Kennzahlen richtig nutzen: Mit dem ZAK-Prinzip das TUN u ... / 3.1 Mindestanforderungen für Berichte

Berichte bauen auf Plänen auf

Berichte erfüllen keinen Selbstzweck. Dennoch werden noch zu viele Berichte nicht auf die Intentionen der Berichtsempfänger abgestimmt werden. Dabei sollten sie einigen Mindestanforderungen genügen:

• Die Struktur der Berichte sollte der Struktur der Planung entsprechen. Bei statistischen Kennzahlen bilden die Pläne den Vergleichsmaßstab. Bei Finanzkennzahlen sind es die Erwartungswerte, die auf Plänen beruhen und deren Einhaltung von den Finanzmarktakteuren beobachtet wird. Bei Führungskennzahlen sind es die Ziele, die mithilfe von Plänen umgesetzt werden sollen.
• Die Struktur der Planung sollte der Struktur der Verantwortung entsprechen. Kennzahlen, Erwartungswerte und Ziele ergeben keinen Sinn, wenn niemand für deren Erfüllung Verantwortung übernimmt. Das ist die Kernaufgabe des Budgets: Den Plänen namentliche Verantwortung und konkrete Spielräume für die Verantwortlichen zuzuordnen. Deshalb spiegeln die Budgets auch die Vertrauenskultur eines Unternehmens wider – unabhängig von allen Sonntagsreden zu dieser Frage. Der Grad der Budget-Detaillierung ist ein unmittelbarer Indikator für den Grad des Misstrauens in die eigenständige Wahrnehmung von Verantwortung der Führungskräfte.

• Die Struktur der Verantwortung sollte die Struktur der Kennzahlen bestimmen. Denn es geht immer um Entscheidungsfindung:

  • Ob es die Ableitung von Maßnahmen aus einem Leistungsvergleich ist (statistischen Kennzahlen),
  • oder die Konsequenzen für das weitere Investment der Akteure am Kapitalmarkt (Finanzkennzahlen),
  • oder Schlussfolgerungen für die Unternehmenssteuerung (Führungskennzahlen).

Die Kennzahlen, ihre Struktur und ihre Aussagekraft müssen den Intentionen des Berichtsempfängers dienen. Anderenfalls sind sie eher hinderlich und werden im besten Falle ignoriert. Aber selbst dann führen sie zur Verschwendung von Geld und Zeit. An diesem Punkt können wohl sehr viele Unternehmen ihr Controlling deutlich effizienter gestalten.