Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: Auswirkungen auf HR / 4.5 Dokumentation und Berichtspflichten

Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten ist fortlaufend unternehmensintern zu dokumentieren.^[1] Diese Dokumentation ist ab ihrer Erstellung mindestens 7 Jahre lang aufzubewahren.

Darüber hinaus besteht eine jährliche externe Berichtspflicht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten im vorangegangenen Geschäftsjahr. Die betroffenen Unternehmen müssen den Bericht spätestens 4 Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres auf ihrer Internetseite für einen Zeitraum von 7 Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich machen. Im Bericht ist insbesondere darzulegen, ob bzw. welche menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Verletzungen identifiziert wurden. Sofern Risiken bzw. Verletzungen festgestellt wurden, sind v. a. die Maßnahmen zu beschreiben, die das Unternehmen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten ergriffen hat.

Dieser Bericht ist außerdem an die zuständige Behörde zur Kontrolle und Durchsetzung des LkSG, das "BAFA", zu übermitteln. Laut BAFA kann sich der Bericht aus den Antworten auf einen strukturierten Fragebogen generieren, der von der Behörde zur Verfügung gestellt wird. Der Fragebogen enthält offene und geschlossene Fragen sowie Mehrfachauswahlmöglichkeiten (Multiple Choice). Durch die vollständige und wahrheitsgemäße Beantwortung des Fragebogens sowie die Veröffentlichung des dann generierten Berichts auf der Internetseite des Unternehmens kommen die Unternehmen nach Auskunft des BAFA ihrer Berichtspflicht nach § 10 Abs. 2 LkSG nach.^[2]

Da die Dokumentations- und Berichtspflichten somit auch Arbeitsbedingungen entlang der gesamten Lieferkette betreffen und der HR-Abteilung die angefragten Informationen umfassend vorliegen sollten, ist auch insoweit die Beteiligung des HR-Bereichs und des etwaig bestellten Menschenrechtsbeauftragten zweckmäßig.

Praxis-Tipp

Hilfestellung des BAFA: Fragenkatalog für die Erstellung des Jahresberichts

Im Oktober 2022 hat das BAFA einen Fragenkatalog für die Erstellung des Jahresberichts veröffentlicht. Der Fragenkatalog, der aktuell 437 Multiple-Choice-Fragen umfasst, unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen des LkSG und ermöglicht ihnen zu prüfen, ob und ggf. in welchem Umfang sie die unternehmerischen Sorgfaltspflichten nach dem LkSG bereits erfüllen bzw. wo ggf. Handlungsbedarf besteht. Damit kann der Katalog auch als Kontrolle der eigenen Bemühungen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten genutzt werden.

[1] Vgl. § 10 Abs. 1 LkSG.

[2] Vgl. https://www.bafa.de/DE/Lieferketten/Berichtspflicht/berichtspflicht_node.html.