Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Redaktion
Im Hinblick auf den zeitlichen Rahmen für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten, ist zu unterscheiden zwischen Pflichten, die bereits zum 1. Januar 2023 erfüllt sein müssen, sowie Pflichten, mit deren Erfüllung ab Inkrafttreten des Gesetzes erst begonnen werden muss.
Für Unternehmen, die zu einem späteren Zeitpunkt erstmals unter das Gesetz fallen, gelten die Ausführungen entsprechend.
Pflichten, die bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes erfüllt sein müssen:
Zum 1. Januar 2023, bzw. zu dem Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen erstmals unter das Gesetz fällt, muss die Zuständigkeit für die Überwachung des Risikomanagements – beispielsweise durch Benennung eines Menschenrechtsbeauftragten – im Unternehmen festgelegt sein.
Zudem müssen Unternehmen zu diesem Zeitpunkt bereits über einen funktionsfähigen Beschwerdemechanismus verfügen, über welchen das Unternehmen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette hingewiesen werden kann.
Pflichten, mit deren Erfüllung ab Inkrafttreten des Gesetzes begonnen werden muss:
Ab dem Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen unter das Gesetz fällt, muss es mit der Erfüllung der übrigen Sorgfaltspflichten beginnen. Im Rahmen der Einrichtung seines wirksamen Risikomanagementsystems muss ein Unternehmen zunächst klare Zuständigkeiten im Unternehmen für die operative Umsetzung der einzelnen Sorgfaltspflichten festlegen.
Allen Sorgfaltspflichten, die jährlich zu erfüllen sind, ist von nun an jedes Geschäftsjahr nachzukommen. Im Einzelnen muss ein unter das Gesetz fallendes Unternehmen daher in jedem Geschäftsjahr
- eine Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich sowie bei seinen unmittelbaren Zulieferern durchführen,
- deren Ergebnisse an die intern maßgeblichen Entscheidungsträger kommunizieren,
- nach Feststellung von (ggfs. priorisierten) Risiken im Rahmen der Risikoanalyse unverzüglich Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich sowie bei unmittelbaren Zulieferern umsetzen, d. h. die Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie abgeben und weitere Präventionsmaßnahmen ergreifen,
- bei Feststellung einer bereits erfolgten bzw. unmittelbar bevorstehenden Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht im eigenen Geschäftsbereich oder bei unmittelbaren Zulieferern unverzüglich Abhilfemaßnahmen ergreifen,
- die ergriffenen Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie das Beschwerdeverfahren einer Wirksamkeitsüberprüfung unterziehen und daraufhin ggfs. anpassen,
- sicherstellen, dass sich die Geschäftsleitung regelmäßig über die Arbeit des Menschenrechtsbeauftragten informiert sowie
- die Erfüllung der Sorgfaltspflichten fortlaufend dokumentieren.
Wenn ein Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder bei unmittelbaren Zulieferern rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes, muss es anlassbezogen eine weitere Risikoanalyse durchführen, sowie die Wirksamkeit sowohl von Präventions- und Abhilfemaßnahmen als auch des Beschwerdeverfahrens (nochmals) überprüfen und ggfs. Anpassungen vornehmen.
Zudem umfasst eine solche anlassbezogene Risikoanalyse auch mittelbare Zulieferer, sofern bei diesen die offensichtlich neu hinzukommenden oder sich wesentlich veränderten Risiken liegen. Darüber hinaus müssen Unternehmen bei Vorliegen tatsächlicher Anhaltspunkte, die eine Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten bei mittelbaren Zulieferern möglich erscheinen lassen, unverzüglich anlassbezogen nach § 9 Abs. 3 LkSG tätig werden.
Nach Abschluss eines Geschäftsjahres muss ein Bericht über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten in diesem Geschäftsjahr erstellt und spätestens vier Monate nach dem Schluss dieses Geschäftsjahres beim BAFA eingereicht sowie auf der Internetseite des Unternehmens veröffentlicht werden (vgl. XIII. 2. für Einzelheiten zum ersten Bericht).
Was gilt, wenn der erste Geltungszeitraum auf weniger als ein Jahr verkürzt ist:
Unternehmen, deren Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht, bzw. die erst in ihrem laufenden Geschäftsjahr unter den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, werden für ihren ersten Sorgfaltspflichtenzyklus weniger als ein Jahr Zeit haben. Endet beispielsweise das Geschäftsjahr eines Unternehmens, das ab 1. Januar 2023 unter das Gesetz fällt, bereits am 31. März 2023, so verlangt das Gesetz grundsätzlich auch für den Zeitraum von Januar bis März die Erfüllung aller statuierten und oben aufgeführten Pflichten. In diesen Fällen wird von Unternehmen allerdings nur das gefordert, was sie in zumutbarer Weise innerhalb des verkürzten Zeitraums umsetzen können. Plausible Darlegungen nicht abgeschlossener Umsetzungsprozesse werden vom BAFA angemessen gewürdigt. Dies betrifft insbesondere nicht abgeschlossene Risikoanalyse(n) und damit auch auf deren Ergebnisse(n) aufbauende Präventionsmaßnahmen.