Kassenführung: So machen Sie es richtig / 5 Elektronische Kassensysteme: Anforderungen an die Kassensysteme und welche Systeme es gibt

5.1 Anforderungen

Die Vorschriften für elektronische Kassen sind in § 146a AO und in der sog. Kassensicherungsverordnung^[1] geregelt.

Werden Kassenvorgänge in irgendeiner Weise elektronisch erfasst oder verarbeitet, gelten seit dem 1.4.2021 nachfolgende Regelungen:

[1] Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017 (KassenSichV) i. d. F. 30.7.2021.

5.1.1 Anforderungen an TSE-Kassen

Es dürfen nur noch sog. TSE-Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verwendet werden. Die TSE muss aus einem

• Sicherheitsmodul (eingebaut oder auf USB-Stick)
• einem Speichermedium (eingebaute Festplatte, Cloud, ...) und
• einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (genormte Software zum Auslesen)

bestehen.

Lediglich Kassen, die

• die Standards vom 26.11.2010 erfüllen ("elektronische Speicherkassen"),
• nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 vom Steuerpflichtigen angeschafft worden und
• nicht aufrüstbar sind,

durften noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden^[1].

[1] Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO.

5.1.2 Bonpflicht: Das Finanzamt kann die Befreiung von der Belegausgabepflicht widerrufen

Wer eine elektronische Kasse benutzt, muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang dem Kunden einen "Beleg über den Geschäftsvorfall" (= Bon) ausstellen.

Lediglich beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen^[1] den Unternehmer von einer Belegausgabepflicht befreien.

Achtung

Widerruf des Finanzamts möglich

Das Finanzamt kann diese Befreiung von der Bonpflicht widerrufen.

Der Beleg kann in

• Papierform oder
• - sofern der Kunde zustimmt – elektronisch

bereitgestellt werden. Elektronische Belege müssen in einem Standardformat (z. B. PDF) erstellt werden. Die "Übergabe" kann mittels E-Mail, QR-Code, Freigabelink (Cloud) etc. erfolgen.

Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen. Verzichtet der Kunde auf den Beleg, kann dieser vernichtet werden. Wichtig ist jedoch, dass der Beleg dem Kunden zumindest zur Annahme angeboten wird.

Der Beleg muss folgende Angaben enthalten^[2]:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie der Vorgangsbeendigung,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. die Transaktionsnummer,
5. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
6. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Bei Papierbelegen können o. g. Angaben zusätzlich in einem QR-Code geschrieben werden. Eine Pflicht zur Erstellung eines QR-Codes besteht jedoch nicht.

Hinweis

Kein Bußgeld, wenn kein Beleg ausgegeben wird

Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt, kann jedoch als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung gewertet werden.

^[3]

[1] § 148 AO.

[2] § 6 KassenSichV.

[3] FAQ zum Kassengesetz vom 18.2.2020 (BMF)

5.1.3 Meldepflicht: Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden

Grundsätzlich müssen die elektronischen Kassen beim Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Ebenso muss eine Außerbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden. In der Meldung sind folgende Angaben zu machen:

1. Name des Steuerpflichtigen,
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Diese Mitteilungspflicht war zunächstbis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit zum Finanzamt ausgesetzt.^[1] Das elektronische Mitteilungsverfahren per Programm "Mein ELSTER" und ERiC-Schnittstelle steht ab 1.1.2025 zur Verfügung. Bis zum 31.7.2025 sind alle vor diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden.^[2] Alle nach diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen derartigen Systeme sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.^[3] Binnen eines Monats ist darüber hinaus zu melden, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem außer Betrieb genommen wird (sofern die vorherige Inbetriebnahme gemeldet wurde).^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 6.11.2019, IV A 4 – S 0319/19/10002 :001.

[2] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[3] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[4] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

5.2 Sonderfälle: Was als elektronische Kasse gilt und welche Systeme es gibt

5.2.1 Definition einer Kasse i. S. d. Kassensicherungsverordnung

Als elektronische Kassen gelten alle Systeme, die mit der Erfassung von Bareinnahmen ursächlich zusammengehören (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen). Dazu gehören auch Verbundwaagen, welche die Einzelposten (z. B. in einer Metzgerei Art, Menge, Preis) an ein Kassensystem melden und somit Teil des elekt...