3.1 Projektorganisation
Wie bereits erwähnt sind das Bewusstsein und die Unterstützung des Top-Managements Schlüsselelemente für die erfolgreiche Umsetzung des Implementierungsprojekts. Ebenso wichtig ist allerdings auch die Qualität des Projektteams. Ein angemessenes Team besteht aus folgenden Rollen (mit den notwendigen Funktionen):
Projektsponsor:
- kontinuierliche Unterstützung
- uneingeschränkte Unterstützung
Projektteamleiter:
- Erfahrung im Projektmanagement
- Erfahrung mit Implementierungsprojekten für das Controlling
- persönliche, soziale und konzeptionelle Kompetenzen
- Change-Management-Kompetenzen
- Verfügbarkeit, Engagement und Motivation
Projektteammitglieder:
- fachliche Controllingkompetenzen
- Teamplayer
- persönliche und soziale Kompetenzen
- Verfügbarkeit, Engagement und Motivation
Nachdem das Team benannt wurde, sollte die Ausgestaltung des Projekts näher definiert werden. Abb. 3 zeigt exemplarisch auf, wie die einzelnen Elemente aussehen könnten.
Abb. 3: Inhalt eines Implementierungsprojekts des Controllings
3.2 Projektmethodik
Die Ausführung des Projekts erfordert eine bestimmte Methodik beim Vorgehen, wobei zwischen traditionellen und agilen Methoden unterschieden werden kann. Wenngleich traditionelle Methoden noch weit verbreitet sind, werden in den Unternehmen heute immer mehr agile Methoden für die Projektumsetzung genutzt.
Anhand einer ERP-Implementierung soll im Folgenden die traditionelle Herangehensweise dargestellt werden, die sich auch auf die Einführung einer Controllingorganisation übertragen lässt (s. Abb. 4).
Abb. 4: Ein Beispiel für eine traditionelle Projektmethodologie – ASAP Roadmap
- Project Preparation: Der Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung wird gelegt: Festlegung der Projektziele, des Umsetzungsumfangs, des Projektzeitplans sowie der Projektorganisation und der Ressourcen.
- Business Blueprint: Erstellung des Blueprints, der die Geschäftsprozesse und die Organisationsstruktur enthält, die im Controllingkonzept abgebildet werden sollen.
- Realization: Unter Berücksichtigung des Business Blueprint erfolgt die Konfiguration der Anforderungen im System. In dieser Phase werden auch die Integration und die Erstellung der Endbenutzerdokumentation durchgeführt.
- Final Preparation: Testen, Endbenutzerschulung und Cut-Over-Aktivitäten vor Go Live. Es sollte sichergestellt werden, dass das Konzept die Anforderungen erfüllt und dass es nach dem Go Live keine Probleme geben wird.
- Go Live & Support: Übergang von der Vorproduktionsphase zur Live-Nutzung des Konzepts. Im Grunde genommen beginnen die Endbenutzer nun mit der Nutzung des Konzepts.
Neben den traditionellen Projektmethoden entstehen zunehmend alternative Konzepte, die Bestandteile eines agilen Ansatzes sind. Die beliebtesten Methoden werden im Folgenden kurz skizziert:
| 1 |
Agile |
Zusammenarbeit, um iterativ zu liefern, was immer funktioniert |
| 2 |
Scrum |
Befähigung eines kleinen, cross-funktionalen, selbstverwaltenden Teams zur schnellen Lieferung |
| 3 |
Kanban |
Verbesserung der Liefergeschwindigkeit und -qualität durch bessere Sichtbarkeit der laufenden Arbeit und Einschränkung von Multitasking |
| 4 |
Scrumban |
Ergänzung der unfertigen Arbeit wie bei Kanban, mit einem täglichen Stand-up wie bei Scrum |
| 5 |
Lean |
Rationalisierung und Beseitigung von Verschwendung, um mit weniger Aufwand / Input mehr zu liefern |
| 6 |
eXtreme Programming (XP) |
Robuste Entwicklung zur Sicherung der Qualität |
| 7 |
Waterfall |
Projekte vollständig planen und dann in Phasen ausführen |
| 8 |
PRINC2 |
Kontrolliertes Projektmanagement, das nichts dem Zufall überlässt |
| 9 |
PMI's PMBOK |
Anwendung von universellen Standards auf das Waterfall-Projektmanagement |
Abb. 5: 9 beliebte Projektmanagementmethodologien
Im Vergleich zur herkömmlichen Projektmethodik ergeben sich bei der agilen Anwendung sichtbare Zeit- und Personaleinsparungen, die maßgeblich auf intensive Änderungen im Geschäftsumfeld zurückzuführen sind.
3.3 Dimensionen der Exzellenz für die Projektdurchführung
EntscheIdend für den Erfolg einer Implementierung sind die 3 Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität. Dieses Konzept der Exzellenz wird im Projektmanagement oft als magisches Dreieck bezeichnet (s. Abb. 6).
Abb. 6: Das magische Dreieck im Projektmanagement
Zur gleichwertigen Bedienung aller 3 Dimensionen des magischen Dreiecks sollte das Projektteam folgende Fragen im Blick behalten:
Zeit:
- Wie viel Zeit steht für die Umsetzung der Projektziele zur Verfügung?
- Welcher Anfangs- und Endtermin gilt für das Projekt?
- Welche Zwischentermine und Meilensteine gibt es im Projekt?
Kosten:
- Welches Budget steht für die Umsetzung der Projektziele zur Verfügung?
- Was kostet das gesamte Projekt (finanzielle Mittel, Sachmittel, Personalmittel)?
Qualität:
- Welche Leistung soll das Projekt überhaupt erbringen?
- Was sind die Ziele des Projekts?
Durch das magische Dreieck des Projektmanagements kann es auch zu erheblichen Spannungen und Konflikten kommen, weshalb es oftmals in der Praxis als Spannungsdreieck bezeichnet wird. Die Größen des magischen Dreiecks sind voneinander abhängig und können nicht isoliert betrachtet...