Das zentrale Thema im Controlling ist die Gewinnung und Vermittlung von Informationen. Für Empfänger von Berichten und Analysen ist es ideal, wenn die Inhalte in pyramidaler Struktur präsentiert werden. Am Anfang stehen die Kernaussagen. Im weiteren Verlauf werden diese durch Details gestützt.
Die Pyramidenform ("vom Überblick zum Detail") bildet einen Gegensatz zur häufig anzutreffenden Trichterform, bei der zunächst einzelne Fakten vorgetragen werden, welche dann in eine zusammenfassende Schlussfolgerung münden. Die Trichterform ("vom Detail zum Überblick") beschreibt den typischen Werdegang einer Analyse. Sie ist jedoch für die Kommunikation der Ergebnisse nicht ideal. Für die Berichtempfänger sind Informationen viel leichter zu erfassen, wenn sie mit einer zusammenfassenden Kernaussage beginnen und nicht mit einzelnen Details.
Erst wenn Kernaussagen und inhaltliche Struktur eines Berichts klar sind, ist es möglich, geeignete Visualisierungsformen zu wählen. Gestaltungsziel ist die klare, unmissverständliche Vermittlung der Kernbotschaften und aller relevanten Detailinformationen.
2.1 Diagramm versus Tabelle
Ausgehend von den Überlegungen zur pyramidalen Kommunikation befasst sich die erste Designentscheidung damit, welche Inhalte in Diagrammen visualisiert und welche in Tabellen aufgelistet werden. Beide Darstellungsformen haben typische Stärken, die ein gutes Designkonzept bewusst einsetzt.
Diagramme erhalten eine höhere Aufmerksamkeit – sie werden "gesehen", visuell wahrgenommen. Betrachter erfassen grafisch dargestellte Datenpunkte nicht einzeln nacheinander sondern gleichzeitig als Gesamtbild. Diagramme sind gut geeignet, um Übersicht zu schaffen, Muster und Strukturen auf einen Blick zu vermitteln.
Diagramme werden gesehen, Tabellen werden gelesen
Tabellen werden im Gegensatz dazu "gelesen". Sie können eine große Anzahl von Einzelwerten strukturiert und platzsparend anzeigen. Leser erfassen Datenwerte einzeln nacheinander, z. B. um diese dann paarweise zu vergleichen und so die gewünschten Detailinformationen zu erhalten.
Durch die Kombination von Diagrammen und Tabellen bedient ein Bericht beide Wahrnehmungsformen (sehen und lesen) sowie unterschiedliche Informationsbedürfnisse (Überblick, Detail). Inhalte mit höchster Priorität (Kernbotschaften) werden visualisiert. So werden sie schnell und deutlich wahrgenommen und es entsteht der gewünschte Überblick. Nützliche Details werden bei Bedarf in Tabellenform mitgeliefert.
2.2 Diagrammtypen
An diesem Punkt des Visualisierungsprozesses ist klar, welche Inhalte in Form von Diagrammen erscheinen sollen. Für diese Informationen gilt es nun geeignete Grafikformen zu finden. Dies geschieht in einem typischen, wiederkehrenden Denkprozess, der schematisch in den folgenden Abbildungen festgehalten ist.
Die Symbolbilder in den Abbildungen zeigen keinen vollständigen Katalog aller Diagrammvarianten. Aus den beschriebenen Entscheidungskriterien ergeben sich zahlreiche mögliche Kombinationen und Untervarianten. Das gilt sowohl für die gezeigten Grundtypen als auch für die später hinzukommenden Abweichungsgrafiken.
Abb. 3: Auswahl der Grundform von Diagrammen
Der erste Schritt ist die Auswahl einer Diagramm-Grundform (s. Abb. 3). 3 Hauptkriterien sind wichtig: Datenkategorie, Werteinheit und Anzahl der Datenreihen. Diese Kriterien sind voneinander unabhängig zu beurteilen. Daher gibt es keine bestimmte Reihenfolge bei der Entscheidungsfindung.
2.2.1 Praktische Vorteile von Diagrammtypen ausnutzen
Den Empfehlungen der IBCS folgend lassen sich 2 Arten von Datenkategorien unterscheiden: Zeitperioden und andere Dimensionen. Zeitreihen werden grundsätzlich in Säulendiagrammen mit horizontaler Achse gezeigt. Alle anderen Kategorien (Strukturaufrisse) werden als Balkendiagramme mit vertikaler Achse gezeigt. Dies können z. B. Produkte, Länder oder Kostenarten sein. Außerdem gibt es Portfoliodiagramme, welche 2 Wertgrößen aufreißen (s. Abb. 3, erste Reihe).
In der Praxis sind teilweise Liniendiagramme ("Fieberkurven") anzutreffen. Diese sind jedoch keine empfehlenswerte Standardlösung, weil sie sich nicht für die später hinzukommenden Abweichungsanzeigen eignen. Daher gehören Liniendiagramme zu den Sonderformen, die für Spezialfälle eingesetzt werden, z. B. reine Trendaussagen, ohne Abweichungsanzeige.
Unterschiedliche Diagrammtypen für Zeitreihen und Strukturaufrisse zu verwenden hat 2 praktische Vorteile. Zeitreihenanalysen werden intuitiv richtig von links nach rechts gelesen. Die Beschriftung der Kategorien ist unproblematisch, weil sich Periodenbezeichnungen mit wenigen Zeichen abkürzen lassen. Strukturaufrisse werden wie Listen intuitiv von oben nach unten abgelesen. Die Achsenbeschriftungen bestehen oft aus längeren Wörtern. Die vertikale Achse erlaubt es, Bezeichnungen ohne Zeilenumbrüche neben den Balken zu platzieren.
Diagramme zeigen oft unterschiedliche Arten von Werteinheiten. Eine zweckmäßige Einteilung hierfür sind Wertgrößen (Währungseinheiten), Mengengrößen und Prozente. Um dies visuell zu verdeutlichen wird nicht der Grundtyp des Diagramms verän...