Warum Candidate Experience Management jetzt so wichtig ist

Erst mit den persönlichen Daten und einem Passwort registrieren und dann ein langes Bewerbungsformular ausfüllen: Das machen nicht viele Stellensuchende mit – auf einem Arbeitsmarkt, der durch eine hohe Nachfrage der Unternehmen und ein geringes Bewerberangebot geprägt ist. Viele Studien bestätigen, wie wichtig eine gute Candidate Experience ist, damit aus Bewerberinnen und Bewerbern neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden.

Aber die Candidate Experience betrifft nicht nur das Bewerbungsverfahren an sich, sondern sie beginnt schon deutlich früher. Schon die allerersten Kontakte mit dem Unternehmen, ob beim Blick auf die Stellenanzeige, beim Lesen eines Social Media Posts oder beim Standbesuch auf einem Recruiting-Event, tragen zur Candidate Experience bei. Auch die weitere Kommunikation mit Recruiterinnen und Recruitern, die Atmosphäre beim Jobinterview und die ersten Monate im Unternehmen müssen beim Candidate Experience Management beachtet werden.

Phasen des Candidate Experience Management

Candidate Experience Management lässt sich in sechs Phasen unterteilen:

1. Anziehungsphase
2. Informationsphase
3. Bewerbungsphase
4. Auswahlphase
5. Onboardingphase
6. Bindungsphase.

Das heißt, der Blick auf die Bewerbererfahrungen beginnt schon weit vor der eigentlichen Bewerbung und endet erst nach dem Onboarding, wenn die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter erfolgreich ins Unternehmen integriert wurde und die Candidate Experience in die Employee Experience mündet.

In allen Phasen ist ein Abbruch der Kommunikation möglich. Unter Umständen können dem Unternehmen geeignete Kandidatinnen und Kandidaten schon verloren gehen, bevor es überhaupt zu einer Bewerbung kommt. Deshalb ist ein durchgängig überzeugender Auftritt des Unternehmens wichtig, denn nur so kann es zeigen, wie viel ihm an seinen Bewerbenden und Mitarbeitenden liegt.

Roadmap Candidate Experience Management

Ein Fahrplan zur Verbesserung der Candidate Experience sollte alle sechs Phasen Schritt für Schritt betrachten. Optimierungsbedarf findet sich häufig bei den Stellenanzeigen und auf der Karriere-Webseiten, bei der Kommunikation mit dem Personalbereich und im Vorstellungsgespräch.

Deshalb sollte sich das Unternehmen insbesondere folgende Fragen stellen: Wie aussagekräftig und leserfreundlich sind die Stellenanzeigen? Ist die Karriereseite übersichtlich und bietet sie zielgruppenspezifische Informationen? Wie leicht können Interessenten Kontakt aufnehmen? Welche Möglichkeiten gibt es, Antworten auf offene Fragen zu bekommen? Besteht die Möglichkeit, das Unternehmen, das Team oder den Arbeitsplatz kennenzulernen? Sind die Hiring Manager geschult für Interviewführung, Empathie und offene Kommunikation?

Wie wird der Erfolg im Candidate Experience Management gemessen?

Die Wünsche und Bedürfnisse der Stellensuchenden ändern sich laufend. Deshalb ist eine ständige Überprüfung der Candidate Experience sinnvoll. Für die Erfolgsmessung bieten sich mehrere Maßnahmen an:

• Feedback einholen: Befragen Sie die Bewerberinnen und Bewerber nicht nur, wenn Sie ihnen einen Arbeitsvertrag aushändigen, sondern zu verschiedenen Zeitpunkten im Bewerbungsprozess. Aber nicht alle Personen geben eine offene Rückmeldung, wenn sie Face-to-Face gefragt werden. Deshalb sind anonymisierte Befragungen sinnvoll. Auch die Bewerberkommentare auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen sollten genutzt werden, um Verbesserungsbedarf in der Candidate Experience zu erkennen.

