Kennzahlenbasiertes HR-Controlling im Krankenhaus / 2.2 Personalbeschaffung

Qualifizierte Bewerber nicht verlieren

Laut dem Deutschen Krankenhausinstitut hatten 2011 rund drei Viertel der Krankenhäuser Probleme, offene Stellen im ärztlichen Dienst zu besetzen. Mehr als ein Drittel der Kliniken klagte über Stellenbesetzungsprobleme im Pflegebereich^[1]. Keine Klinik kann es sich erlauben, geeignete Bewerber durch überlange Prozesslaufzeiten an Wettbewerber zu verlieren. Daher sollten Informationen über die Dauer der Teilprozesse erfasst werden, um einen etwaigen Handlungsbedarf erkennen zu können. Im Wesentlichen wird die Prozessdauer bestimmt durch

• die Bearbeitungsdauer der Bewerbung durch die Personalabteilung,
• die Entscheidungsfindung in der jeweiligen Fachabteilung und
• die Zustimmungszeit des Betriebsrates.

Faktoren der Prozessdauer

Die Dauer des Einstellungsprozesses ergibt sich aus dem Zeitraum zwischen der Ausschreibung einer Stelle und der Entscheidung über die Einstellung eines entsprechenden Kandidaten. Je nach Qualifikationsstruktur kann dieser Prozess langwierig sein. So erfordert insbesondere die Nachfolgesicherung für Schlüsselpositionen eine frühzeitige Planung, wenn die behelfsmäßige kommissarische Leitung einer Abteilung vermieden werden soll.

Differenzierte Beschaffungs­wege ermitteln

Die Effizienz der Beschaffungswege sollte nach Berufsgruppen getrennt erfasst werden, um Investitionen in ineffiziente Maßnahmen zu reduzieren. Da Ärzte vorwiegend überregionale fachspezifische Stellenportale (z. B. Deutsches Ärzteblatt) nutzen, während Pflegepersonal häufig über lokale Printmedien erreicht werden kann, sollten die Rekrutierungswege entsprechend angepasst werden. Wichtige Informationen erhält man, wenn jeweils die Anzahl der Bewerbungen über einen bestimmten Beschaffungsweg in Relation zur Gesamtzahl der Bewerbungen gesetzt wird, resp. wenn die Anzahl der daraus resultierenden Bewerbervorstellungen bzw. die Anzahl der Einstellungen zur Gesamtzahl betrachtet wird.

Die Frühfluktuationsrate, also die Anzahl der aufgelösten Arbeitsverhältnisse im Anfangszeitraum (i. d. R. der Probezeit) in Relation zur Gesamtzahl der Einstellungen, gibt Auskunft darüber, wie viele Mitarbeiter innerhalb eines Zeitraums die Klinik wieder verlassen. Sie kann ein Hinweis auf ein unzureichendes Anforderungsprofil oder aber auf abteilungsspezifische Probleme in der Einarbeitungszeit sein. Hier ist eine Einzelfallbetrachtung notwendig, die mithilfe standardisierter Austrittsgespräche für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt werden kann.

Die Ermittlung der Personalbeschaffungskosten sollte nach den verschiedenen Berufsgruppen erfolgen, um auf eventuell zu hohe Kosten bei der Personalbeschaffung bestimmter Berufsgruppen aufmerksam zu werden. Zu den Gesamtkosten der Personalbeschaffung zählen die internen Arbeits- und Sachkosten, die Kosten für Stellenanzeigen bzw. Headhunter und ggf. die Reise-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten der Bewerber. Die intern anfallenden Kosten werden üblicherweise anhand vorhandener Verrechnungssätze ermittelt, da ihre fallbezogene Erfassung sehr aufwendig ist.

[1] Blum/Löffert/Offermanns/Steffen (2011).