HR-Software im Recruiting: Darauf kommt es wirklich an

Bewerberdaten pflegen und verwalten, mit Kandidatinnen und Kandidaten kommunizieren und Bewerbungen vom Fachbereich prüfen lassen: Das sind Funktionen, die Bewerbermanagementsysteme (BMS) seit vielen Jahren mitbringen. Vor einiger Zeit kamen dann CV-Parsing (das Umwandeln von Lebensläufen in strukturierte Daten), Multiposting (das Veröffentlichen, Managen und Auswerten von Online-Stellenanzeigen) dazu, bei manchen Anbietern auch KI-basiertes Matching oder integrierte Video-Tools für Jobinterviews. Was muss ein modernes BMS mitbringen, damit die Unternehmen den ständig wachsenden Herausforderungen im Recruiting begegnen können?

Mit BMS den Recruitingprozess beschleunigen 

"Hilfreich sind die Funktionen einzelner Anbieter, mit denen sich der Recruitingprozess zentral beschleunigen lässt. Das ist zum Beispiel eine automatische Absage des Bewerbers und Schließung der Stelle, falls nach drei Tagen keine Rückmeldung des Fachbereichs vorliegt – als optionale Funktion bei bestimmten Stellen", sagt Matthias Olten, Bereichsleitung Auditierung/Zertifizierung bei Jobware. 

"Gute Unterstützung bieten auch einige wenige Anbieter, die entsprechende Hinweise zum diskriminierungsfreien Formulieren von Stellenanzeigen geben", ergänzt er. Seine Einblicke in den Markt der Recruiting-Software basieren auf eine durch Jobware beauftragte Untersuchung von Professor Christoph Beck (Hochschule Koblenz) und auf seinen zusammen mit Professor Wolfgang Jäger entwickelten Recruiting-Excellence-Audits, die regelmäßig in Unternehmen durchgeführt werden. 

Recruiting-Software muss nutzerfreundlich sein 

Welche Softwarefunktionen den Recruiterinnen und Recruitern im Unternehmen besonders wichtig sind, untersucht Wolfgang Brickwedde, Director des Institute for Competitive Recruiting (ICR), regelmäßig im ICR E-Recruiting-Software-Report. "Diese verändern sich von Jahr zu Jahr und korrelieren stark mit dem Arbeitsmarkt. 2015 hatten wir schon einmal das Jahr der Bewerbenden ausgerufen und im Report von 2016 stand die Nutzerfreundlichkeit für Bewerberinnen und Bewerber auf dem zweiten Platz", berichtet er. Im aktuellen Report zählt sie erneut zu einem der wichtigsten Aspekte. Sie steht an vierter Stelle, gleich nach dem Management des Bewerbungseingangs und der Datensicherheit. 

Unangefochten auf dem ersten Platz steht heute – wie schon im Vorjahr – die Nutzerfreundlichkeit für Recruiterinnen und Recruiter. Fünf Jahre zuvor belegte dagegen die Datensicherheit Platz eins. "Es gab früher eine höhere Wichtigkeit für die Datensicherheit. Hinsichtlich des aktuellen Bewerbermarkts könnte ich mir gut vorstellen, dass die Nutzerfreundlichkeit für Bewerberinnen und Bewerber in diesem Jahr wieder unter die Top drei kommt", folgert Wolfgang Brickwedde. 

Mehr Active Sourcing und Analytics-Funktionen 

Nicht nur die Bedürfnisse der Recruiterinnen und Recruiter, auch deren Zufriedenheit mit der genutzten Software unterliegt jährlichen Schwankungen: "Die mangelnden Möglichkeiten für Active Sourcing – also die über das BMS gesteuerte Suche von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten in externen Quellen – frustriert viele Recruiterinnen und Recruiter aktuell am meisten", weiß er. 62 Prozent geben das heute als Verbesserungsbedarf an. Vor fünf Jahren bemängelten dagegen lediglich 30 Prozent, dass sie sich eine bessere Unterstützung beim Active Sourcing wünschen würden.

