
• Zurückgelegte Strecke
• Fahrpreis
• Zuschlag
• Gesamtsumme, die in Rechnung gestellt wurde
• Umsatzsteuersatz
• Zahlungsart
• Trinkgelder, sofern diese steuerlich relevant sind

Diese Daten sind in elektronischer Form aufzuzeichnen, sofern das Taxameter hierzu in der Lage ist, ansonsten haben manuelle Ergänzungen zu erfolgen. Die Organisationsunterlagen sind ebenfalls aufzubewahren, gleiches gilt für eine Dokumentation zur Verwendung des jeweiligen Taxameters. Bestimmte Besonderheiten sind bei der Verwendung von EU-Taxametern zu beachten. Für Besonderheiten von EU-Taxameter sei auf Nr. 3 des Anwendungserlasses zu AO zu § 146a AO verwiesen.

• Abschnitt III stellt die Anforderungen an Mietwagenunternehmen dar. Diese haben zur Erfüllung der gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten mindestens die folgenden Daten aufzuzeichnen:

Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag:

• Eindeutige Fahrerkennung
• Mietwagenkennung
• Kilometerstand laut Tachometer
• Daten der Summierwerke arbeitstäglich
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten
• Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn und Schichtende) so weit ein Arbeitnehmer fährt

Einzeldaten pro Geschäftsvorfall:

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit)
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt)
• Zurückgelegte Strecke bei Tariffahrten
• Gesamtsumme, die in Rechnung gestellt wurde
• Umsatzsteuersatz
• Zahlungsart
• Trinkgelder, sofern diese steuerlich relevant sind

Ist der Wegstreckenzähler hierzu in der Lage, sind die Daten elektronisch aufzuzeichnen, Ergänzungen haben ansonsten manuell zu erfolgen. Wie bei Taxametern sind Organisationsunterlagen, Bedienungsanleitungen usw. aufzubewahren. Neue Wegstreckenzähler ab 1.7.2024 müssen bestimmte weitere Vorgaben des § 146a AO erfüllen.

• Abschnitt IV stellt klar, dass zu einer ausgestellten Rechnung ein Doppel aufzubewahren ist. Dies ergibt sich aus § 14b UStG. Dieses Doppel kann auch digital aufbewahrt werden, wenn das Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderten digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann. Die GoBD sind zu beachten.