Die besten Bewerbermanagementsysteme 2024

Der Markt für Recruiting-Software in Deutschland ist intransparent. Es gibt kaum Qualitätsvergleiche und wenig tatkräftige Hilfe für Unternehmen, die eine Lösung im Bereich Recruiting oder Bewerbermanagement suchen. Hinzu kommt: Noch immer setzt ein Teil der Arbeitgeber auf E-Mail und Excel-Listen, um mit Bewerberinnen und Bewerbern zu kommunizieren.

Das gilt insbesondere für kleinere Unternehmen. Während fast alle der Großunternehmen eine Lösung für das Bewerbermanagement haben, nutzen nur zwischen zehn und 50 Prozent der kleineren Firmen eine spezialisierte Software. Das führt zu langsamen Recruiting-Prozessen mit hoher Fehleranfälligkeit und mindert die Chancen auf dem engen Fachkräftemarkt. Dazu kommen Probleme bei Transparenz des Prozesses und DSGVO. "Das lohnt sich bei einem Startpreis von 80 Euro pro Monat für eine sehr gute Bewerbermanagement-Software nun wirklich nicht mehr", sagt Wolfgang Brickwedde, Director des ICR, Institute for Competitive Recruiting.

Bewerbermanagement-Software aus Sicht der Nutzer

Auf technischer Seite hat sich in jüngster Zeit viel getan. Viele Software-Anbieter haben neue, auf KI basierende Funktionalitäten in ihre Systeme eingebaut. Die Lösungen stellen immer mehr Automatisierungsmöglichkeiten und zusätzliche Features zur Verfügung. Aber die Bewerbermanagementsysteme (BMS), die in den Unternehmen eingesetzt werden, treffen nicht unbedingt die Wünsche der Recruiterinnen und Recruiter.

Der Net Promotor Score, der von minus 100 (sehr schlecht) bis plus 100 (sehr gut) reicht, liegt im Durchschnitt bei allen Lösungen zum Bewerbermanagement bei minus 8. Das heißt es gibt deutlich mehr Nutzerinnen und Nutzer, die über ihre Software meckern, als solche, die sie weiterempfehlen. Begeisterung sieht anders aus. Im Vergleich zu den Vorjahren steigt der Net Promotor Score jedoch kontinuierlich an. Im vergangenen Jahr lag er bei minus 29. Die Software-Anbieter scheinen auf einem richtigen Weg zu sein.

Verbesserungsbedarf bei den Software-Funktionen

Konkreten Verbesserungsbedarf bringt die Nutzer-Befragung durch das ICR zutage: Das größte Enttäuschungspotenzial bei den aktuellen Lösungen steckt laut den Angaben der Befragten in der Bereitstellung von Controlling-Kennzahlen. Hierfür wurde die Wichtigkeit aus Nutzersicht mit deren Zufriedenheit in Korrelation gebracht. Auch die Durchsuchungsmöglichkeit des Bewerberpools und Vergleiche der Kandidatinnen und Kandidaten sind laut der Umfrage nicht so, wie es sich die Recruiterinnen und Recruiter wünschen würden.

Die Einbindung von KI in die Bewerbermanagement-Lösungen ist laut den Befragten ebenfalls noch nicht optimal. Die Hälfte gab an, mit der aktuellen Integration unzufrieden zu sein. Allerdings ist das Thema KI aus Nutzersicht noch nicht sehr bedeutend für das Recruiting. Weitaus wichtiger sind Themen wie Kundenservice und die Nutzerfreundlichkeit.

Rangliste der Recruiting-Software

Je nach Unternehmensgröße und spezifischem Recruiting-Bedarf gilt: Es gibt nicht die eine beste Recruiting-Software für alle Firmen. Ein Unternehmen mit größerem Recruiting-Bedarf möchte vielleicht mehr Features nutzen als eines, das nur wenige Mitarbeitende pro Jahr neu einstellt. Über 2.600 Recruiterinnen und Recruiter haben an der Befragung des ICR teilgenommen und ihre Erfahrungen mit ihrer Bewerbermanagement- oder Recruiting-Software geteilt. Insgesamt 25 Kriterien wurden dabei abgefragt. Um Arbeitgebern einen Anhaltspunkt zu geben, welches der Systeme für sie in Frage kommen könnte, wurden die Ergebnisse in Größenklassen eingeteilt.

Die besten Bewerbermanagementsysteme je Größenklasse

Das Voting der Nutzerinnen und Nutzern von Bewerbermanagementsystemen führt zu diesen Gewinnern je nach Einstellungsbedarf:

• 1 bis 50 Einstellungen pro Jahr: D.Vinci HR (1. Platz) Coveto ATS (2. Platz), Recruitee by Tellent (3. Platz)
• 51 bis 100 Einstellungen pro Jahr: Coveto ATS (1. Platz), D.Vinci HR (2. Platz), Beesite von Milch & Zucker (3. Platz)
• 101 bis 500 Einstellungen pro Jahr: D.Vinci HR (1. Platz), Beesite von Milch & Zucker (2. Platz), Softgarden (3. Platz)
• Über 500 Einstellungen pro Jahr: D.Vinci HR (1. Platz), Beesite von Milch & Zucker (2. Platz), Avature (3. Platz)

Zusätzlich wurde in diesem Jahr ein Sonderpreis an diejenigen Anbieter verliehen, die KI-Funktionalitäten vorbildlich integriert haben. Mit diesen Anbietern/Lösungen sind die Befragten besonders zufrieden:

• Zufriedenheit mit KI-Funktionen: Coveto (1. Platz), Beesite von Milch & Zucker (2. Platz), Recruitee by Tellent (3. Platz) 

Trends im Bewerbermanagement

Die technische Entwicklung und Bedarfssituation im Recruiting führen dazu, dass viele Bewerbermanagementsysteme künftig als Plattformen konzipiert werden, um mit zahlreichen, leicht zuschaltbaren Ergänzungen auch auf dem Stand der Technik bleiben zu können. Sie prüfen (teil)automatisiert die eingehenden Bewerbungen, vergleichen Bewerber- und Stellenprofile miteinander und treffen eine Vorauswahl an geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten. Einige Systeme beinhalten so genannte Job-Recommender, die Jobsuchenden auf der Karrierewebseite KI-gestützt passende Stellenanzeigen vorschlagen. Ebenfalls KI-gestützt ist die Optimierung der Stellenanzeigen hinsichtlich Diversity und/oder Performance.

Bewerbermanagementsysteme sind sozusagen das Rückgrat der Recruiting-Aktivitäten eines Unternehmens. Alle Bewerbungen sollten darüber laufen, damit Prozesse messbar und optimierbar werden. Eine Herausforderung für die Zukunft ist die Integration der Online-Personalmarketing-Aktivitäten, die ebenfalls idealerweise über diese Plattformen laufen sollten und somit messbar und in Realtime steuerbar werden.

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