Kostenstellen: Vorgehensweise bei der Einrichtung und Än ... / 2.8 Budgets und Ressourcen für Kostenstellen festlegen

Die Zuordnung von Budgets für einzelne Kostenstellen ist zwar nicht unbedingt an die Einrichtung von Kostenstellen gebunden; Sie können sie auch im Rahmen der Unternehmensplanung verteilen. Überlegen Sie dennoch, mit welchen Mitteln und sonstigen Ressourcen eine Kostenstelle ausgestattet werden soll: Wie viele Mitarbeiter werden dort tätig sein? Welche Personalkosten entstehen? Welche Anlagegüter werden der Kostenstelle zugeordnet? Welche Kapitalkosten entstehen? Welche Räume werden genutzt? Welche Mieten und Nebenkosten fallen an? Sollen Kosten für Werbung angesetzt werden? Werden von den Mitarbeitern der Kostenstelle Fahrzeuge genutzt? Usw.

Bereits vorhandene Budgets bei Änderungen während des Jahres verteilen

Wenn Sie während des laufenden Jahres eine zusätzliche Untergliederung der bestehenden Kostenstellen vornehmen oder neue Kostenstellen einrichten, müssen Sie entweder das Budget der bereits eingerichteten, in der Hierarchie höher stehenden Kostenstelle auf mehrere Kostenstellen verteilen oder die neue Kostenstelle mit einem eigenen Budget ausstatten.

In solchen Fällen müssen Sie entscheiden, ob ggf. zusätzliche Mittel bereitgestellt werden sollen oder ob es erforderlich ist, die Budgets bei anderen Kostenstellen zu kürzen bzw. umzuschichten. Da es meist an Erfahrungswerten fehlt, empfiehlt sich eine Verteilung bzw. Neuordnung der noch nicht verbrauchten Budgets "nach bestem Wissen und Gewissen". Erst mit Beginn des neuen Jahres können Sie dann eine fundierte Planung mit aussagefähigen Budgets vornehmen.

Kostenstelle Produktion aufgliedern

Ein Unternehmen hat im Fertigungsbereich aktuell lediglich eine Kostenstelle "Produktion", in der alle Arbeiten erledigt werden. Auf der Kostenstelle arbeiten sieben Personen und es gibt sechs unterschiedliche Fertigungsautomaten. Das Budget (Gemeinkosten) für das laufende Jahr beträgt 700 TEUR.

Zur Jahresmitte soll eine Untergliederung der "Produktion" in drei Produktionskostenstellen P1–P3 erfolgen, da die Produkte die unterschiedlichen Maschinen in unterschiedlicher Weise belasten. Das Budget ist etwa zur Hälfte verbraucht. Die Personen werden wie folgt verteilt: P1 erhält 3 Mitarbeiter, P2 und P3 je 2 Mitarbeiter. Drei Maschinen werden auf die Kostenstelle P1 übertragen, zwei auf P2 und eine Maschine auf P3.

Die Verteilung des verbliebenen Budgets erfolgt nach der Anzahl der auf den Kostenstellen arbeitenden Mitarbeiter, da die Personalkosten den größten Teil des Budgets ausmachen. P1 erhält demnach ein Budget von 150 TEUR, die beiden anderen Kostenstellen bekommen jeweils 75 TEUR. Für das Folgejahr ist eine genauere Planung vorgesehen, wobei die Erfahrungen aus dem zweiten Halbjahr in die Planung einfließen sollen.

Löschen von Kostenstellen

Wenn Sie eine Kostenstelle auflösen wollen, müssen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, was mit Budget und Ressourcen geschehen soll. Soll das Budget gestrichen werden? Soll es auf andere Kostenstellen verteilt werden? In welchem Verhältnis? Muss die Kostenstelle ggf. noch für einige Wochen oder Monate weitergeführt und offen gehalten werden, weil es noch nicht vollständig abgewickelte Geschäftsfälle gibt und Sie mit "Restbuchungen" rechnen müssen?