3.1 Findung der neuen Produkte
Hohe Anzahl an möglichen Prozessvarianten
In einer ersten Idee wurden sämtliche Prozessvarianten, die eine Rechnung durchlaufen kann, gelistet. Beispiele:
| Typ A: | elektronischer Belegeingang, Bestellbezug, keinerlei manuelle Eingriffe |
| Typ B: | Belegeingang in Papier, Bestellbezug, keinerlei manuelle Eingriffe |
| Typ C: | Belegeingang in Papier, kein Bestellbezug, keine Preisdifferenz, Mengendifferenz |
| Typ D: | …. |
Diese Liste wurde schnell unübersichtlich und war somit nicht geeignet, als ein neues Produktmodell zu dienen.
Bildung von Produktgruppen
Daher wurde entschieden, dass eine Betrachtung in 4 Produktgruppen zielführender ist und somit beibehalten werden soll:
- Belegeingang
- Rechnungsprüfung Handelsware
- Rechnungsprüfung Nicht-Handelsware
- Sonderprozesse Handelsware
Bei der Ausprägung der Produktgruppen wurde darauf geachtet, nur solche Produkte festzulegen, die systemseitig ihrer Anzahl nach zu erheben und zu zählen sind.
Die Produkte im Belegeingang ergaben sich dann im Wesentlichen nach dem Aufwand zur Digitalisierung der Belegdaten. Die Produktgruppe Rechnungsprüfung Handelsware ergab sich aus den manuellen Eingriffsvarianten, die einem Beleg unmittelbar zuzuordnen und der Häufigkeit des Auftretens nach signifikant sind.
Grundsätzlich aufwandsorientiert waren auch die Überlegungen bei der Findung der Produkte in der Gruppe Rechnungsprüfung Nicht-Handelsware. Hier galt es darüber hinaus zu berücksichtigen, die Produkte hinsichtlich ihrer digitalen Bearbeitung über ein elektronisches Workflowsystem zu unterscheiden.
Für einen bestimmten Kunden des SC LV sahen wir für 2 Sonderprozesse keine andere Möglichkeit, als diese in der vierten Produktgruppe darzustellen.
3.2 Produktkosten
Die Kosten der neu definierten Produkte ergeben sich aus den in Geld bewerteten Zeitaufwänden für die unmittelbar dafür erforderlichen Tätigkeiten. Die Kosten je Zeiteinheit wurden aus dem in der Budgetplanung errechneten Mitarbeiterstundensatz zu Vollkosten abgeleitet.
3.3 Strukturkosten
Strukturkosten des Produkts
Während der Zuordnung der Tätigkeiten aus der Prozesserhebung wurde festgestellt, dass nicht alle Tätigkeiten nur einem, sondern teilweise auch mehreren neuen Produkten zuzuordnen sind.
Beispiel: Mehrmalige Tätigkeitszuordnung bei Bearbeitung der Archivfehlerliste
Beim Einsatz eines elektronischen Archivs kommt es zu 2 Fehlertypen, die bearbeitet werden müssen:
| a) | digitales Rechnungsbild (tif-Datei) ohne Rechnungsdatensatz |
| b) | Rechnungsdatensatz ohne digitales Rechnungsbild |
Da diese Fehlertypen sowohl bei der digital als auch in Papierform eingegangenen Rechnung auftreten können, ist diese Tätigkeit mehreren Produkten zugeordnet worden. Die Verteilung auf mehrere Produkte wird über einen prozentualen Aufschlag vorgenommen.
Da der Prozess Kommunikation von uns im Rahmen der Prozesskostenrechnung nicht in seinen Teil- und Detailprozessen aufgegliedert und erhoben worden ist, haben wir den darin gebundenen Aufwand durch einen Aufschlag "Strukturkosten Kommunikation" auf die Produkte umgelegt, die einen Kommunikationsaufwand erfordern.
Strukturkosten des Bereichs
Bisher unberücksichtigt sind die Kosten für die Abteilung Service- und Prozessmanagement sowie für die Stabsfunktion Controlling. Um die einzelnen Elemente der Preiskalkulation der neuen Produkte nicht zu verwässern, haben wir entschieden, hierfür einen separaten Strukturkostenaufschlag vorzunehmen. So ist es zukünftig möglich, die Veränderungen und Entwicklungen der einzelnen Kostenblöcke transparent nachzuvollziehen und zu analysieren.
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