Kassenführung: So machen Sie es richtig / 1.2 Gesetzliche Vorgabe für Kassenaufzeichnungen

Den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Buchführungen oder Aufzeichnungen setzen voraus, dass die Eintragungen in die Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen

• einzeln,
• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht und
• geordnet

vorgenommen werden.^[1]

Der Unternehmer ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels grundsätzlich frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell (sog. offene Ladenkasse) oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel – wie einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse – erfasst.

Erfolgt der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung kann auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden. Dies gilt jedoch nur für die sog. offene Ladenkasse.

Wird ein modernes PC-Kassensystem eingesetzt,

• das zum einen sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und
• zum anderen auch eine langfristige Aufbewahrung (Speicherung) der getätigten Einzelaufzeichnungen ermöglicht,

gilt diese Vereinfachungsregel nicht.

Die vom System erstellten Einzelaufzeichnungen sind "einzeln", d. h. in Originalform, aufzubewahren. Wird eine Verdichtung vorgenommen (z. B. Buchung der Tageseinnahmen in einer Summe) muss die gebuchte Summe aus den Einzelaufzeichnungen ableitbar sein.

[1] § 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 Satz 1 AO.

1.2.1 Kassenaufzeichnungen bei Buchführungspflicht

Buchführungspflichtige Unternehmer müssen Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch bzw. in Form von aneinander gereihten Kassenberichten erfassen.

1.2.2 Kassenaufzeichnungen bei Einnahmen-Überschussrechnung

Bei der Einnahmen-Überschussrechnung^[1] müssen die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Aufzeichnungen oder Belege nachgewiesen werden. Das gilt auch für Kassenbelege^[2]. Daher sind auch Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, verpflichtet,

• die ihrer Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren und
• deren vollständige Erfassung zu gewährleisten.

Die Einzelaufzeichnungspflicht (bei PC-Kassen) gilt auch für Einnahmen-Überschussrechner.

Bestände sind in der Einnahmen-Überschussrechnung grundsätzlich nicht zu erfassen. Dies gilt für Kasseneinnahmen jedoch nur eingeschränkt.

Wird die Kasse pc-gestützt geführt, müssen sämtliche Kassendaten (Einnahmen und Ausgaben) im digitalen Original aufbewahrt werden und einer digitalen Prüfung durch das Finanzamt standhalten. Bei Verprobungen durch das Finanzamt werden zwangsläufig Tagesendsummen gebildet. Können negative Salden (= rechnerische Kassenfehlbeträge, die Kasse weist einen negativen Bestand an Bargeld aus) nur mit einem unglaubwürdig hohen Kassenanfangsbestand vermieden werden, steht zu befürchten, dass das Finanzamt die Beweiskraft der Aufzeichnungen infrage stellt.

Im Falle der offenen Ladenkasse muss ein ordentlicher Kassenbericht erstellt werden.

Im täglichen Kassenbericht müssen der Tagesanfangsbestand, der Endbestand, Einlagen und Entnahmen sowie bar verauslagte Betriebsausgaben ersichtlich sein. Es ist nicht ausreichend, die Kassenbelege nur zu sammeln und sie dem Steuerberater zu übergeben, der die Zahlen dann zeitlich später aufzeichnet. Vielmehr muss der Unternehmer selbst täglich einen Kassenbericht erstellen.

Die im eigenen Interesse liegende Aufbewahrung aller Belege ist im Regelfall notwendige Voraussetzung dafür, dass nicht nur die geltend gemachten Betriebsausgaben als durch den Betrieb veranlasst angesehen werden, sondern auch die Betriebseinnahmen als vollständig erfasst angesehen werden.^[3]

[1] § 4 Abs. 3 EStG.

[2] BFH, Urteil vom 15.4.1999, IV R 68/98.

[3] OFD Nordrhein-Westfalen, Vfg. v. 28.7.2015, S 0316 – 2015/0006 – St 432a.

1.2.3 Nachholung von Buchungen

Können Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am gleichen Tag gebucht werden, kann dies auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden. Dann muss aber aus den Buchungsunterlagen (z. B. aus Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen) sicher hervorgehen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat.

Praxis-Beispiel

Kasseneinnahmen von Filialen

Die Kasseneinnahmen einer Filiale werden durch einen Fahrer nach Geschäftsabschluss abgeholt, am folgenden Tag abgeliefert und können erst dann gebucht werden.^[1]

[1] BFH, Urteil v. 31.7.1974, I R 216/72.