Lohnbuchführung, schriftliche Erteilung (Steuerberater)

Kurzbeschreibung

Schriftliche Erteilung des Auftrags zu verschiedenen Arbeiten der Lohnbuchführung durch den Mandanten. Die Abrechnung erfolgt je nach Art der Tätigkeit im Rahmen einer Zeitgebühr oder einer Betragsrahmengebühr.

Vorbemerkung

Unstreitig ist, dass die Lohnbuchhaltung eine Hilfe in Steuersachen i. S. d. § 1 Steuerberatungsgesetz (StBerG) ist. Diese Hilfe in Steuersachen darf grundsätzlich – wenn sie geschäftsmäßig erfolgt – nur von Personen erbracht werden, die hierzu befugt sind, was sich aus § 2 StBerG ergibt. Das Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen gilt jedoch nicht für die laufende Lohnabrechnung. Dies hat jedoch zur Folge, dass bei Nicht-Steuerberatern eine Auftragsverarbeitung (ehemals in Deutschland als Auftragsdatenverarbeitung bekannt) vorliegt. Damit ist jedoch im Umkehrschluss die Lohnbuchhaltung, wenn sie durch Steuerberater erbracht wird, keine Auftragsverarbeitung. Denn der Steuerberater übt seine Tätigkeit nach § 32 Abs. 2 StBerG als freien Beruf und damit grundsätzlich weisungsfrei aus.

Bei der Beauftragung durch einen Mandanten zur Lohnbuchhaltung sollten verschiedene vertragliche Aspekte beachtet werden. Sollte der Steuerberater von der StBVV abweichen wollen, sind einige wichtige Punkte gesondert zu regeln:

1. Leistungsbeschreibung: Der Vertrag sollte klar und präzise die Leistungen definieren, die der Steuerberater im Rahmen der Lohnbuchhaltung erbringen wird. Dazu gehören typischerweise die Erfassung von Lohndaten, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, die Meldung an Sozialversicherungsträger und Finanzämter, sowie die Unterstützung bei lohnsteuerlichen Fragen.
2. Vergütung: Die Höhe der Vergütung und die Abrechnungsmodalitäten sollten im Vertrag festgelegt werden. Es ist wichtig zu klären, ob die Vergütung auf Stundenbasis, pauschal oder auf andere Weise berechnet wird.
3. Haftung: Die Haftung des Steuerberaters sollte klar geregelt sein. In vielen Fällen wird eine Haftungsbegrenzung vereinbart. Dies ist besonders wichtig, um festzulegen, in welchem Umfang der Steuerberater für Fehler oder Versäumnisse haftet.
4. Datenschutz: Angesichts sensibler Lohndaten ist es wichtig, den Datenschutz im Vertrag zu berücksichtigen. Der Steuerberater sollte sich verpflichten, die Daten vertraulich zu behandeln und alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Informationen zu ergreifen. Sofern die Lohndaten durch externe Dritte verarbeitet werden, ist auf diesen Umstand hinzuweisen und eine Einwilligung einzuholen.
5. Kündigung: Die Bedingungen für eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung sollten im Vertrag festgehalten werden. Dies schafft Klarheit darüber, wie und unter welchen Umständen der Vertrag beendet werden kann.
6. Änderungen im Arbeitsrecht und Steuerrecht: Da sich Gesetze ändern können, sollte der Vertrag Regelungen enthalten, wie mit Änderungen im Arbeitsrecht oder Steuerrecht umgegangen wird. Dies kann Anpassungen an die vertraglichen Vereinbarungen erforderlich machen.
7. Dokumentationspflichten: Es ist ratsam, die Pflichten bezüglich der Dokumentation von Arbeitsschritten und Ergebnissen im Vertrag zu klären, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
8. Laufzeit: Die Laufzeit des Vertrags sollte klar definiert werden, und es sollte festgelegt werden, wie und unter welchen Bedingungen der Vertrag verlängert oder beendet werden kann.

Ein Steuerberater sollte solche Verträge im Idealfall mit Hilfe eines Rechtsanwalts erstellen oder prüfen lassen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Aspekte angemessen berücksichtigt sind. Der nachfolgende Auftrag berücksichtigt die Gebühren nach der StBVV.

Lohnbuchführung

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Auftrag

Hiermit erteile ich/erteilen wir

Mandant

(Name, Straße, Ort)

der Steuerkanzlei

(Name. Straße, Ort)

den Auftrag zur

		ja	nein	Bemerkung
1.	erstmaligen Einrichtung der Lohnkonten und Aufnahme der Stammdaten (§ 34 Abs. 1 StBVV)	□	□	Die Gebühr bewegt sich zwischen 5 EUR bis max. 18 EUR je Arbeitnehmer.
2.	Führung der Lohnkonten und Anfertigen der Lohnabrechnung (§ 34 Abs. 2 StBVV).	□	□	Die Gebühr bewegt sich zwischen 5 EUR bis max. 28 EUR je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum.
3.	Führung der Lohnkonten und Anfertigung der Lohnabrechnung nach vom Auftraggeber erstellten Buchungsunterlagen (§ 34 Abs. 3 StBVV).	□	□	Die Gebühr bewegt sich zwischen 2 EUR bis max. 9 EUR je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum.
4.	Führung der Lohnkonten und Anfertigen der Lohnabrechnung nach vom Auftraggeber erstellten Eingaben für die Datenverarbeitung und mit bei dem Auftraggeber eingesetzten Datenverarbeitungsprogrammen des Steuerberaters (§ 34 Abs. 4 StBVV).	□	□	Die Gebühr bewegt sich zwischen 1 EUR bis max. 4 EUR je Arbeitnehmer.
5.	Hilfeleistung bei sonstigen Tätigkeiten (Anmeldung und Abmeldung von Mitarbeitern bei Sozialversicherungsträgern, Meldungen für die Schwerbehindertenabgabe, Pauschalierung von Lohnsteuer, Anfertigung von Überweisungsträgern, Ermittlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld, Bearbeitung von Lohnpfändungen, nachträgliche Meldunge...