Time-to-Hire verkürzen und Kosten im Recruiting sparen

Damit sie ihre Recruiting-Ressourcen möglichst effizient einsetzen können, müssen Arbeitgeber die genutzten Tools und Maßnahmen, die gebuchten Recruiting-Kanäle und Jobbörsen laufend auf den Prüfstand stellen. Sie sollten sich regelmäßig fragen, an welchen Rädchen sie drehen müssen, um eine ausreichende Anzahl an geeigneten Bewerbungen zu generieren.

Das Erfassen von Recruiting-Kennzahlen ist ein wichtiger Hebel, um Problemfelder zu identifizieren. Eine relevante Kennzahl ist die Time-to-Hire. Sie gibt Auskunft darüber, wie schnell und effizient das Recruiting arbeitet.

Time-to-Hire im Unterschied zur Time-to-Fill

Die Time-to-Hire beschreibt die durchschnittliche Zeit, die das Recruiting-Team eines Unternehmens benötigt, um eine offene Position zu besetzen. Sie ist eine Recruiting-Kennzahl, die relativ einfach zu erheben ist, weil sie aus dem Bewerbermanagementsystem zur Verfügung gestellt werden kann. (Mehr zu den gängigsten Kennzahlen und KPIs für das Recruiting lesen Sie hier).

In vielen Unternehmen wird die Time-to-Hire mit der Time-to-Fill gleichgesetzt. Tatsächlich unterscheiden sich diese Kennzahlen. Die Time-to-Fill gibt den gesamten Zeitraum für die Besetzung einer offenen Position an. Die Time-to-Hire startet bei der Anbahnung, Genehmigung oder Veröffentlichung einer neuen Stellenausschreibung und endet je nach Definition mit dem unterzeichneten Arbeitsvertrag oder dem ersten Arbeitstag.

Die Time-to-Hire ist also kleiner als die Time-to-Fill. Sie misst die Zeitspanne vom Einreichungsdatum der Bewerbung bis zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung.

Die Time-to-Hire berechnen

Als Startpunkt für die Berechnung der Time-to-Hire können Recruiterinnen und Recruiter zum Beispiel den Eingang der ersten Bewerbungen ins elektronische Bewerbungs-Postfach nehmen. Als Endpunkt kann die Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag definiert werden.

Die jeweiligen Prozessschritte, die zwischen Start- und Endpunkt anfallen, können gemessen werden: Prüfen der Bewerbungen, Background-Check der Bewerberinnen und Bewerber, Bewertung der Bewerbungen, Jobinterviews und andere Auswahlinstrumente, Auswahlentscheidung, Aufsetzen und Verhandeln des Arbeitsvertrags.

Die Time-to-Hire ergibt sich aus der Anzahl der Tage, die in dieser Zeitspanne anfallen. Je kleiner diese Zahl ist, desto effizienter arbeitet das Recruiting.

Wie Arbeitgeber die Time-to-Hire optimieren können

Um die Time-to-Hire zu optimieren, sollten Unternehmen die einzelnen Prozessschritte genauer betrachten: Wo dauert es besonders lange? Liegen Bewerbungen im Durchschnitt vier Wochen im Fachbereich, bevor die Entscheidung fällt, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird, ist der Optimierungsbedarf offensichtlich. Aber auch die Länge des Auswahlprozesses vom ersten Interview bis zur Vertragsunterschrift bringt Aufschluss über Optimierungsmöglichkeiten.

Vor allem an diesen Punkten sollten Arbeitgeber ansetzen, wenn ihre Time-to-Hire zu lang ist: 

Reibungslose Prozesse: Eine professionelle Software für das Bewerbermanagement sorgt dafür, dass keine Bewerbungen liegenbleiben, dass nachfolgende Prozessschritte automatisiert angestoßen werden und dass Prozessbeteiligte automatisch daran erinnert werden, dass sie offene Aufgaben zu bearbeiten haben. (Lesen Sie dazu: Die besten Bewerbermanagementsysteme 2024).

Interne Kommunikation: Die meiste Zeit verlieren Unternehmen bei der Abstimmung zwischen der einstellenden Abteilung und dem Recruiting. Eine Optimierung der internen Abläufe sorgt dafür, dass schnell eine qualifizierte Rückmeldung an die Bewerberinnen und Bewerber erfolgt. Das verkürzt nicht nur die Time-to-Hire, sondern trägt auch dazu bei, dass Talente nicht abspringen, weil ihnen der Bewerbungsprozess zu lange dauert.  

KI-Unterstützung: Tools, die auf künstlicher Intelligenz basieren, können den Mitarbeitenden im Recruiting Arbeit abnehmen und so zu einer erheblichen Zeitersparnis beitragen. Softwareanbieter oder Jobportale stellen beispielsweise Tools zur Verfügung, die Bewertungen auswerten und Kandidatenempfehlungen geben, die Interviewfragen für das Vorstellungsgespräch erstellen oder die Berichte über Kandidaten zusammenfassen und an die Fachabteilung weiterleiten. (Lesen Sie dazu unseren Beitrag "Künstliche Intelligenz im Recruiting: Werkzeuge und Tools").

Eine lange Time-to-Hire erhöht die Kosten

Die Time-to-Hire zeigt nicht nur den Optimierungsbedarf im Recruiting-Prozess an, sondern beeinflusst auch die Kosten je Einstellung (Cost-per-Hire). Je länger die Stellenbesetzung dauert und je länger die Stelle vakant bleibt, desto mehr Kosten fallen für das Unternehmen an.

Dabei ist zwischen direkten und indirekten Kosten zu unterscheiden. Direkte Kosten entstehen beispielsweise beim Schalten der Stellenanzeige oder durch die Übernahme von Reisekosten für die Auswahlinterviews oder -tests. Die indirekten Kosten betreffen Produktionsausfälle oder Engpässe bei Dienstleistungen, weil die Stelle noch nicht besetzt werden konnte. In Positionen mit hoher Wertschöpfung sind die indirekten Kosten besonders hoch.

Das könnte Sie auch interessieren:

Top-Thema Digitales Recruiting: Vorteile, Prozesse, Tools

HR-Software im Recruiting: Darauf kommt es wirklich an

Künstliche Intelligenz im Recruiting: Werkzeuge und Tools

Warum Candidate Experience Management jetzt so wichtig ist