• Abbrecherquoten ermitteln: Während des gesamten Bewerbungsprozesses gehen interessante Kandidatinnen und Kandidaten aus ganz verschiedenen Gründen verloren. Halten Sie stets im Blick, wo die meisten Abbrüche erfolgen: beim Ausfüllen des Online-Formulars, beim Warten auf einen Interviewtermin, beim Vorstellungsgespräch, bei den Vertragsverhandlungen… Das gibt Aufschluss darüber, ob die Technik, Zeitverzögerungen, das Verhalten von Personen oder andere Ursachen zu häufigen Abbrüchen führen.

Wichtige Kennzahlen im Candidate Experience Management

Zusätzlich sollte das Unternehmen quantitative und qualitative KPIs für das Candidate Experience Management erheben. Unter anderem diese Kennzahlen sind aufschlussreich:

• Channel Effectiveness: Wie oft und wie lange wird eine Anzeige auf bestimmten Kanälen angesehen? Wie oft wird der Bewerben-Button angeklickt?
• Time-to-Interview: Wie viel Zeit vergeht von der Stellenausschreibung bis zum Vorstellungsgespräch?
• Time-to-Hire: Wie viel Zeit vergeht von der Stellenausschreibung bis zur Stellenbesetzung? Sind Time-to-Interview und Time-to-Hire sehr lang, deutet das auf einen zu langwierigen Bewerbungsprozess hin.
• Candidate Satisfaction: Wie zufrieden sind die Kandidatinnen und Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess?
• Offer-Acceptance-Rate: Wie viele Bewerbende erhalten ein Stellenangebot und wie hoch ist der Anteil der Personen, die den Job annehmen?
• Hiring Manager Satisfaction: Wie zufrieden sind die Hiring Manager mit dem Recruitingprozess? Auch das ist ein Indiz für Optimierungsbedarf.
• Frühfluktuation: Wie viele neu eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlassen das Unternehmen in der Probezeit?

Tools und Plattformen für das Candidate Experience Management

Ein zentrales Tool für eine gute Candidate Experience ist eine professionelle Bewerbermanagement- oder Recruiting-Software. Diese hilft dem Personalbereich, den Bewerbenden schnellere Rückmeldungen zu geben und beschleunigt den gesamten Bewerbungsprozess. Sie ermöglicht Stellensuchenden eine unkomplizierte Online-Bewerbung, die auch mobil ausgeführt werden kann. Sie unterstützt effiziente Onboarding-Prozesse und sie liefert wichtige Kennzahlen, um die Candidate Experience optimieren zu können.

Manche Bewerbermanagement-Systeme stellen auch Funktionen für das Einholen von Bewerber-Feedback zur Verfügung oder die Möglichkeit, Bewerberinnen und Bewerber automatisiert zu einem Feedback auf einer Arbeitgeber-Bewertungsplattform aufzurufen.

Unterstützend für die Candidate Experience können auch weitere Tools sein, die das Unternehmen Stellensuchenden zur Verfügung stellt. Immer mehr Unternehmen bieten auf ihrer Webseite einen Cultural-Fit-Test oder Serious Games an, mit denen Interessenten selbst überprüfen können, ob das Unternehmen oder der Job zu ihnen passen würde. Auch ein Chatbot, der Bewerberfragen beantwortet, kann sich positiv auf die Candidate Experience auswirken – wenn er gut gemacht ist.

Candidate Experience im digitalen Recruiting

Die Ausführungen zeigen: Candidate Experience im digitalen Zeitalter hat viel mit dem richtigen Einsatz von Software und Tools zu tun. Für eine positive Candidate Experience sind moderne, mobil nutzbare Tools wichtig, die einfach handhabbar sind. Das betrifft unter anderem die Nutzung der Karriere-Webseite, die Online-Bewerbung und virtuelle Auswahlinterviews.

Aber positive Bewerbererfahrungen entstehen nicht nur im Kontakt mit Software und Tools, sondern auch im direkten Austausch von Mensch zu Mensch. Deshalb dürfen Unternehmen in ihrem Candidate Experience Management die persönlichen Kontakte nicht außen vor lassen.

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