Kassenführung: So machen Sie es richtig / 5.2 Sonderfälle: Was als elektronische Kasse gilt und welche Systeme es gibt

5.2.1 Definition einer Kasse i. S. d. Kassensicherungsverordnung

Als elektronische Kassen gelten alle Systeme, die mit der Erfassung von Bareinnahmen ursächlich zusammengehören (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen). Dazu gehören auch Verbundwaagen, welche die Einzelposten (z. B. in einer Metzgerei Art, Menge, Preis) an ein Kassensystem melden und somit Teil des elektronischen Kassen- und Abrechnungssystems sind.

Nicht als elektronische Kassensysteme gelten^[1]

• Fahrscheinautomaten,
• Fahrscheindrucker,
• elektronische Buchhaltungsprogramme,
• Waren- und Dienstleistungsautomaten,
• Geldautomaten,
• Taxameter und Wegstreckenzähler (grds. bis 31.12.2023),
• Geld- und Warenspielgeräte,
• Kassen- und Parkscheinautomaten,
• Ladepunkte für E-Fahrzeuge.

Hier ist keine TSE erforderlich.

Warenwirtschaftssysteme, Reservierungssysteme, Fakturierungssysteme

Grundsätzlich zählen Warenwirtschaftssysteme oder Reservierungssysteme (z. B. bei Hotels und Touristikunternehmen) nicht zu den TSE-pflichtigen Systemen. Grund ist, dass sie "nur" für Bestandsverwaltung und Auftragsverwaltung eingesetzt werden. Sind diese Systeme jedoch in ein Barzahlungssystem eingebunden, fällt der entsprechende Teil unter die TSE-Pflicht. Können mit den Systemen ausschließlich bargeldlose Zahlungen abgewickelt werden, müssen sie nicht mit einer TSE gesichert werden.

Wichtig

Aufbewahrungspflicht

Auch wenn die o. g. Systeme nicht als elektronische Kassensysteme gelten und damit nicht TSE-pflichtig sind, handelt es sich bei den in diesen Systemen gespeicherten Daten i. d. R. um steuerlich relevante Daten. Aus diesem Grund unterliegen diese Daten der Aufbewahrungspflicht gem. § 147 AO.

Wird dieser Pflicht nicht nachgekommen, drohen ernste steuerliche Konsequenzen ^[2].

[1] § 1 Satz 2 KassenSichV.

[2] S. Abschnitt 3.3; Abschnitt 4

5.2.2 Kassen-Verbundsysteme

Offene Ladenkassen und elektronische Kassen dürfen grds. nicht nebeneinander betrieben werden. Lediglich räumlich getrennt sind beide Systeme in einem Betrieb möglich. Beispielsweise, wenn im Ladengeschäft eine elektronische Kasse und am Marktstand eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Nicht aufrüstbare "Altkassen" durften als "Stand-alone" bis Ende 2022 neben elektronischen Kassen betrieben werden.^[1] Die Einbindung in ein Verbundsystem ist nicht zulässig.

Wechselnde Kassenschubladen gelten für sich alleine nicht als Kassensystem und müssen nicht separat TSE-gesichert werden. Der Wechsel gilt auch nicht als Tagesabschluss. TSE-pflichtig ist das eigentliche Kassensystem. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Kassensturzfähigkeit gewährleistet ist. Dazu sollten die einzelnen Schubladen in der Software des Kassensystems separat registriert sein (Feld: Schubladennummer) und beim Auslesen der Kasse als einzelne Posten erscheinen. Diese Verwaltung der Schubladen sollte in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Beim Shop-in-Shop-System werden in einen Supermarkt z. B. Wurstwaren eines dritten unabhängigen Metzgers von diesem verkauft. Hier muss u. a. die Einzelaufzeichnung (Wurst 1, Wurst 2, Fleisch X, ... ) im TSE-System gewährleistet sein.

Wird der "Warenkorb" bereits an der Metzgereitheke erfasst, ein Bon (z. B. mit Strichcode) erstellt und erfolgt nur die Zahlung an der Supermarktkasse müssen beide Systeme TSE-gesichert sein.

Erfolgt die Erfassung des Warenkorbs mit einem gesonderten System (z. B. via durch Metzgerei erstellte ScanCodes auf der Umverpackung) und wird die eigentliche Bonierung (Ausdruck von Art, Menge und Preis) der einzelnen Wurstwaren an der Supermarktkasse vorgenommen, ist nur für die Supermarktkasse eine TSE-Einbindung erforderlich.

[1] Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO.

5.2.3 Gemietete und geleaste Kassen(-systeme)

Die Personalisierung bzw. Zuordnung einer Kasse bzw. eines Kassensystems erfolgt über die Meldung an das Finanzamt. Damit können auch gemietete oder geleaste Kassen eingesetzt werden. Die Meldung ist dann durch den jeweiligen Mieter bzw. Leasingnehmer zu erstellen.^[1]

BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009 (Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO).

[1] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

5.2.4 TSE-Module

Im Verbund können auch mehrere Kassen an eine TSE angebunden werden.

Bei Ausfall einer TSE müssen die Umsätze manuell erfasst und später nachgebucht werden. Es kann aber auch auf eine zweite "Vorrats-TSE" zurückgegriffen werden.

Auch gebrauchte TSE-Module können weitergegeben oder von anderen Personen verwendet werden. Voraussetzung dazu ist die Ab- und Neuanmeldung beim zuständigen Finanzamt und die Dokumentation des Transaktionszähler- und Signaturzählerstands.