Leitfaden zur Implementierung einer Controllingorganisation in der Praxis

Zusammenfassung

• Bevor eine Controllingorganisation implementiert werden kann, ist eine grundlegende Voraussetzung zu schaffen: ein Konzept, um die Notwendigkeit von Controlling für das Unternehmen zu vermitteln.
• Ist diese Voraussetzung gegeben, sollten ein Projektmanagement, die Organisationsform und Positionierung des Controllings, die Controllingprozesse sowie die erforderlichen Kompetenzen der Controller definiert werden.
• Essenziell für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt ist der Einbezug aller notwendigen Elemente sowie das Befolgen der festgelegten Reihenfolge.
• Der Artikel zeigt Eigenschaften, Geschäftspraktiken sowie praktische Empfehlungen auf, die für eine erfolgreiche Implementierung einer Controllingorganisation unabdingbar sind.

1 Warum ein Controlling notwendig ist

In der Praxis wird der Bedeutung des Controllings unterschiedlich viel Gewicht beigemessen. Das hängt insbesondere vom Unternehmensprofil und der Unternehmenskultur des Unternehmens, aber auch von dessen Größe, Entwicklungsphase sowie der Branche ab. Unabhängig davon sollte das Controlling nicht als ein kostengünstiges Projekt betrachtet werden, sondern vielmehr als eine Notwendigkeit für eine erfolgreiche Unternehmensführung.

Die Begriffe Controllingkonzept und Organisationseinheit der Controller sind dabei zu unterscheiden. Das Controllingkonzept bezieht sich auf die effektive ("die richtigen Dinge tun") und effiziente ("die Dinge auf die richtige Weise tun") Unternehmensführung. Es beansprucht das gesamte Unternehmen, inklusiver aller organisatorischen Teile (Verkauf, Einkauf, Vertrieb, Marketing, IT usw.).

Die Organisationseinheit der Controllerinnen und Controller ist hingegen eine Facheinheit für das Controlling, die durch eine Beziehung zum Management und den Mitarbeitenden helfen soll, Organisations- und Individualziele zu erreichen.

Für die Umsetzung eines Controllingkonzeptes im Unternehmen oder in Unternehmensteilen ist das Vorhandensein einer Controllingorganisation nicht unbedingt erforderlich. Notwendig wird diese allerdings, wenn langfristig und nachhaltig der Umsatz die Kosten übersteigen sollen. Nur so gelingt es, einen maximalen Ertrag aus den vorgenommenen Investitionen zu erzielen.

2 Die Bedeutung des Controllings ins Bewusstsein rufen

2.1 Gründe für die Implementierung einer Controllingorganisation

Es ist kein Geheimnis, dass die Realisierung eines wichtigen Projektes nur mit der Unterstützung des Top-Managements gelingen kann. Um diese Unterstützung zu erhalten, sind gute Argumente ins Feld zu führen:

• Ein zentraler Benefit/Nutzen ist notwendig, um die Organisation horizontal und vertikal zu integrieren, quasi zusammenzuschweißen. Eine bessere interne Kommunikation sowie optimierte Geschäftsprozesse sind die Folge.
• Die Prozessoptimierung dient dazu, einige Controllingprozesse hinsichtlich ihrer Schnelligkeit und Präzision zu verbessern, damit Prozesseinsparungen erzielt werden können.
• Das Benchmarkting-Element zeigt, wie erfolgreiche Wettbewerber agieren und ihre Controllingprozesse gestalten.
• Am wichtigsten sollte es dennoch sein, dem Management die Bedeutung des Controllings aufzuzeigen, um den Nutzen für die Unternehmenssteuerung zu gewinnen. Dieser ist für die Bereitstellung einer transparenten und logischen Informationsbasis für das Management auf allen Organisationsebenen im Unternehmen und damit für die Erzielung besserer Geschäftsergebnisse durch bessere Geschäftsentscheidungen nötig.

2.2 Geschäftsentwicklung als Ausgangspunkt zur Einführung einer Controllingorganisation

In der Unternehmenspraxis gibt es im Wesentlichen nur 2 Situationen, in denen das Fehlen einer Controllingorganisation gerechtfertigt werden kann:

• Unternehmen mit rückläufiger Geschäftstätigkeit – "Uns geht es nicht gut, derzeit haben wir keine zusätzliche Zeit für das Implementierungsprojekt des Controllings."
• Unternehmen mit wachsender Geschäftstätigkeit – "Wir machen es gut auch ohne Controlling und wir denken, dass die Implementierung eines solchen Konzepts für uns nicht notwendig ist."

Für beide Arten von Unternehmen kann die Implementierung des Controllings dennochein Vorteil sein. In Unternehmen mit rückläufiger Geschäftstätigkeit kann das Controlling dazu beitragen, den Rückgang zu stoppen, den Trend umzukehren und ein Geschäftswachstum zu erzielen (s. Abb. 1).

Abb. 1: Unternehmen mit rückläufiger Geschäftstätigkeit – ohne Controlling vs. mit Controlling

In Unternehmen mit Geschäftswachstum kann ein Controlling dazu beitragen, das Wachstum noch intensiver zu gestalten (s. Abb. 2).

Abb. 2: Unternehmen mit Geschäftswachstum – ohne Controlling vs. mit Controlling

Hat sich das Unternehmen für die Einführung einer Controllingorganisation entschieden, kann das Implementierungsprojekt auf 2 Wegen erfolgen. Zum einen erfolgt eine ganzheitliche Implementierung des Controllings, da es im Unternehmen bisher kein Controlling gab. Zum anderen kann ein unvollständig organisiertes Controlling umstrukturiert und ergänzt werden.

Eine unvollständige Organisation des Controllings kann in verschiedenen Formen bestehen:

• Organisation: Es fehlt eine geeignete Form der Controllingorganisation.
• Prozesse: Alle oder einige relevante Controllingprozesse fehlen.
• Positionierung: Es fehlt ein eindeutiges Verständnis für die Ro...