Eine ähnliche Entwicklung beobachtete Wolfgang Brickwedde bei der Bereitstellung von Recruiting-Kennzahlen: Auch das funktioniere 2021 für fast die Hälfte der Nutzerinnen und Nutzer (48 Prozent) noch nicht wie gewünscht. Vor fünf Jahren regten sich nur 23 Prozent darüber auf. Aktuell würden sich auch deutlich mehr Recruiterinnen und Recuiter (45 Prozent) bessere Suchmöglichkeiten in ihrer internen CV-Datenbank wünschen. 2016 äußerten lediglich 22 Prozent diesen Wunsch. 

Einfachere Bewerbungsmöglichkeiten schaffen 

Das deckt sich mit den Beobachtungen von Matthias Olten: Die Unterstützung von Active Sourcing innerhalb der Software, der Aufbau von Talent-Pools und vor allem das Bereitstellen unkomplizierter Bewerbungsmöglichkeiten seien für die Unternehmen wichtiger geworden, weiß er. 

In eine ähnliche Richtung gehen die Wünsche auf Bewerberseite: Auch hier steht die Nutzerfreundlichkeit ganz oben. Warum kann eine Bewerbung nicht so einfach sein wie ein Online-Einkauf? Sicherlich hat die Entscheidung für eine neue Stelle eine deutlich größere Tragweite als der Kauf von Turnschuhen, aber trotzdem können etablierte Funktionen aus dem Online-Handel einen großen Mehrwert für Stellensuchende darstellen: "Genau die Stelle, auf die die Bewerbung gerade erfolgt, sollte wie ein Warenkorb immer im Blick sein. Im Zweifel wird der Bewerbungsprozess sonst abgebrochen", nennt Matthias Olten einen Punkt für die Candidate Experience. Weitere sind: "Fehler in der Anwendung, fehlende Mobilfähigkeit und insbesondere die Pflicht zu einem Login-Prozess und damit zum Double-Opt-In lassen die Abbruchquote in die Höhe schnellen." Die Möglichkeit zum Pausieren der Bewerbung hingegen erhöhe die Abschlussquote signifikant: "Wer gezwungen ist, die Bewerbung jedes Mal von vorn anzufangen, weil noch Unterlagen gefehlt haben, wird schnell das Interesse verlieren und aufhören", sagt er. 

Die Abbruchquote wird auch durch die Anzahl der Eingabefelder – insbesondere der Pflichtfelder – negativ beeinflusst und durch ungenügende Automatisierungen: "Niemand will manuell korrigieren, was CV-Parser dem hochgeladenen Lebenslauf automatisch entnehmen. Und nicht jeder will einen Gehaltswunsch im Formular eintragen", sagt er. Auf ein Anschreiben und Lebenslauf will indes weniger als die Hälfte der Bewerberinnen und Bewerber verzichten. Und diejenigen, die sich erstmals oder seit längerer Zeit wieder bewerben, wünschen sich Unterstützung beim Erstellen von Anschreiben und Lebenslauf. "Wer hier Hilfe anbietet, erhält spürbar mehr Bewerbungen", rät er.

Wie wichtig die Nutzerfreundlichkeit für alle am Recruitingprozess Beteiligten ist, haben auch die Software-Anbieter erkannt. "Grundlegend für ein gutes Bewerbermanagementsystem sind natürlich alle Funktionen rund um die Kommunikation mit Interessenten: automatische Eingangsbestätigung, E-Mail-Vorlagen, Terminabstimmung et cetera. Das muss professionell und schnell laufen, sonst springen Talente wieder ab", weiß Steffen Michel, CEO von MHM HR. 

