Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Ist die Abmahnung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin einmal in der Personalakte, bleibt sie da - in der Regel. Wollen Beschäftigte die Entfernung ihrer Abmahnung aus der Personalakte erreichen, ist dies nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen möglich. 

Hierzu entschied kürzlich das Bundesarbeitsgericht, dass die Abmahnung einer Pflegekraft, die keinen Impfnachweis erbringen konnte, während die einrichtungsbezogene Impflicht galt, zu Unrecht erfolgte und aus der Personalakte entfernt werden muss. 

Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Arbeitnehmende haben grundsätzlich das Recht, unrichtige Eintragungen in der Personalakte entfernen oder berichtigen zu lassen. Eine unrichtige Abmahnung muss der Arbeitgeber also aus der Personalakte nehmen.

Bei einer zu Recht erteilten Abmahnung sieht es anders aus. Grundsätzlich gibt es für eine solche Abmahnung keine Verjährung: Das heißt, sie bleibt bestehen und verliert nicht - wie manchmal zu Unrecht angenommen - nach zwei Jahren ihre Gültigkeit. Somit existiert auch kein "Ablauf-oder Verfallsdatum", nach dem eine Abmahnung entfernt werden müsste.

Abmahnung zurücknehmen: Nur wenn sie nicht berechtigt ist

Wenn eine Abmahnung rechtswidrig erfolgt ist, sie also 

• unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, die den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin in seiner Rechtsstellung und seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können 
• oder sie inhaltlich zu unbestimmt ist 
• oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt, 

dann hat der Arbeitnehmende einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch gemäß §§ 242, §1004 Abs.1 BGB analog auf Rücknahme der Abmahnung sowie auf Entfernung des Abmahnungsschreibens aus den Personalakten.

Lesen Sie hier mehr zu den inhaltlichen Voraussetzungen einer Abmahnung.

BAG-Rechtsprechung zur Rücknahme berechtigter Abmahnungen

Für ursprünglich zu Recht erteilte Abmahnungen von Mitarbeitenden galt lange die Praxis, dass der Ar­beit­neh­mer nach zwei bis drei Jahren - in denen er sich korrekt verhalten hat - vom Ar­beit­ge­ber verlangen konnte, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. 

Diese Rechtsprechung hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) aber mit seinem Urteil vom 19. Juli 2012 , Az. 2 AZR 782/11 revidiert. Zwar darf der Arbeitgeber sich bei einer verhaltensbedingten Kündigung nicht mehr auf eine zwei bis drei Jahre alte Abmahnung stützen - denn nach dieser Zeit fehlt es an der Warnfunktion der Abmahnung -, aus der Personalakte entfernen muss er diese aus der Personalakte jedoch nur, wenn es keinerlei berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung für ihn gibt.

Wie lange: Gerichte entscheiden im Einzelfall

Weiter relevant sein kann eine Abmahnung für den Arbeitgeber beispielsweise im Hinblick auf eine zukünftige Entscheidung über eine Versetzung oder Beförderung, eine spätere Zeugnisbeurteilung oder Kündigung des Mitarbeitenden. Nach heutiger BAG-Rechtsprechung kann der Arbeitgeber die Abmahnung also auch weit länger als drei Jahre in der Personalakte belassen, wobei Abmahnungen nach Auffassung des Gerichts auch nicht per se für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses wirksam sind. 

Ob das durch die Abmahnung gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden ist, müssen die Gerichte im Einzelfall klären. Zumindest bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn dem Arbeitnehmenden bis dahin nichts vorzuwerfen ist. 

Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses? 

Der Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte besteht nach gängiger BAG-Rechtsprechung grundsätzlich nur im bestehenden Arbeitsverhältnis. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Beschäftigte zwar Anspruch auf Einsicht in ihre vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrten Personalakte. Sie haben aber regelmäßig keinen Anspruch mehr auf Beseitigung selbst einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte. 

Ein solcher Anspruch kann nur ausnahmsweise gegeben sein, wenn es objektive Anhaltspunkte gibt, dass eine Abmahnung dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden könnte (BAG, Urteil vom 19. April 2012, 2 AZR 233/11).

Fraglich ist aber, ob aus datenschutzrechtlichen Gründen ein Anspruch auf Löschung von Abmahnungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen kann. Unabhängig davon, ob Personalakten elektronisch oder in Papierform geführt werden, wird dies von einzelnen Instanzgerichten so gesehen. Hier steht eine höchstrichterliche Klärung durch das Bundesarbeitsgericht noch aus.

Alle rechtlichen Fragen rund um die (digitale) Personalakte klären wir in diesem Top-Thema.