Kostenstellen: Vorgehensweise bei der Einrichtung und Än ... / 4 Tipps und Tricks für die Umsetzung

Bei der Frage, wie Sie Kostenstellen am besten und schnellsten anlegen oder ändern, spielen heute vor allem organisatorische Aspekte eine wichtige Rolle. Das eigentliche Anlegen im DV-System ist oft nur mit geringem Aufwand verbunden. Sie können sich Ihre (organisatorische) Arbeit erleichtern, indem Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Erstellen Sie sich einen individuellen, an die Bedürfnisse und Anforderungen angepassten Leitfaden, indem Sie die wichtigsten Arbeitsschritte chronologisch festhalten. Als Ausgangspunkt kann Ihnen z. B. die Checkliste der Abb. 9 dienen.
• Berücksichtigen Sie dabei die möglichen unterschiedlichen Fälle, etwa Anlegen, Ändern oder Löschen einer Kostenstelle, die zum Teil unterschiedliche Arbeiten erforderlich machen.
• Passen Sie diesen Leitfaden bei sich abzeichnenden Änderungen kontinuierlich an.
• Übernehmen Sie die Verantwortung für das Anlegen, Ändern und Löschen von Kostenstellen.
• Erledigen Sie vor allem die wichtigen Schnittstellenarbeiten, etwa Konten anlegen und pflegen, Kostenzuordnung oder Bezugsgrößenwahl, immer zusammen mit den Kollegen der Buchhaltung und den jeweils betroffenen Kostenstellenleitern.
• Wenn Sie Ihren Betrieb erstmalig in Kostenstellen einteilen oder größere Veränderungen vornehmen wollen, orientieren Sie sich am Warenfluss bzw. an der Wertschöpfungskette. Welche Arbeiten werden in welcher Reihenfolge durchgeführt (etwa Einkauf, Anlieferung/Lagerung, Verarbeitung, Lagerung, Verkauf, Auslieferung)? Welche Arbeiten haben übergeordneten Charakter (vor allem allgemeine unterstützende Aufgaben und Verwaltung)? Welche Bezeichnungen für bestimmte Stellen und Arbeiten im Betrieb gibt es bereits (u. a. Einkauf, Produktion, Verkauf)? Diese Bezeichnungen sollten Sie bei der Einrichtung von Kostenstellen übernehmen, da diese den Mitarbeitern bekannt und geläufig sind.
• Stellen Sie sicher, dass Sie von der Buchhaltung und den Kostenstellenleitern über Änderungen, etwa über Kontenänderungen oder Personalwechsel, informiert werden. Gehen Sie regelmäßig möglichst von sich aus auf die Beschäftigten zu und fragen Sie, ob und an welchen Stellen es zu Änderungen gekommen ist.
• Stellen Sie sich eine kurze Übersicht der Personen (intern und extern) zusammen, die Sie bei Änderungen ansprechen müssen bzw. die Sie von Anpassungen informieren sollten. Fragen Sie hier regelmäßig nach, ob und welche Veränderungen geplant sind bzw. welche Veränderungen es schon gegeben hat.
• Rechnen Sie bei guter Vorbereitung damit, dass Sie für die vollständige Arbeit beim Anlegen, Ändern oder Löschen von Kostenstellen in der Summe durchaus 1–3 Arbeitstage benötigen, bis alles reibungslos läuft.
• Falls möglich, starten Sie einen Testlauf und prüfen Sie, ob alle Schnittstellen funktionieren und die richtigen Konten bzw. Kostenarten freigegeben bzw. gesperrt worden sind.

Die Checkliste in Abb. 9 enthält zentrale Fragen und Prüfpunkte, die Sie beim Anlegen, Ändern oder Löschen von Kostenstellen verwenden können. Auch die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie sollten Sie ggf. an Ihre Anforderungen bzw. die Verhältnisse Ihres Betriebes anpassen.

Abb. 9: Checkliste Anlegen, Ändern und Löschen von Kostenstellen