Lohnsteuer-Außenprüfung: Vorbereitung, Durchführung und ... / 2.3 Wichtige Prüfungsfelder

Bei Beginn der Lohnsteuer-Außenprüfung ist der Prüfer verpflichtet, sich durch einen Lichtbildausweis zu legitimieren. Die Lohnsteuer-Außenprüfung erstreckt sich auf die in der Prüfungsanordnung angegebenen Steuerarten. Neben der Lohnsteuer werden im Normalfall der Solidaritätszuschlag, die Kirchenlohnsteuer sowie die vermögenswirksamen Leistungen geprüft. Die Lohnsteuer-Außenprüfung kann sich nicht auf die Prüfung anderer Steuerarten, etwa der Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer erstrecken. Es ist zulässig, Feststellungen zu den mit der Lohnsteuer verbundenen Vorgängen anderer Steuern zu treffen. Die Auswertung solcher, für die übrigen steuerlichen Verhältnisse des Arbeitgebers bedeutsamen Sachverhalte bleibt den hierfür zuständigen Stellen der Finanzbehörden im Wege des Kontrollmitteilungsverfahrens vorbehalten.^[1] Die hierfür erforderlichen Unterlagen sind in den Geschäftsräumen, beim steuerlichen Berater oder beim Finanzamt zur Verfügung zu stellen, je nachdem, welcher Ort in der Prüfungsanordnung festgelegt ist.

Vorzulegen sind insbesondere

• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug,
• Lohn- und Gehaltskonten,
• Lohnjournale,
• Kassenbuch,
• Sachkonten sowie
• Bilanzen und Abschlussberichte.

Wichtig

Pflicht zur Belegvorlage

Sind die für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen Unterlagen nur in Form der Wiedergabe auf Datenträgern aufbewahrt, darf der Prüfer verlangen, dass der Arbeitgeber auf eigene Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellt, die zur Lesbarmachung erforderlich sind. Auf Verlangen müssen Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen vorgelegt werden.^[2]

Bei der Prüfung der genannten Unterlagen gibt es keine festen Regeln, wie der Prüfer vorgeht. Um einen Überblick über die Sorgfältigkeit der Lohnbuchhaltung zu erhalten, wird häufig ein betragsmäßiger Abgleich der Lohnkonten eines Kalenderjahres mit dem Konto Löhne und Gehälter der betrieblichen Gewinnermittlung vorgenommen. Differenzen hierbei können ihre Ursache in nicht versteuertem Arbeitslohn haben, oder einzelne Arbeitnehmer werden als freie Mitarbeiter oder nicht erfasste Aushilfskräfte behandelt. Ein weiteres wichtiges Prüfungsfeld sind die Sachkonten, aus denen geldwerte Vorteile ersichtlich sind, z. B. unentgeltliche Sachzuwendungen in Form von Pkw- oder Wohnungsüberlassung oder bestimmte Personalrabatte.

[1] FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 2.4.2014, 7 K 7058/13.

[2] § 147 Abs. 5 AO.