Kassenführung: So machen Sie es richtig / 1.3 Einzelaufzeichnung: Grundsatz, Branchenbesonderheiten und Ausnahmen

1.3.1 Grundsatz der Einzelaufzeichnung

Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen:

• der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel
• der endgültige Einzelverkaufspreis
• der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis 250 EUR: Gesamtentgelt und Steuersatz),
• eine ggf. vereinbarte Preisminderung
• die Zahlungsart
• das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie
• die verkaufte Menge bzw. Anzahl.

Die Grundaufzeichnungen müssen grundsätzlich einzeln erfolgen. Für Zwecke der Buchung, können Werte nach Warengruppen oder Dienstleistungsgruppen zusammengefasst werden. Dies hilft beim Sparen von Buchungsgebühren.

Kundendaten, die nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden, müssen nicht aufgezeichnet werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen (s. u. Berufsgeheimnisträger).

Wichtig

Berufsgeheimnisträger

Ärzte, Rechtsanwälte etc. müssen ihre aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Unterlagen (Daten) keine gesetzlich geschützten Bereiche der Patienten oder Mandanten etc. tangiert werden.

1.3.2 Branchenbesonderheiten für die Aufzeichnung von Einnahmen

In den folgenden Branchen sind die Einnahmen in jedem Fall einzeln aufzuzeichnen:

Hotel- und Beherbergungsgewerbe

Hier kommt es wegen der Meldepflicht gerade darauf an, dass die Gäste identifiziert werden können.

Autoreparaturwerkstätten

Garantie- und Nachbesserungspflichten erfordern, dass die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kunden erfasst werden müssen.

Restaurants und Gaststätten

Hier sind die Vertragspartner für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen namentlich bekannt und die Einzelaufzeichnungen sind daher zumutbar. Häufig werden die entsprechenden Daten in sog. Reservierungsbüchern erfasst.

Freiberufler und Handwerker

Hier sind die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt.

Taxigewerbe

Im Taxigewerbe ist es z. B. erforderlich, dass die Bareinnahmen für die einzelnen Fahrten aufgezeichnet werden. Außerdem sind die Schichtzettel der Taxifahrer aufzubewahren. Werden die Schichtzettel aufbewahrt, genügt das zusammen mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen, den sich aus der Einzelaufzeichnungspflicht ergebenden Mindestanforderungen nachzukommen.^[1]

Durch die Aufbewahrung der Schichtzettel wird aber nur der Einzelaufzeichnungspflicht genügt. Die Aufzeichnung der Tageseinnahmen wird durch die Aufbewahrung allein nicht ersetzt. Hierfür verbleibt es bei der Verpflichtung aus § 22 UStG. D.h. die für die Beförderungsleistung vereinbarten Entgelte müssen getrennt nach Steuersätzen aufgezeichnet werden.

Wichtig

Kassensicherungsverordnung

Taxameter warenvon den verschärften Regelungen der Kassensicherungsverordnung bis 31.12.2023 ausgenommen.^[2] Grundsätzlich fallen seit1.1.2024 auch die Taxameter unter die Regelungen der Kassensicherungsverordnung.^[3]

[1] BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02; FG Hamburg, Urteil v. 11.11.2014, 6 K 206/11.

[2] § 1 KassenSichV.

[3] § 1 Nr. 5 KassenSichV i. d. F. v. 30.7.2021.

1.3.3 Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung

Offene Ladenkasse

Wird in einem bargeldintensiven Betrieb eine offene Ladenkasse verwendet (Einzelhandel) und werden Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, wird auf die Pflicht für Einzelaufzeichnungen verzichtet.

Dies gilt mit Einschränkungen auch bei Dienstleistungen:

Ist der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt, kann auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden.

Entspricht der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung (z. B. beim Friseur) und kann der Kunde auf die Dienstleistung individuell Einfluss nehmen, sind auch bei einer offenen Ladenkasse Einzelaufzeichnungen Pflicht.

Verwendung von PC-Kassen

Verwendet der Unternehmer zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe ein PC-Kassensystem, gibt es keine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht.

1.3.4 Bargeschäfte über 10.000 EUR

Werden Barzahlungen von mehr als 10.000 EUR für Güter geleistet, muss in jedem Fall die Identität des Geschäftspartners festgehalten werden. Die Vereinfachungsregel gilt hier nicht mehr.

^[1]

[1] § 2 Nr. 16 und § 10 Abs. 6 G Geldwäschegesetz (GwG).