1.1 Elektronische Lohnsteuerkarte
Für den Lohnsteuerabzug sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) maßgebend. Im elektronischen Lohnsteuerverfahren meldet der Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Angaben bei der ELStAM-Datenbank an, die ihm die maßgebende Steuerklasse und die übrigen Steuerabzugsmerkmale zum elektronischen Abruf zur Verfügung stellt.
Der Arbeitgeber erhält für seine Arbeitnehmer eine virtuelle, elektronische Lohnsteuerkarte. Bei der Lohnsteuerberechnung darf der Arbeitgeber nur die vom BZSt mitgeteilten ELStAM-Daten anwenden. Er ist an diese gebunden (Grundsatz der Maßgeblichkeit der elektronisch bescheinigten Besteuerungsmerkmale).
Die beiden Lohnsteuerabzugsmerkmale der Steuerklasse und der Kinderfreibeträge gelten über das Kalenderjahr hinaus so lange fort, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse ändern. Änderungsanträge durch den Arbeitnehmer sind diesbezüglich nur erforderlich, soweit diese nicht auf die Änderung von Personenstandsdaten zurückzuführen sind. Die Steuerklasse und Zahl der Kinderfreibeträge werden vom BZSt automatisch geändert und beim Arbeitgeber im elektronischen Verfahren mittels seiner Lohnbuchhaltungssoftware in das jeweilige Lohnkonto des Arbeitnehmers eingepflegt, wenn diese durch Mitteilungen wie Heirat oder Geburt durch die Meldebehörde ausgelöst werden.
ELStAM-Verfahren für beschränkt Steuerpflichtige
Seit 2020 ist der elektronische Abruf der ELStAM-Daten für beschränkt Steuerpflichtige möglich. Die hierfür erforderliche Vergabe der persönlichen Identifikationsnummer erfolgt auf Antrag durch das Betriebsstättenfinanzamt. Der Abruf der ELStAM ist bis auf Weiteres aber nur für solche Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland möglich, bei denen keine Lohnsteuerfreibeträge zu berücksichtigen sind. Ebenfalls aus technischen Gründen vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen bleiben ausländische Arbeitnehmer, die als sog. Grenzpendler auf Antrag unbeschränkt steuerpflichtig sind. In diesen Fällen hat das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers wie bisher auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen und den Arbeitgeberabruf zu sperren. Dies gilt auch, wenn den z. B. aufgrund eines früheren inländischen Wohnsitzes eine steuerliche ID-Nummer vorliegt.
1.2 Ersatzbescheinigung bei falschen Meldedaten oder fehlender ID-Nummer
Ein Papierverfahren ist nach der Anwendung der elektronisch übermittelten ELStAM beim Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber aber weiterhin für den Fall vorgesehen, dass beim einzelnen Arbeitnehmer wegen fehlerhafter Meldedaten das elektronische Verfahren zu einer unzutreffenden Lohnsteuer führen würde. Für diesen Fall wird auf Antrag des Arbeitnehmers wie bei der erstmaligen Arbeitsaufnahme eine "Besondere Bescheinigung" mit der für den Arbeitnehmer richtigen Steuerklasse, Kinderfreibetragszähler und Lohnsteuerfreibeträgen in Papierform zur Verfügung gestellt. Das Finanzamt muss gleichzeitig den Datenabruf für diesen Arbeitnehmer sperren, um die Anwendung der unzutreffenden ELStAM auszuschließen. Sobald die zutreffende ELStAM gebildet worden ist, z. B. durch Datenberichtung der Meldebehörde, hat das Finanzamt die Abrufsperre wieder aufzuheben.
Ersatzbescheinigung bei fehlender Identifikationsnummer
Die Bildung der ELStAM ist von der Vergabe der persönlichen Identifikationsnummer (ID-Nr.) abhängig. Für Arbeitnehmer ohne ID-Nr. ist eine Teilnahme am elektronischen Lohnsteuerabzugsverfahren nicht möglich. Die Zuteilung einer ID-Nr. ist seit 2020 auch für im Ausland wohnende beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer zulässig. Antragsberechtigt ist der Arbeitnehmer, der aber hierfür seinen Arbeitgeber bevollmächtigen kann. Auch für diesen Personenkreis hat der Arbeitgeber ab 2021 die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden. Für Grenzpendler (unbeschränkt Steuerpflichtige nach § 1 Abs. 3 EStG) sowie beschränkt Steuerpflichtige mit Lohnsteuerfreibeträgen bleibt jedoch das Papierverfahren für ein weiteres Jahr erhalten. Das Finanzamt erteilt dem Arbeitnehmer auf Antrag eine "Besondere Lohnsteuerbescheinigung" mit den maßgebenden Besteuerungsmerkmalen (Lohnsteuerklasse, Kinderfreibetragszähler, Freibeträge). Auch für das Papierverfahren kann ab 2023 als Ordnungsmerkmal nur noch die steuerliche Identifikationsnummer angegeben werden. Die eTIN darf für Lohnzahlungszeiträume ab 1.1.2023 nicht mehr verwendet werden. Die Ersatzbescheinigung wird arbeitnehmerbezogen für das Kalenderjahr 2025 ausgestellt. Sie ist im Falle eines Arbeitgeberwechsels zurückzugeben, damit der Arbeitnehmer diese für Zwecke des Lohnsteuerabzugs dem neuen Arbeitgeber vorlegen kann. Ohne (Papier-)Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug hat der Arbeitgeber die Steuerklasse VI anzuwenden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, für die Dauer von 3 Monaten die Lohnsteuerabzugsmerkmale "auf Zuruf" des Arbeitnehmers, also ohne elektronischen Abru...