Der zuwendende Steuerpflichtige hat die Pauschalsteuer zu übernehmen; er wird insoweit Steuerschuldner. Auf die Pauschalsteuer sind Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu erheben. Die Zuwendungen und die Pauschalsteuer bleiben bei der Ermittlung der Einkünfte des Zuwendungsempfängers außer Ansatz. Eine zusätzliche Besteuerung bei der persönlichen Einkommensteuer ist durch die Abgeltungswirkung der Pauschsteuer ausgeschlossen.
Damit der Zuwendungsempfänger seine eigenen steuerlichen Pflichten zutreffend erfüllen kann, wird der zuwendende Steuerpflichtige gesetzlich verpflichtet, den Empfänger über die Pauschalierung zu unterrichten. Die Unterrichtung kann formlos in einfachster, sachgerechter Weise erfolgen. Bei eigenen Arbeitnehmern wird etwa ein Aushang am "Schwarzen Brett" bzw. ein Hinweis in der Lohnabrechnung oder Ähnliches genügen. Bei Nichtarbeitnehmern, etwa bei Geschäftsfreunden oder Arbeitnehmern von anderen Firmen, ist aus Gründen der Rechtssicherheit dagegen eine schriftliche Mitteilung (Beleg) erforderlich.
Die pauschale Einkommensteuer gilt als Lohnsteuer. Sie ist von dem die Sachzuwendung gewährenden Steuerpflichtigen in der Lohnsteuer-Anmeldung der lohnsteuerlichen Betriebsstätte anzumelden und spätestens am 10. Tag nach Ablauf des für die lohnsteuerliche Betriebsstätte maßgebenden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die pauschale Lohnsteuer nach § 37b EStG ist in Zeile 20 der Lohnsteuer-Anmeldung 2024 anzugeben. Mit der Einreichung der Lohnsteuer-Anmeldung gilt das Wahlrecht des Steuerpflichtigen zur Steuerübernahme als unwiderruflich ausgeübt. Zum Rechtsschutz des Empfängers ist der Antrag unwiderruflich.
Das Einführungsschreiben legt eine zeitliche Frist für die Ausübung des Wahlrechts fest. Das unwiderrufliche Wahlrecht muss für den Anwendungsbereich der Nichtarbeitnehmer spätestens in der letzten Lohnsteuer-Anmeldung des WJ der Zuwendung getroffen werden. Eine Berichtigung der vorgegangenen Lohnsteuer-Anmeldungen zur zeitgerechten Erfassung der pauschal zu versteuernden Sachleistung ist nicht erforderlich.
Für den Personenkreis der Arbeitnehmer als Zuwendungsempfänger kann die Entscheidung zur Pauschalbesteuerung längstens bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen, also bis zum bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres. Nach diesem Termin ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber gesetzlich ausgeschlossen.
Ausgeschiedene Arbeitnehmer
Der letzte Tag des Monats Februar gilt auch für Arbeitnehmer, die während des laufenden Jahres aus dem Dienstverhältnis ausscheiden. Ist in diesen Fällen eine Änderung des Lohnsteuerabzugs nach Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr möglich, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine formlose "Pauschalierungsbescheinigung nach § 37b Abs. 2 EStG" zu erteilen. Die Korrektur des nach den ELStAM versteuerten Arbeitslohns kann der Arbeitnehmer dann im Wege der Einkommensteuerveranlagung erreichen.
Häufig werden pauschalierungsfähige Sachzuwendungen erstmals im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung aufgedeckt. Die Besteuerung und die damit verbundene Wahlmöglichkeit sind für solche Pauschalierungsfälle regelmäßig erst nach den von der Verwaltung festgelegten Endterminen von Bedeutung. Für den Arbeitnehmerbereich ist es deshalb auch noch nach Ablauf des maßgeblichen Wahlrechtszeitpunkts zulässig, dass der Arbeitgeber für lohnsteuerpflichtige Sachzuwendungen die Steuer pauschal mit 30 % übernimmt.
Lohnsteuer-Außenprüfung
Im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung kann das Pauschalierungswahlrecht durch (schriftliche oder elektronische) Erklärung des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsstätten-Finanzamt ausgeübt werden. Die pauschale Lohnsteuer wird in diesem Fall auf der Grundlage des Prüfungsberichts durch einen Lohnsteuernachforderungsbescheid gegen den Arbeitgeber als Steuerschuldner festgesetzt.
Entscheidend für die nachträgliche Pauschalierungsmöglichkeit im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung ist, dass sich die Frage der Anwendung der Pauschalierung von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer für die geprüften Lohnsteuer-Anmeldungszeiträume erstmals aufgrund der Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüfung stellt. Hiervon ist immer dann auszugehen, wenn im Prüfungszeitraum bislang keine pauschalierungsfähigen Sachleistungen i. S. d. § 37b Abs. 2 EStG individuell versteuert worden sind. Anders verhält es sich infolge des Gebots der einheitlichen Wahlrechtsausübung, wenn der Arbeitgeber in diesen Jahren von pauschalierungsfähigen Sachleistungen an Arbeitnehmer zumindest bereits teilweise den Lohnsteuerabzug nach den ELStAM vorgenommen hat. Da die Entscheidung über die Besteuerungsform für den Personenkreis der eigenen Arbeitnehmer pro Kalenderjahr einheitlich ausgeübt werden muss, bleibt insoweit für die Nachversteuerung nur noch die individuelle Lohnsteuerberechnung.
Nachrangige Pauschalbesteuerung bei Arbeitnehmern
§ 37b EStG ist eine Kann-Vor...