Lohnsteuer-Jahresausgleich

Zusammenfassung

Begriff

Mit dem Lohnsteuer-Jahresausgleich schließt der Arbeitgeber die Lohnsteuererhebung des jeweiligen Kalenderjahres ab. Hierzu vergleicht er die auf den Arbeitslohn des Arbeitnehmers entfallende Jahreslohnsteuer mit der Summe der im laufenden Kalenderjahr insgesamt einbehaltenen Lohnsteuer und erstattet zu hohe Steuerabzugsbeträge. Unter bestimmten Voraussetzungen ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Lohnsteuer-Jahresausgleich durchzuführen. Liegen dagegen Ausschlussgründe vor, darf er den Lohnsteuer-Jahresausgleich für den betroffenen Arbeitnehmer nicht durchführen – auch nicht auf Antrag des Arbeitnehmers.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: § 42b EStG regelt, was der Arbeitgeber beim Lohnsteuer-Jahresausgleich beachten muss. Ergänzende Anweisungen enthält R 42b LStR.

Praxis-Beispiele

• Überprüfung des Lohnsteuereinbehalts

• Ausschluss bei eingetragenem Frei- oder Hinzurechnungsbetrag

• Ausschluss bei Anwendung des Faktorverfahrens

Lohnsteuer

1 Berechtigung vs. Verpflichtung zur Durchführung

Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich kommt für unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in Betracht, die während des gesamten Kalenderjahres beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt sind.

Zu den begünstigten Personen gehören auch Arbeitnehmer, die Bezüge aus dem früheren Arbeitsverhältnis erhalten, z. B. Bezieher von Werksrenten (Werkspensionen) und von Vorruhestandsgeld. Vom Lohnsteuer-Jahresausgleich ausgeschlossen sind Arbeitnehmer, die ganzjährig in einem Dienstverhältnis stehen, jedoch nicht beim gleichen Arbeitgeber.

Berechtigung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich

Der Arbeitgeber darf den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich auf freiwilliger Basis durchführen, wenn kein gesetzlicher Ausschlussgrund vorliegt.^[1]

Verpflichtung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich

Der Arbeitgeber ist zur Durchführung des Ausgleichs verpflichtet, wenn er am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigt.^[2]

[1] § 42b Abs. 1 Satz 1 EStG.

[2]

S. Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber.

2 Ausschluss einzelner Arbeitnehmer vom Lohnsteuer-Jahresausgleich

In bestimmten Fällen darf der Arbeitgeber den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, z. B. wenn

• der Arbeitnehmer es beantragt,
• für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV zu besteuern war,
• der Arbeitslohn der Steuerklasse V oder VI unterlag,
• ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag bei der Lohnsteuerberechnung zu berücksichtigen war,
• das Faktorverfahren angewandt wurde,
• der Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld, Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz, Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld oder vergleichbare Lohnersatzleistungen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen, bezogen hat oder

• der Arbeitnehmer an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Tagen kein Entgelt erhalten hat (Großbuchstabe U).

  ^[1]

Der Arbeitgeber muss für jeden einzelnen Arbeitnehmer prüfen, ob alle Voraussetzungen zur Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs vorliegen.

Wichtig

Ausgleich für 2023 trotz unterjährlicher Beitragsanpassung der Pflegeversicherung

Der Arbeitgeber darf einen Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, wenn für die Berechnung des Teilbetrags der Vorsorgepauschale für die Rentenversicherung oder die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung innerhalb des Kalenderjahres nicht durchgängig ein Beitragssatz anzuwenden war.^[2]

Durch das Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG) wurde der Beitragssatz zur Pflegeversicherung zum 1.7.2023 erhöht. Somit wäre ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber für das Jahr 2023 grundsätzlich ausgeschlossen. In dem Bekanntmachungsschreiben zu den geänderten Programmablaufplänen für den Lohnsteuerabzug ab dem 1.7.2023 weist die Finanzverwaltung aber darauf hin, dass der Arbeitgeber für die betroffenen Arbeitnehmer trotz der Beitragsanpassung im laufenden Jahr einen Lohnsteuer-Jahresausgleich für das Jahr 2023 durchführen kann.^[3] Hierbei dürfen Arbeitgeber die Erhöhung des allgemeinen Beitragssatzes zur Pflegeversicherung sowie des Kinderlosenzuschlags jedoch nur zur Hälfte berücksichtigen.

[1] § 42b Abs. 1 Satz 3 EStG,

s. Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber.

[2] BMF, Schreiben v. 26.11.2013, IV C 5 – S 2367/13/10001, BStBl 2013 I S. 1532.

[3] BMF, Schreiben v. 19.6.2023, IV C 5 – S 2361/19/10008 :009, BStBl 2023 I S. 1014.

3 Frist für den Lohnsteuer-Jahresausgleich

Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuer-Jahresausgleich frühestens bei der Lohnabrechnung für den letzten im Ausgleichsjahr endenden Lohnzahlungszeitraum und spätestens bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres durchführen, also spätestens am 28.2. (in Schaltjahren zum 29.2.). Die Frist entspricht der Frist für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.^[1] Bei monatlicher Lohnzahlung ist der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich daher frühestens mit der Abrechnung für Dezember bzw. spätestens mit der Lohnabrechnung für Februar des Folgejahres möglich.

[1] § 41b EStG.

4 Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs

4.1 Ermittlung des Jahresarbeitslohns

Zunächst ist der im Lohnkonto aufgezeichnete Jahresarbeitslohn zu ermitteln. Dazu gehören alle laufenden und sonstigen Bezüge, die dem Arbeitnehmer im...