Er weist darauf hin, dass die eigentliche Herausforderung für Unternehmen heute darin liegt, online von Stellensuchenden gefunden zu werden. "Arbeitgeber müssen in der Lage sein, ihre Stellenausschreibungen schnell und einfach auf die Anforderungen von Suchmaschinen und Stellenportalen anzupassen und sie auf mehreren Kanälen gleichzeitig zu schalten", sagt er. Er rät deshalb dazu, eine Software einzusetzen, die ein Multiposting Tool integriert und die Möglichkeit bietet, Stellenanzeigen für Google for Jobs zu optimieren. "Zudem sollte ein gutes System HR-Analytics-Funktionen bieten, um die Wirksamkeit von Recruiting-Maßnahmen messbar zu machen und sie zu verbessern", so Steffen Michel. 

Seiner Beobachtung nach treten die Themen Matching und Workflow-Automatisierung dagegen eher in den Hintergrund. "Viele unserer Kunden suchen händeringend nach geeigneten Bewerbern. Der Fokus liegt momentan ganz klar darauf, überhaupt Bewerbungen zu generieren", sagt er. Deshalb geht er davon aus, dass Active Sourcing in den nächsten Jahren immer wichtiger wird. 

KI bringt nicht immer einen Mehrwert 

Florian Walzer, Head of Sales & Marketing bei Rexx Systems, sieht weitere Funktionen als unverzichtbar an, unter anderem ein Video-Interview-System oder die Anbindung an ein Videokonferenztool, um virtuelle Jobinterviews direkt über die Software terminieren und durchführen zu können, und die SEO-Optimierung von Stellenanzeigen: "Ein wichtiger Aspekt, gerade bei sehr gesuchtem Personal wie Pflege-, Handwerks- oder IT-Fachkräften. Aus unserer Sicht ist das allerdings bereits Standard, diese Optimierung sicherzustellen", berichtet er. 

Neben etablierten Software-Bausteinen wie Multiposting, CV-Parsing und einer One-Click-Bewerbung hält er Kalenderfunktionen zur automatisierten Terminabstimmung für wichtig. "Besonders in Unternehmen mit mehreren Beteiligten am Rekrutierungsprozess ist das dringend erforderlich. Es verkürzt den Weg der Abstimmung zwischen Personalabteilungen, Fachabteilungen und Bewerbenden und beschleunigt dadurch den Rekrutierungsprozess maßgeblich", sagt er. Auch eine Bewerbung oder Kommunikation per Whatsapp oder anderer Messenger sieht er als nützlich an. Allerdings sollten Unternehmen einen solchen Service nur dann nutzen, wenn sie auch die Kapazitäten haben, diesen zu bedienen. "Ansonsten kann das schnell zu Frustrationen seitens der Bewerbenden führen", so Florian Walzer. 

KI-basierte Funktionalitäten wie Chatbots oder ein automatisiertes Matching sieht er nicht unbedingt als vorteilhaft an. Beim Matching bestehe die Gefahr, dass Bewerbende mit abweichendem Werdegang zu früh aussortiert werden. Bei Chatbots sei zu berücksichtigen, dass viele Personen diesen eher kritisch gegenüberstehen. Darüber hinaus sei im Vorfeld genau zu klären, welche Informationen der Bot gibt. Er nennt ein Beispiel: "Eine Kandidatin fragt nach dem Status der Bewerbung. Der Chatbot antwortet ehrlich, dass die Bewerbung seit vier Wochen im Fachbereich liegt. Das ist realistisch, aber es stellt sich die Frage, ob das so kommuniziert werden soll?" Er empfiehlt stattdessen die Einbindung von Videochats: "Wenn die Bewerbenden so direkt mit den Fachabteilungen in Kontakt treten können, kann die Personalabteilung deutlich entlastet werden."

