Warum sollte das Recruiting digitaler werden?

So herausfordernd wie heute war Recruiting noch nie. Der Fachkräftemangel ebbt nicht ab, der demografische Wandel führt dazu, dass viele Stellen in den Unternehmen nachbesetzt werden müssen, und die Ansprüche der Kandidatinnen und Kandidaten an einen schnellen und einfachen Bewerbungsprozess steigen. Darüber hinaus müssen die Recruiter auf immer mehr Kanälen präsent sein, um die gesuchten Zielgruppen zu erreichen.

E-Recruiting: die Vorteile

Digitales Recruiting hilft den Personalabteilungen, das Recruiting effizient, schnell und transparent zu gestalten. Wenn die gesamte Personalbeschaffung durch eine Recruiting- oder Bewerbermanagement-Software unterstützt wird, ergeben sich für alle Beteiligten – Recruiter, Fachvorgesetzte und Bewerbende – zahlreiche Vorteile:

• Arbeitserleichterung: Die Personalabteilung erspart sich durch die Recruiting-Software zahlreiche administrative Tätigkeiten, manuelle Datenpflege und Terminerinnerungen.
• Fehlerreduzierung: Die meisten Fehler entstehen, wo Daten händisch eingegeben werden müssen. Eine durchgängige Lösung, die die Bewerberdaten von der Eingabe in ein Online-Formular bis zur Übernahme als Mitarbeitender weiterspielt, vermeidet Fehler. 
• Transparenzgewinn: Sowohl HR als auch Fachvorgesetzte können mithilfe der Software jederzeit den Stand der Bewerbungen auf eine offene Position einsehen. Die Bewerbenden sehen, wie weit die Bearbeitung ihrer Bewerbung fortgeschritten ist. 
• Beschleunigung: Damit die Kandidaten und Kandidatinnen nicht wochenlang auf eine qualifizierte Rückmeldung warten müssen, sorgt die Software mit automatischen Terminerinnerungen dafür, dass die Fachvorgesetzten zeitnah ihre Bewertungen abgeben. 
• Vereinfachung: Jobinteressenten können sich über ein kurzes Online-Formular bewerben, Personaler und Fachvorgesetzte erhalten strukturiert aufbereitete Bewerberdaten und sehen auf einen Blick, welche Personen die gewünschten Qualifikationen mitbringen. 
• Quantitätssteigerung: Eine intelligente Veröffentlichung der Stellenanzeige (Multiposting) auf Portalen und in Social Media, die für die Zielgruppe relevant sind, sorgt für eine Erhöhung des Bewerbungseingangs. (Lesen Sie dazu: "Mit Multiposting von Stellenanzeigen zielgerichtet rekrutieren"). 
• Qualitätssteigerung: Durch die intelligente Unterstützung bei der Anzeigenveröffentlichung und der Bewerbervorauswahl sorgt die Software für besser passende Kandidaten und Kandidatinnen.

Digitales Bewerbermanagement

Laut dem "ICR E-Recruiting Software Report 2022/23" ist der Markt für Recruiting-Software mit über 160 Systemen für digitales Bewerbermanagement sehr unübersichtlich. Die Bewertung durch über 15.000 Anwenderinnen und Anwender in den Unternehmen zeigt, dass alle Bewerbermanagementsysteme ihre Stärken und Schwächen haben. Jedes Unternehmen, das auf der Suche nach einer passenden Recruiting-Software ist, muss für sich selbst herausfinden, welche Funktionen für den eigenen Bedarf besonders wichtig sind und worauf gegebenenfalls verzichtet werden kann.

Die Auswahl der geeigneten Software hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, den Bewerberzielgruppen, der Anzahl der offenen Positionen sowie der Größe und Organisation der Personalabteilung ab. Dass das Recruiting heute digital durchgeführt werden sollte, steht dabei allerdings außer Frage: 78 Prozent der befragten Unternehmensvertreter sagen, dass Bewerbermanagementsysteme ein wichtiges Thema für sie sind. Die Software muss funktionieren, für schnelle und flexible Prozesse sorgen sowie die Recruiterinnen und Recruiter in all ihren Aufgaben unterstützen. (Lesen Sie dazu: "Award: Die besten Bewerbermanagementsysteme 2024").

Systeme und Tools für digitales Recruiting

Die Bandbreite der Softwareunterstützung reicht von einfachen Tools für das Multiposting bis zu umfassenden Lösungen, die den gesamten Recruiting-Prozess von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding abdecken. Zusätzlich stellen die Softwareanbieter und Jobbörsen zahlreiche KI-Tools zur Verfügung, die bei einzelnen Aufgaben vom Texten der Stellenanzeige bis zur Kandidaten-Vorauswahl unterstützen.

Um alle Vorteile des digitalen Recruitings ausschöpfen zu können, empfiehlt sich eine Software, die das gesamte Bewerbermanagement bis zur Einstellung oder zur Versendung der Absage ermöglicht. Als wichtige Kriterien und Funktionen von Bewerbermanagement-Software gelten:

• Verwaltung von Bewerberdaten
• Automatisches Erfassen von Bewerberdaten (CV-Parsing)
• Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf der Karriereseite des Unternehmens
• Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Jobbörsen und anderen Kanälen (Multiposting)
• Rollenbasierte Zugriffe für Recruiter, die Fachabteilung und gegebenenfalls Bewerber
• Kollaboration mit Recruitern und Fachabteilungen
• Kommunikation mit Bewerbern
• Nutzerfreundliche Bedienung durch alle Beteiligten
• Einbinden von Videointerviews
• Erstellung und Durchsuchen von Talentpools
• Automatisierte Workflows und Terminerinnerungen
• Verfahren zur Bewerbervorauswahl, Einbinden von Tests
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• Bereitstellen relevanter Kennzahlen
• Kundenservice
• angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Robot Recruiting und der Einsatz von KI

Viele Recruiting-Prozesse lassen sich durch künstliche Intelligenz (KI) automatisieren und optimieren. Der vollautomatisierte "Robot Recruiter" ist jedoch in weiter Ferne. Selbst mit dem Einsatz von KI-Tools für bestimmte Aufgaben halten sich die meisten Unternehmen noch zurück. Laut der Recruiting-Reifegrad-Studie 2024 von Lebenswelt Recruiting und der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt stimmen nur insgesamt sieben Prozent der befragten Unternehmen der Aussage zu, dass KI sie bei ihrem Recruiting unterstützt.

Die Stellensuchenden stehen dem KI-Einsatz im Recruiting nicht nur ablehnend gegenüber, wie eine Befragung von 3.000 Fachkräften durch Meinestadt.de deutlich macht: 80 Prozent glauben, dass der KI-Einsatz dazu führt, dass offene Stellen stärker faktenbasiert und weniger nach dem Bauchgefühl besetzt werden. 68 Prozent gehen davon aus, dass KI die Bewerbungsprozesse beschleunigt. Die Akzeptanz von KI im Recruiting hängt jedoch davon ab, an welcher Stelle die Technologie zum Einsatz kommt. Geht es um das Erstellen von Stellenanzeigen, haben weniger Stellensuchende ein Problem damit. Bei der Kandidatenauswahl mit KI-Unterstützung gehen die Meinungen schon auseinander. Wird die KI genutzt, um Vorstellungsgespräche zu führen, ist die Ablehnung groß. Die Studie zeigt auch, dass es für Arbeitgeber wichtig ist, darauf hinzuweisen, ob und an welcher Stelle sie KI für das Recruiting nutzen.

Lesetipp: Künstliche Intelligenz im Recruiting: Werkzeuge und Tools