Kassenführung: So machen Sie es richtig / 2 Wie Kasseneinnahmen und -ausgaben erfasst werden können

2.1 Erfassung der Bargeschäfte bei sog. "offenen Ladenkassen"

Ermittlung der Tageseinnahmen bei "offenen Ladenkassen" per Kassenbericht

Von einer sog. "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern der Ablauf wie folgt aussieht:

• Das von den Kunden eingenommene Bargeld wird in die Kasse eingelegt.
• Das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden herausgegeben.
• Nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt.

Achtung

Ermittlung des Tagesumsatzes bei einer "offenen Ladenkasse": Durchzählen

Wird das Bargeld nach Geschäftsschluss gezählt, entspricht die so ermittelte Summe regelmäßig nicht den Tageseinnahmen, denn vor Eröffnung des Geschäfts befand sich im Regelfall noch der Barbestand des Vortags in der Kasse. Dieser Betrag muss daher von der Endsumme abgezogen werden, um zu ermitteln, welcher Umsatz am Tag getätigt wurde. Außerdem sind im Laufe des Tages u. U. Betriebsausgaben in bar erfolgt, z. B. Portoausgaben, Nachnahmezahlungen bei Paketablieferungen, Spesen für Geschäftsreisen usw. Diese Beträge haben die Tageseinnahmen gemindert und sind daher dem Kassentagesendbestand hinzuzurechnen. Werden Beträge der Kasse für private Zwecke entnommen oder Barmittel aus dem privaten Bereich der Kasse zugeführt, muss der Endbestand um diese Privatentnahmen erhöht und um die Privateinlagen gemindert werden, um die insgesamt im Laufe des Tages erzielten Tageseinnahmen (Tagesumsatz oder sog. "Tageslosung") richtig zu ermitteln. Genauso ist mit Bankein- bzw. -auszahlungen zu verfahren. Die gesamten Tageseinnahmen ergeben sich daher nach folgendem Berechnungsschema:

	Endbestand (durch Zählen ermittelt)
-	Barbestand zu Beginn des Tages
+	Betriebsausgaben in bar
+	Einzahlungen eines Filialbetriebs an die Hauptkasse
+	Einzahlungen auf das betriebliche Bankkonto
-	Abhebungen vom betrieblichen Bankkonto
+	Private Barentnahmen
-	Private Bareinlagen
=	Tageskasseneinnahmen

Tab. 1: Grundsätzliches Ermittlungsschema Tageskassenumsatz

Was bei Filialen zu beachten ist

Für jede Filiale ist ein separater Kassenbericht zu erstellen.

2.2 Unzulässigkeit von Registrierkassen ohne unveränderbaren Speicher

Die Verwendung von Registrierkassen ohne unveränderbaren Speicher ist seit 2017 nicht mehr zulässig. Der Nachweis einer ordnungsgemäßen Kassenführung nur durch die Vorlage von Z-Bons ist nicht mehr möglich.

Praxis-Tipp

Wechsel von der elektronischen zur "offenen" Ladenkasse

Grundsätzlich besteht keine Pflicht zur elektronischen Erfassung von Kassenvorgängen. Damit ist ein Übergang von der elektronischen Kasse zur "offenen Ladenkasse" jederzeit möglich.

2.3 PC-Kassensysteme mit unveränderbarer Speicherung

Seit 2017 sind nur noch PC-Kassen mit unveränderbarer Speicherung der einmal eingegebenen Daten zulässig. Die erfassten Eingaben sind über Jahre hinweg, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist^[1] im Speicher zu belassen.

[1] § 147 Abs. 1 AO.

2.4 Mehrere Kassen

2.4.1 Filialen mit separater Kassenführung

Werden z. B. in Filialen jeweils separate Kassen geführt, so ist für jede dieser Kassen eine Bestandsrechnung zu erstellen. Dabei sind Abführungen der Nebenkassen an die Hauptkasse als solche zu kennzeichnen. Selbstverständlich müssen die Aufzeichnungen wechselseitig (Nebenkasse Abgang <> Hauptkasse Zugang) dabei übereinstimmen.

2.4.2 Verwendung verschiedener Kassensysteme

Werden ein oder mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, sind diese grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse zu verwenden.

Jede einzelne Kasse ist für sich abzustimmen (s. o.).

Achtung

"Offene Ladenkasse" und PC-Kassensystem

Die gleichzeitige Verwendung einer "offenen Ladenkasse" und eines PC-Kassensystems ist grundsätzlich nicht möglich.

Nur für räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbare Bereiche können beide Systeme nebeneinander verwendet werden (z. B. Ladengeschäft mit PC-Kasse und Marktstand mit "offener Ladenkasse").

Achtung

Wiegesysteme

Auch Waagen gelten als Kassensysteme. Waagen ohne Registrierfunktion gelten als "offene Kasse" und können neben einer "offenen Ladenkasse" verwendet werden. Erfüllt die Waage die Voraussetzung einer elektronischen Registrierkasse (= mit Speicher), ist die Verwendung einer "offenen Ladenkasse" unzulässig.