Gründe für den Softwareeinsatz im Recruiting

Bewerbermanagementsystem ist nicht gleich Bewerbermanagementsystem. Welches BMS sich für welches Unternehmen eignet, ist abhängig von vielen Faktoren wie der Anzahl der Vakanzen pro Jahr, der Branche oder der gesuchten Berufsgruppe. Wie stark die Bedürfnisse der Unternehmen differieren, verdeutlichen die unterschiedlichen Erfahrungen der Anbieter: "Aktuell erhalten wir viele Anfragen von sozialen Organisationen und Einrichtungen. Diese stehen meist vor der Herausforderung, dass sie dezentral organisiert sind, die Personalverwaltung aber aus der Zentrale erfolgt. Da wird es beim Recruiting schnell unübersichtlich", berichtet Steffen Michel von MHM. Die Verantwortlichen legen daher Wert auf die digitale Einbindung aller Beteiligten in den Recruitingprozess und auf intuitive Bedienbarkeit. "Denn die Verantwortlichen in den einzelnen Einrichtungen haben oftmals Doppelfunktionen inne. Sie haben also keine Zeit, sich aufwendig in eine neue Software einzuarbeiten", sagt er. 

Etwas anders ist die Ausgangslage bei den Kunden von Rexx-Systems, die hauptsächlich mittelständische Unternehmen von 200 bis 5.000 Beschäftigten und öffentliche Verwaltungen sind. Diesen kommt es besonders auf eine Verschlankung und Professionalisierung ihrer Recruitingprozesse an, um auf dem Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu sein und die Recruitingkosten in Grenzen zu halten. 

Die Cloud dominiert die Nachfrage 

Zahlreiche Firmen, insbesondere die kleineren Betriebe, arbeiten beim Recruiting noch immer mit Outlook und Excel. Sie stellen fest, dass sie attraktiver für Bewerbende werden müssen und vor allem schneller. Sie wollen mehr Transparenz erreichen und Ansatzpunkte für Optimierungen erkennen. Weil das mit einem vornehmlich händisch durchgeführten Recruiting nicht mehr möglich ist, suchen sie nach einer Recruiting-Software. 

Die Nachfrage ist hoch und wächst mit dem steigenden Fachkräftebedarf weiter. Sie kommt vornehmlich von Firmen, die bislang noch keine professionelle Lösung im Einsatz haben. "Die Unternehmen, die bereits ein BMS haben, wechseln ihren Anbieter eher selten, da dies mit Aufwänden wie einer Datenübernahme einhergeht. Kommt es doch zu einem Wechsel, ist dies oftmals mit einer Neuausrichtung der IT-Strategie verbunden, kann aber auch mit Unzufriedenheit – etwa durch lange Wartezeiten im Support – zusammenhängen", so Steffen Michel. 

Vor allem Cloud-Lösungen sind heute nachgefragt. Steffen Michel und Florian Walzer berichten übereinstimmend von rund 90 Prozent Cloud-Anteil. "Die Entscheidung, ob Cloud oder On-Premises eingesetzt wird, hängt allerdings von der Systemarchitektur der Unternehmen ab. Auch Inhouse-SaaS als sogenannte Hybrid-Variante ist gefragt", sagt Florian Walzer. 

Die Zukunft der Systeme

In welche Richtung werden sich die Bewerbermanagementsysteme in den nächsten Jahren entwickeln? Einfacher, übersichtlicher und nutzerfreundlicher – oder komplexer mit noch mehr Funktionsumfang? Laut Wolfgang Brickwedde müssen sich Nutzerfreundlichkeit und Komplexität nicht ausschließen. "Die Recruiterinnen und Recruiter wollen die Systeme für sich selbst anpassen können. Früher mussten sie dafür beim Anbieter einen Change-Request einreichen. Und nur dann, wenn ihr Unternehmen groß genug war oder viele andere das auch beantragt haben, wurde dem stattgegeben. Das konnte sich schon mal ein Jahr hinziehen", erklärt er. Heute sehe das anders aus. Bei modernen Lösungen könne jeder selber Änderungen vornehmen. "Das heißt, die dahinterstehende Komplexität schlägt sich nicht in einer schlechteren, sondern in einer verbesserten Nutzerfreundlichkeit nieder", so Brickwedde. 

