Abmahngespräche respektvoll führen

Abmahnungen sind dann sinnvoll und notwendig, wenn der Mitarbeitende etwas vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch macht, oder durch sein oder Verhalten seinem Team oder dem Unternehmen schadet. Bei einem gravierenden Fehlverhalten sollte der Vorgesetzte ein Abmahngespräch mit dem Mitarbeitenden führen, eine schriftliche Abmahnung überreichen und das Gespräch dokumentieren. Diese korrektive Maßnahme soll dem Mitarbeitenden zu verstehen geben, dass Sie sein Fehlverhalten nicht akzeptieren, und er es abstellen muss.

Arbeitsrechtlicher Rahmen für Abmahnungen

Welche Art von Fehlverhalten eine Abmahnung rechtfertigt und welche Bestandteile eine Abmahnung enthalten sollte, lesen Sie ausführlich in den Beiträgen "Gründe für eine Abmahnung im Arbeitsrecht" sowie "Welche Form und Frist für Abmahnungen im Arbeitsrecht gelten".

Abmahngespräche richtig führen

Das Abmahngespräch sollte zeitnah zur Ankündigung des Gesprächs stattfinden. Geben Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter aber genug Zeit, sich darauf vorzubereiten. Neben Ihnen als Personalverantwortliche sollte auch die disziplinarische Vorgesetzte dabei sein. Der Betriebsrat darf auch daran teilnehmen. Wenn Sie die Beteiligten einladen, müssen Sie unbedingt ankündigen, dass es sich um ein Abmahngespräch handelt.

Vorbereitung auf das Abmahngespräch

• Setzen Sie sich mit der Vorgesetzten zusammen. Lassen Sie sich das Fehlverhalten detailliert schildern und notieren Sie dies. Fragen Sie sich gemeinsam:
• Wann genau hat die Mitarbeiterin welches konkrete Fehlverhalten gezeigt?
• Welche Auswirkungen hatte das Verhalten?
• Waren noch andere Mitarbeitende beteiligt?
• In welcher Situation hat sich die Mitarbeiterin falsch verhalten?
• Ist das Fehlverhalten wiederholt aufgetreten?
• Was war im angekündigten Feedbackgespräch vereinbart worden?
• Was hat sich seitdem geändert?
• Gibt es mögliche Gründe für das Fehlverhalten?

Sammeln Sie Belege und Beweise. All dies ist auch Grundlage für die schriftliche Abmahnung und für einen eventuellen Prozess vor dem Arbeitsgericht.

Besprechen Sie mit der Vorgesetzten den Ablauf des Gesprächs und ihre Rolle dabei. Hierbei ist sehr wichtig, sie davon zu überzeugen, so wertschätzend wie möglich mit der Mitarbeiterin zu sprechen: Sachlich beschreiben, Emotionen kontrollieren, ausgelöste Gefühle nennen, Bedürfnis formulieren, gewünschtes Verhalten konkret und verständlich auf den Punkt bringen.

Je nach Fehlverhalten und Auftreten der Mitarbeiterin kann dies sehr schwierig sein. Für den weiteren Prozess ist es jedoch sehr wichtig, die Situation nicht weiter zu eskalieren. Auf der einen Seite geht es um den Wert von Respekt im Unternehmen, den Sie idealerweise selbst vertreten und in dem Sie Vorbildfunktion ausüben. Auf der anderen Seite wollen Sie möglichst erreichen, dass Sie im Dialog einen Weg finden und sich die Fronten nicht weiter verhärten. Hierfür kann es hilfreich sein, sich Ihr inneres Team für das Führen des Abmahngesprächs aufzustellen. Welche Mitglieder Ihres inneren Teams sollten in den Hintergrund, welche in den Vordergrund treten?

Im Anschluss an das vorbereitende Gespräch mit der Vorgesetzten entwerfen Sie die schriftliche Abmahnung. Doch zunächst geht es darum, wie das Abmahngespräch konkret ablaufen könnte.

Leitfaden für das Abmahngespräch

Das Abmahngespräch könnten Sie so strukturieren:

• Sie nennen den Gesprächsanlass. Um welches Fehlverhalten geht es genau und warum findet jetzt dieses Gespräch statt?
• Die Mitarbeiterin schildert die Situation aus ihrer Sicht.
• Die Führungskraft schildert das wiederholte Fehlverhalten aus ihrer Perspektive.
• Sie moderieren einen wertschätzenden Austausch und fassen zusammen.
• Sie erklären, dass Sie das Fehlverhalten nicht dulden.
• Sie sprechen klar aus, dass es bei erneutem Fehlverhalten zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung kommen kann.
• Sie überreichen der Mitarbeiterin die Abmahnung und lassen sich die Übergabe von ihr beziehungsweise von ihrer Vorgesetzten als Zeugen quittieren.

Worauf Sie beim Abmahngespräch achten sollten

Gehen Sie bewusst in eine wertschätzende innere Haltung und aktivieren Sie die aufgestellte Mannschaft Ihres inneren Teams.

Beherzigen Sie – besonders im Gesprächseinstieg –, dass Sie das Fehlverhalten beschreiben, ohne dabei zu bewerten. Es ist wichtig, dass der Mitarbeitende sich nicht als Person kritisiert fühlt, sondern versteht, dass es sich um ein konkretes Fehlverhalten handelt.

Wenn der Mitarbeitende seine Version seines Verhaltens schildert, gibt es meistens eine Schnittmenge, aber auch Unterschiede. Geben Sie deshalb danach dem Vorgesetzten erneut die Möglichkeit, sich zu diesen Unterschieden zu äußern.

Versuchen Sie durch gezielte Fragen ein umfassendes Bild zu bekommen. Notieren Sie sich alles genau. Intervenieren Sie, wenn die Kommunikation nicht wertschätzend ist. Dies sollten Sie mit Fingerspitzengefühl und Respekt tun.

Im weiteren Gespräch müssen Sie dem Mitarbeitenden klar mitteilen, welches wiederholte Fehlverhalten aus Ihrer Sicht besteht, und welche Folgen dies für das Unternehmen hat. Verdeutlichen Sie damit, wie wichtig es ist, dass sich das Verhalten ändert. Bitte stellen Sie auch sicher, dass der Mitarbeitende sich genau vorstellen kann, wie das gewünschte Verhalten und die Erwartungen aussehen. Formulieren Sie die Anforderungen positiv, konkret, überprüfbar und realistisch.

Wenn sich weitere Faktoren oder andere Sichtweisen aus dem Gespräch ergeben, passen Sie die schriftliche Abmahnung an und händigen sie dem Mitarbeitenden erst später aus.

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