Eventmanagement und Nachhaltigkeit – Warum ist es kompliziert?

Die Einflussfaktoren mögen auf den ersten Blick etwas generisch oder, wie Unternehmensberater gerne sagen, »No-Brainer« sein. Dennoch berücksichtigen so viele Unternehmen, Manager und Mitarbeiter diese Grundfragen nicht oder ignorieren sie schlichtweg. Das führte schon in der Vergangenheit, ohne die Herausforderungen der Nachhaltigkeit, zu großen Problemen und viel Verdruss. Heute und mit zunehmender Komplexität und Vielfalt der Aufgaben wird es immer schwerer, feststehende Vorgehensweisen, Glaubenssätze und Vorurteile grundsätzlich in Frage zu stellen. Dazu fehlt häufig schlicht die Zeit und der Raum. Deshalb wollen wir das hier exemplarisch tun.

Einflussfaktor Zeit

Beginnen wir direkt mit dem Herzstück jedes Events: die Zeitplanung. Diese ist, obwohl die Veranstaltung häufig schon Jahre im Voraus terminiert ist, immer eng. Kaum ein Event, bei dem es nicht zum Ende hin knapp wird. Manchmal sind es einzelne Gewerke, die hinterherhinken, manchmal gibt es grundlegende Probleme und manchmal ist einfach nur der Wurm drin. Aber irgendeine Störung gibt es immer. Und das von Event zu Event immer wieder neu und immer wieder anders.

Natürlich haben Events in der Regel einen festen, meist unverrückbaren Termin. Das macht die Sache natürlich nicht leichter. Wo der Launchtermin für ein Produkt durchaus mal um ein paar Tage oder Wochen verschoben werden kann, ist eine große Industriemesse ganz sicher nicht bereit, das gleiche für einen einzelnen Aussteller zu tun, der sich mit dem Zeitplan verzettelt hat. Ein gutes Zeitmanagement ist daher die Grundvoraussetzung, damit ein Event überhaupt stattfinden kann. Wir gehen davon aus, dass Sie das vollständig im Griff haben.

Und dennoch: Zeit bzw. das Fehlen derselben ist stets ein bestimmender Faktor im Eventmanagement. Mit Blick auf ein Eventmanagement, das Nachhaltigkeitsaspekte wie die Schonung von Ressourcen, den Schutz der Arbeitnehmer oder die Vermeidung von Klimagasemissionen zum Ziel hat, verstärkt sich der Einfluss der Zeit nochmal. Ein Beispiel: Für den Abbau eines Messestands bleibt häufig nur der Abend und die Nacht nach dem letzten Messetag, also bestenfalls ein paar Stunden. Der Aufbau hingegen kann schon mal ein Zeitfenster von einigen Tagen haben. Warum ist das so? Natürlich möchte der Hallenbetreiber möglichst schnell die Messehalle wieder in ihren Urzustand zurückversetzt haben, um sie für die nächste Veranstaltung vorbereiten zu können. Für den Messebau bedeutet dieser Zeitdruck aber, dass der Abbau des Messestands eher einem Abriss gleicht und viele Elemente und Materialien einfach weggeworfen statt wiederverwendet werden. Stephanie Kircher von Schwangau Schuh berichtete von einem »Raum auf dem Messegelände, in den wir die Teppiche und Wandverkleidungen einfach reinwerfen sollten«. Das ist natürlich absolut nicht nachhaltig.

Nachhaltigkeit im Eventmanagement benötigt also mehr Zeit als die herkömmlichen Vorgehensweisen. Mehr Zeit bzw. Vorlauf bei der Planung, mehr Zeit bei der Beschaffung bzw. bei der Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern und mehr Zeit für die konkrete Realisierung vor und nach der Veranstaltung.

Einflussfaktor Skalierung

Veranstaltungen sind für eine mehr oder weniger große Menge von Besuchern, Gästen, Zuschauern, Kunden, Mitarbeitern oder Teilnehmern geplant. So weit, so einfach. Entscheidend ist bei jedem Event darüber hinaus die Frage: Für wie viele Teilnehmer planen wir das Event? An dieser Frage hängt meistens die gesamte Planung des Events. Denn es macht einen Unterschied, ob man 10 Gäste in einem Workshop hat, 100 Gäste eine Party feiern, ob man 1.000 Gäste in ein Kongresszentrum einlädt oder 10.000 in eine große Veranstaltungshalle oder ein Stadion.

Mit Blick auf die Nachhaltigkeit wird die Skalierung eines Events zur bestimmenden Größe. Das beginnt bei der Wahl der Location, der Anfahrt und den Unterbringungen der Gäste und ganz besonders der Verpflegung. Alle diese Bereiche – der Ressourcen und Energieverbrauch, die Emission von Klimagas, die servierten Mahlzeiten und der zu entsorgende Abfall – multiplizieren sich mit der Anzahl der Eventteilnehmenden. Natürlich wäre es das Nachhaltigste, überhaupt keine Gäste auf eine Veranstaltung einzuladen – aber das beißt sich mit den Veranstaltungszielen. Wir werden in diesem Buch immer wieder an den Punkt stoßen, wo die Skalierung des Events die Nachhaltigkeitsziele streift, und wir stellen kreative Lösungen vor, wie Sie dies unter einen Hut bringen.

Einflussfaktor Geld

Events sind nicht billig. Der Tausend-Kontakt-Preis (TKP) von Vor-Ort-Veranstaltungen, wie beispielsweise ein Messeauftritt oder eine Kundenveranstaltung, ist im Vergleich zu allen anderen Formen der Kommunikation wesentlich höher. Natürlich ist auch die Kontaktqualität eines persönlichen Gesprächs auf der Messe deutlich besser als zum Beispiel die eines Online-Werbebanners, was den hohen TKP rechtfertigt. Nichtsdestotrotz steht der Eventbereich aufgrund der hohen Kosten oft unter einem hohen Rechtfertigungsdruck. Sie werden das Thema kennen.

Dieser Druck kann zur Folge haben, dass für nachhaltige, aber dadurch mitunter kurzfristig teurere Maßnahmen kein Budget zur Verfügung steht. Denken Sie beispielsweise an wiederverwendbare Bodenbeläge. Der klassische Messeteppich ist der Wegwerfartikel Nummer Eins. Warum? Weil er billig ist. Hochwertige, wiederverwendbare Böden sind teuer und amortisieren sich erst über eine längere Laufzeit. Das ist im jährlich kalkulierten Budget der meisten Aussteller nicht vorgesehen und so bleibt der Wegwerfteppich weiter bestehen.

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Dieser Artikel ist ein Ausschnitt aus dem Buch Nachhaltigkeit im Eventmanagement, das 2023 bei Haufe erschienen ist. Hier geht es zum Buch.