Er geht davon aus, dass Bewerbermanagementsysteme mehr und mehr als Plattform auftreten und mit leicht zuschaltbaren Ergänzungen auf dem Stand der Technik bleiben. Auch eine Teilautomatisierung des Recruitings, bei der eingehende Bewerbungen mit Vakanzen abgeglichen werden und eine Vorauswahl an geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten getroffen wird, sei im Kommen. Darüber hinaus werden seiner Ansicht nach KI-Anwendungen in unterschiedlichen Ausprägungen in die Bewerbermanagementsysteme Einzug halten, angefangen bei einer Optimierung des Matchings bis zu einer Optimierung der Stellenanzeigen hinsichtlich Diversity Recruiting. 

Viel Bewegung am Recruiting-Softwaremarkt 

Es tut sich also einiges am Markt für Recruiting-Software. "Zahlreiche Softwareanbieter haben ihre Software umfassend modernisiert. Einige haben sich selbst neu erfunden, andere haben Anbieter aufgekauft und in ihre Lösung integriert", so Wolfgang Brickwedde. Er hat darüber hinaus beobachtet, dass neue Softwarefirmen mit komplett neuen Lösungen sowie verstärkt auch Anbieter aus dem US-amerikanischen Raum auf den deutschen Markt gekommen sind. 

Hilft das auch den Bewerberinnen und Bewerbern? Ja, meint der Recruiting-Experte. Stellensuchende könnten heute schon passende Stellenanzeigen vorgeschlagen bekommen. Dazu genüge es, einen Lebenslauf hochzuladen. Den Rest mache die KI. "Dann können sie immer noch entscheiden, ob sie sich bewerben wollen. Aber die Hauptarbeit der Suche nach einem passenden Job und passenden Arbeitgeber wurde schon ohne weiteres Zutun beantwortet. Das ist natürlich sehr im Sinne der Candidate Experience", sagt Brickwedde und nennt die Karriereseiten von Rheinmetall als Beispiel für solch ein Angebot. 

Die etablierten Anbieter gehen voran 

Er übt jedoch auch Kritik: "Lösungen für das Bewerbermanagement gibt es seit 15 bis 20 Jahren. Überrascht bin ich immer wieder, dass die durchschnittliche Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer immer noch im negativen Bereich (minus 18) liegt, gemessen am Net Promotor Score, dessen Skala von minus 100 bis plus 100 reicht." Zwar zeige der Trend nach oben, aber noch nicht ins Positive. "Doch es gibt auch rühmliche Ausnahmen: Der Top-Wert der Besten liegt bei plus 88", so Wolfgang Brickwedde. 

Das Feedback der Unternehmen jedenfalls wird von den meisten Softwareanbietern ernst genommen, so die Beobachtung von Matthias Olten von Jobware: "Gerade die etablierten mittelständischen deutschen Anbieter treiben die Entwicklung ihrer Lösungen marktorientiert voran, gestützt auf Kundenfeedback und Zahlen."

In den vergangenen Jahren sind auch immer mehr Start-ups auf den Markt gekommen, die die Unternehmen beim Recruiting unterstützen wollen. Doch diese bieten oftmals nur spezielle Funktionalitäten und decken nicht den gesamten Recruitingprozess ab, oder sie richten sich an eine kleine Nutzergruppe. "Die Software der Start-ups sieht manchmal attraktiv aus. Aber manche dort zu findende Innovation muss sich erst noch bewähren oder taugt nur für eine kleine Zielgruppe", sagt Olten. Sein Fazit zur aktuellen Marktentwicklung: "Spezialisten haben häufig gegenüber den Generalisten die Nase vorn. Nicht die Start-ups gegenüber den Etablierten."

Dieser Beitrag ist erschienen im Sonderheft "Personalmagazin plus HR Software", das Sie hier kostenlos herunterladen können.

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