Management Reports gestalten: Durchdachtes Design als Er ... / 3.3 Softwarelösung einführen

Workflow so gut wie möglich automatisieren

Ziel der 3. Phase ist ein effizienter Workflow für die routinemäßige Erzeugung von Berichten nach den neuen Designvorgaben. Teile dieses Workflows lassen sich sinnvoll mit Softwaretools automatisieren, z. B. der Transfer von Daten sowie die Erzeugung von Diagrammen und Tabellen. Die Standardfunktionen gängiger ERP- und BI-Software sowie Office-Programme sind dafür allerdings nur sehr eingeschränkt nutzbar. Diese Programme bieten zwar viele Darstellungsmöglichkeiten, verstoßen aber gegen wichtige Grundregeln guter (leicht verständlicher) Visualisierung. So gibt es beispielsweise keine einheitlichen Skalen und nur selten leicht erfassbare Beschriftungen. Außerdem fehlen meist wichtige Darstellungsformen (z. B. Wasserfall- und Nadeldiagramme sowie Abweichungsbalken in Tabellen) und es gibt keine ausreichende Möglichkeit, eigene Designregeln zu hinterlegen.

Mit den Diagrammfunktionen von Microsoft Excel lassen sich grundsätzlich sehr hochwertige Grafiken automatisch erzeugen. Hierfür sind aber spezielle Arbeitstechniken und Tricks sowie eine langwierige Einarbeitung erforderlich.

In den letzten Jahren kamen erste funktionierende Zusatzprogramme auf den Markt, die speziell für die Umsetzung von Berichten nach den SUCCESS-Regeln entwickelt wurden. Als Add-Ins für MS Excel sind die Produkte "chart-me"^[1], "cMORE/Message"^[2] und "SparkShapes"^[3] verfügbar, im SAP-Umfeld das "graphomate"^[4]-Add-On für SAP BO Design Studio. Für die Beispiele im ergänzenden Artikel "Management-Reports gestalten: Durchdachtes Design als Erfolgsgeheimnis" wurde das Excel-Add-In "chart-me" verwendet.

Grundsätzlich bewegen sich solche Tools im Spannungsfeld zwischen einfacher Benutzerführung und Flexibilität in der Darstellung. Eine einfache Benutzung wäre dann möglich, wenn die Anzahl der Einstellungsmöglichkeiten auf ein Mindestmaß reduziert würde. Besonders flexibel sind die Tools hingegen, wenn es viele Konfigurationsmöglichkeiten gibt. Die große Anzahl der Möglichkeiten verschlechtert aber wiederum die Benutzerfreundlichkeit und erhöht den Schulungs- und Einarbeitungsbedarf.

Die heute verfügbaren Tools zeichnen sich eher durch hohe Flexibilität aus und benötigen daher einen nicht unerheblichen Einarbeitungsaufwand. Sie sind jedoch grundsätzlich gut geeignet, SUCCESS-konforme Grafiken automatisiert zu erstellen. Eine genauere Evaluierung der Softwaretools soll an dieser Stelle nicht erfolgen. Detailinformationen sind auf den Websites der Anbieter verfügbar.

Die regelmäßig zu erbringende Leistung der Berichtserstellung ist letztendlich immer eine Dienstleistung, die neben dem Softwareeinsatz auch menschliche Denkarbeit einschließt. Die angestrebte hohe Berichtsqualität wird daher erst mit einem durchdachten Gesamtprozess erreicht.

Der Umsetzungserfolg lässt sich oft steigern, wenn statt des Prinzips "alles oder nichts" mehrere Verbesserungszyklen durchlaufen werden. Zu Anfang werden leicht zugängliche Themen mit geringer Komplexität bearbeitet. Allein durch Anwendung der Regeln SIMPLIFY (Überflüssiges vermeiden) und UNIFY (Darstellung vereinheitlichen) lassen sich schnell erste Erfolge verbuchen. Schwierigere Themen mit größerem Konzeptionsaufwand können später bearbeitet werden, wenn alle Beteiligten sich bereits über Ziele und Möglichkeiten des Reporting-Designs einig sind.

[1] Produkt "chart-me"; Anbieter: HI-CHART GmbH, www.hi-chart.com.

[2] Produkt "cMORE/Message"; Anbieter: pmOne AG, www.pmone.com.

[3] Produkt "SparkShapes"; Anbieter: Kern AG, www.kern.ag.

[4] Produkt "graphomate"; Anbieter: graphomate GmbH, www.graphomate.com.