Zusammenfassung
Lohn- und Gehaltskonten werden sowohl in der Lohnbuchhaltung als auch in der Finanzbuchhaltung geführt. Die Lohnbuchhaltung besteht aus Konten für jeden einzelnen Mitarbeiter. Die auf diesen gesonderten Konten erfassten Eintragungen sind in die Finanzbuchhaltung zusammengefasst zu übernehmen.
1 Zusammenhang Lohn- und Finanzbuchhaltung
Auf den Lohnkonten werden sämtliche Bezüge der Arbeitnehmer monatlich dokumentiert. Dazu gehören bspw. Löhne und Gehälter, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, Zuschüsse und Entgeltumwandlungen zur betrieblichen Altersvorsorge, Zulagen, pauschal versteuerte Leistungen wie z. B. Erholungsbeihilfen, (alte) Direktversicherungen, Fahrtkostenzuschüsse, steuerfreie Bezüge. Von den Bruttobezügen muss der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer einbehalten und abführen. Auch diese Abzüge bis zur Auszahlung des Nettolohns/Gehalts sowie ggf. pauschale Lohnsteuer sind auf dem Lohn- und Gehaltskonto nachprüfbar festzuhalten.
Die in der Lohnbuchhaltung auf den Lohnkonten der Mitarbeiter erfassten Eintragungen sind in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Dabei werden die Lohn- und Gehaltszahlungen mithilfe des Lohnjournals für sämtliche Mitarbeiter zusammengefasst und auf die einzelnen Lohnarten und Abzüge aufgegliedert. Die Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen und ggf. Umlagen sind dem Lohnjournal zu entnehmen. Die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile sind durch die Regelungen zur Kranken- und Pflegeversicherung grundsätzlich unterschiedlich hoch.
Bei den Lohn- und Gehaltskonten in der Finanzbuchhaltung handelt es sich grundsätzlich um Aufwandskonten.
2 Erfassung in der Lohnbuchhaltung
2.1 Grunddaten des Lohnkontos
Die Pflicht zur Führung von Lohnkonten ergibt sich zunächst aus dem Steuerrecht, andererseits verlangt auch das Sozialversicherungsrecht in § 28f SGB IV ausdrücklich, Aufzeichnungen und Nachweise für jeden einzelnen Arbeitnehmer zu führen. Dabei sind für jeden Arbeitnehmer einerseits die Stammdaten (persönliche, lohnsteuerrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsvertragliche Daten) sowie die Bewegungsdaten (sämtliche Bezüge und Abzüge aus 12 Monatsabrechnungen des Kalenderjahres) aufzuzeichnen.
Dabei werden im Lohnkonto bei Beginn der Beschäftigung zunächst die Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters erfasst, u. a.:
- Vornamen, Familienname, Geburtstag, Anschrift des Mitarbeiters, Bankverbindung und Eintrittsdatum;
- persönliche Identifikationsnummer
Außerdem werden automatisch alle für die Besteuerung relevanten Daten, die entsprechend der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abgerufen wurden, erfasst:
- Steuerklasse (ggf. mit Faktor),
- Kinderfreibeträge,
- Kirchensteuerabzugsmerkmale,
- bei einer Änderung von Einträgen in den ELStAM während des Jahres ist auch der Zeitpunkt anzugeben, von dem an die Änderung gilt;
- ein auf der elektronischen Lohnsteuerkarte eingetragener Steuerfreibetrag oder Hinzurechnungsbetrag und der Zeitraum, für den die Eintragung gilt,
- alle für die Sozialversicherung relevanten Daten wie Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse, Zuschuss zur freiwilligen oder privaten Krankenkasse, Nachweis über Kinder (wegen der differenzierten Zu-/Abschläge in der PV),
- Aufzeichnungen zur betrieblichen Altersvorsorge,
- Aufzeichnung zu vermögenswirksamen Leistungen.
Im Laufe des Jahres kommen die sog. Bewegungsdaten hinzu, das sind:
- sämtliche Bestandteile von Lohn und Gehalt,
- Zeit-, Akkord-, Stück- und Prämienlöhne,
- Gehälter mit Zulagen, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen,
- besondere Lohnarten wie Gewinnbeteiligungen, Gratifikationen, Weihnachts- und Urlaubsgeld.
Von diesen Bruttolöhnen und Gehältern hat der Arbeitgeber einzubehalten: Lohn-, Kirchensteuer, ggf. Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträge.
Am Ende des Jahres wird das Lohnkonto abgeschlossen und für das Folgejahr wird ein neues Lohnkonto eröffnet. Dabei werden die Stammdaten i. d. R. übernommen.
Abrechnungstermine für Lohnsteuer beachten
Die Steuern (Lohnsteuer zzgl. ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern) sind zum 10. des Folgemonats für den Abrechnungszeitraum zur Zahlung an das Betriebsstättenfinanzamt fällig, zusammen mit einer Steuererklärung (Lohnsteuer-Anmeldung). Abgerechnet wird
- monatlich, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 5.000 EUR betragen hat,
- vierteljährlich, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1.080 EUR, aber nicht mehr als 5.000 EUR betragen hat,
- jährlich, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 EUR betragen hat.
Eine Fristverlängerung um jeweils einen Monat wie bei der Umsatzsteuer gibt es im Lohnsteuerrecht nicht.
Der Arbeitgeber behält die Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ein und stockt diese um seine Anteile zuzüglich Umlagen für Mutterschaftsaufwendungen (U2), Insolvenzgeldumlage (IU = U3) und ggf. für Krankheitsaufwendungen (U1) auf. Der Gesamtsozialversiche...